Mitteilungspflicht an das Transparenzregister

Am 1. August 2021 tritt das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz Geldwäsche (TraFinG Gw) in Kraft. Mit diesem Gesetz wird das Transparenzregister von einem Auffangregister in ein Vollregister umgewandelt. Damit werden alle transparenzpflichtigen Gesellschaften ab dem 01.08.2021 verpflichtet, ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und dem Transparenzregister zur Eintragung aktiv mitzuteilen. Auch, wenn sich die erforderlichen Angaben bereits aus anderen elektronisch abrufbaren Registern (etwa dem Handels-, Genossenschafts- oder Partnerschaftsregister) ergeben, besteht diese Pflicht. Die bisher geltende Mitteilungsfiktion entfällt nun. Für Unternehmen, die bisher von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, gelten Übergangsfristen. Wer der Mitteilungspflicht nicht nachkommt, riskiert ein Bußgeld. 

Die Website des Transparenzregisters gibt ausführliche Informationen. Ferner hat das Bundesverwaltungsamt Informationen und einen FAQ-Katalog veröffentlicht.

Die Bundesanzeiger Verlag GmbH, die registerführende Stelle, darf nicht rechtsberatend tätig sein. Auf rechtliche Einzelfragen kann daher nicht eingegangen werden. Für eine rechtliche Einzelfallprüfung können Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer kontaktiert werden. 

Irreführung mit kostenpflichtigem Angebot

Seit dem 21.1.2020 sorgen E-Mails einer privaten Organisation “Transparenzregister e.V., Plauen” mit dem Betreff „Zahlungsaufforderung „Verstoß gegen das Geldwäschegesetz“ für Verunsicherung. Absender ist jedoch nicht das offizielle Transparenzregister, die Bundesanzeiger Verlag GmbH, die das Register im Auftrag des Bundesministeriums der Finanzen unter der Adresse www.transparenzregister.de führt.

Die Unternehmen werden aufgefordert, sich binnen zehn Tagen beim Transparenzregister zu registrieren. Der dafür angegebene Link www.TransparenzregisterDeutschland.de führt nicht zum echten Transparenzregister! Es handelt sich vielmehr um eine kostenpflichtige „Hilfestellung“, die Unternehmen nicht in Anspruch nehmen müssen (Kosten 49.-€). Grundsätzlich sollten etwaige Angebote von Dritten sorgfältig daraufhin geprüft werden, ob die Dienstleistung wirklich erforderlich ist.
 

Am 26. Juni 2017 trat das Geldwäscherichtlinien-Umsetzungsgesetz in Kraft. Einer der wesentlichen Bestandteile des neuen Geldwäschegesetzes (GwG) ist das neue und eigenständige elektronische Transparenzregister. Dieses sieht Angaben zu den Eigentümerstrukturen – das heißt wirtschaftlich Berechtigten – von Unternehmen, Stiftungen und ähnlichen Gestaltungen sowie entsprechende Mitteilungspflichten der Betroffenen vor. Auch wenn das Transparenzregister im Zusammenhang mit der Überarbeitung des GwG steht, betrifft es grundsätzlich alle deutschen Unternehmen – unabhängig von ihrer Rechtsform und Größe.
Unternehmen sollten daher prüfen, ob aufgrund der konkreten gesellschaftsrechtlichen Verhältnisse eine Mitteilungspflicht an das Transparenzregister besteht.

Die Website des elektronischen Transparenzregisters  gibt ausführliche Informationen. Ferner hat das Bundesverwaltungsamt Informationen und einen FAQ-Katalog veröffentlicht.
Das Transparenzregister bietet eine kostenlose Servicenummer (0800-1 23 43 37), Mo–Fr von 8:00 bis 18:30 Uhr, und ist für Fragen unter service@transparenzregister.de erreichbar.

Die Transparenzpflichten treffen „Vereinigungen" im Sinne des § 20 Abs. 1 GwG, d.h. alle juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a.A), eingetragene Personengesellschaften (u. a. OHG, KG, Partnerschaften, ab 1.1.2024 eingetragene GbR) sowie „Rechtsgestaltungen" im Sinne des § 21 GwG, d.h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.
Nach der Änderung des GwG treffen die Transparenzpflichten auch ausländische Vereinigungen, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben, es sei denn, sie haben die entsprechenden Angaben schon einem Transparenzregister in einem anderem EU-Mitgliedstaat übermittelt. 
Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute (e.K.) und nicht registrierte GbRs sind grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. 

Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen. 

Die Mitteilungen müssen erstmals bis zum 1. Oktober 2017 erfolgen. 

Unternehmen, die bisher von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, müssen sich innerhalb folgender Übergangsfristen im Transparenzregister eintragen:

Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften haben Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen. Die Transparenzpflichten unterteilen sich demnach in zwei Bereiche: die Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte und die daraus resultierende Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister.

Spiegelbildlich zu der Mitteilungspflicht der betroffenen Vereinigungen besteht für den wirtschaftlich Berechtigten die Verpflichtung, den Vereinigungen gegenüber die für die Mitteilung notwendigen Angaben zu machen (sog. Angabepflicht, § 20 Abs. 3 Satz 1 GwG). Dieselbe Pflicht trifft Anteilseigner, die entweder selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG). 

Die meldepflichtigen Vereinigungen trifft eine begrenzte Nachforschungspflicht nach § 20 Abs. 3a GwG. Eine Vereinigung, die keine Angaben von ihren wirtschaftlich Berechtigten erhalten hat, ist verpflichtet, von ihren Anteilseignern in „angemessenem Umfang“ Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen und diese Auskunftsersuchen und eingeholten Informationen zu dokumentieren.
Anteilseigner, die zu der Erkenntnis gelangen, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte der Vereinigung geändert hat, muss dies der Vereinigung mitteilen, außer dieser sind die neuen Informationen bereits bekannt.

Des Weiteren sind die Vereinigungen verpflichtet mitzuteilen, wenn sich ihre Bezeichnung oder Rechtsform geändert hat oder sie verschmolzen oder aufgelöst worden sind. 

Zentraler Begriff des Transparenzregisters ist der wirtschaftlich Berechtigte (vgl. § 3 GwG).
Das sind (1.) ausschließlich natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht oder (2.) die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird, § 19 Abs. 2 iVm § 3 Abs. 1 und 2 GwG.
Bei juristischen Personen oder sonstigen Vereinigungen ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar (1.) mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder (2.) mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder (3.) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
Wirtschaftlich Berechtigter ist auch derjenige, der mittelbare Kontrolle über die Vereinigung ausüben kann. Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden, vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 GwG. Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung nach § 20 Abs. 1 GwG ausüben kann.
Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:
• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort und
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten
• Staatsangehörigkeit

Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich nach § 19 Abs. 3 GwG grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben.

Durch den neu eingeführten § 23a GwG wurde überdies eine Meldepflicht für die Fälle geschaffen, in denen Unstimmigkeiten zwischen den Angaben im Transparenzregister und den Erkenntnissen der Verpflichteten über die wirtschaftlich Berechtigten auftreten. Bei Nichtbeachtung der Unstimmigkeitsmeldung drohen Bußgelder.

Ab dem 01.08.2021 müssen alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragenen Personengesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten ermitteln und aktiv dem Transparenzregister zur Eintragung melden.

Die bis dahin bestehende Mitteilungsfiktion gilt dann nicht mehr. Aufgrund der Mitteilungsfunktion (vgl. § 20 Abs. 2 GwG) entfiel die Mitteilungspflicht, wenn sich die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten bereits aus anderen öffentlichen Registern oder Quellen ergeben haben und die Dokumente dort elektronisch abrufbar wurden.

Erleichterungen bzgl. der Doppeleintragungspflicht wurden lediglich für Vereine geschaffen. Nur bei diesen werden die Daten automatisiert aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister übertragen, sofern der jeweilige Verein nur „fiktive“ wirtschaftlich Berechtigte hat – das ist bei typischen Vereinen mit Mitgliedern der Fall – und der Vorstand seinen Sitz in Deutschland und die deutsche Staatsangehörigkeit hat. Zudem müssen Änderungen im Vorstand „unverzüglich“ beim Vereinsregister angemeldet werden, da sonst die Fiktionswirkung für das Transparenzregister wieder entfällt.

Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen. 

Die Bundesanzeiger Verlags GmbH wurde durch die Verordnung zur Änderung der Transparenzregisterbeleihungsverordnung (Transparenzregisterbeleihungsverordnung – TBelV, BGBl. 2023 I Nr. 377 vom 20.12.2023.) bis 31.12.2031 mit der Führung des Registers beliehen.

Behörden haben, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist, Zugang zu dem Transparenzregister.
Zudem haben die nach § 2 GwG Verpflichteten, wie z.B. Güterhändler, Rechtsanwälte in bestimmten Fällen die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen. Darüber hinaus können „Mitglieder der Öffentlichkeit“ nach § 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 GwG Einsicht in das Transparenzregister nehmen. Im Hinblick auf die Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 22. November 2022 in den verbundenen Rechtssachen C-37/20 und C-601/20 ist das Einsichtnahmerecht nach § 23 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 GwG dahingehend unionsrechtskonform zu beschränken, um die Rechte Dritter nicht zu verletzen, dass für die Einsichtnahme ein berechtigtes Interesse mit Bezug zur Verhinderung von Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung oder hiermit zusammenhängender Vortaten nachgewiesen werden muss.
Der wirtschaftlich Berechtigte hat die Möglichkeit, nach § 23 Abs. 2 GwG auf Antrag schutzwürdige Interessen vorzutragen, um die Einsichtnahme in das Transparenzregister vollständig oder teilweise einzuschränken. Beispiel: Wirtschaftlich Berechtigter ist minderjährig oder die Annahme gegeben, dass Gefahr bestimmter strafbarer Handlungen bestehen, z.B. Betrug, Bedrohung, Entführung, Erpressung, Nötigung.
Auf Antrag wird dem wirtschaftlich Berechtigten mindestens jährlich, aber höchstens quartalsweise Auskunft über die durch die Öffentlichkeit erfolgten Einsichtnahmen erteilt. Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz dürfen sich nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen, risikoorientiert sind weitere Nachforschungen erforderlich.

Teilweise wird von Banken im Rahmen der Kontoeröffnung ein Transparenzregisterauszug verlangt. Wenn die Mitteilung der wirtschaftlich Berechtigten noch nicht so lange her ist, kann der abgespeicherte Eintragungsnachweis des Transparenzregisters verwendet werden. Andernfalls kann im Nutzerkonto auf www.transparenzregister.de ein Antrag auf Einsichtnahme in den eigenen Transparenzregistereintrag gestellt werden. Nachdem der Antrag innerhalb von 1-2 Werktagen vom Transparenzregister genehmigt wurde, kann der Transparenzregisterauszug im Nutzerkonto heruntergeladen werden.

Die Mitteilung zum Transparenzregister ist als solche nicht gebührenpflichtig. Für die Führung des Transparenzregisters wird jedoch eine Gebühr erhoben. Für das Gebührenjahr 2021 werden 11,47 €, für die Gebührenjahre 2022 und 2023 20,80 € und ab dem Gebührenjahr 2024 19,80 € jährlich zuzüglich Mehrwertsteuer erhoben. Die Gebührenpflicht für das Eingetragensein im Transparenzregister entsteht auch dann, wenn wegen der bisherigen Fiktionswirkung tatsächlich (noch) gar keine aktive Mitteilung an das Transparenzregister vorgenommen wurde. Die Rechnungsstellung durch den Bundesanzeiger Verlag erfolgt in der Regel zusammen mit der Rechnung für die Offenlegung des Jahresabschlusses. Gebührenpflichtig sind gem. § 24 Abs. 1 GwG juristische Personen des Privatrechts, eingetragene Personengesellschaften und jede Rechtsgestaltung nach § 21 GwG.
Auch für die Einsichtnahme werden Gebühren und Auslagen erhoben, § 24 GwG. Die besonderen Gebührentatbestände und Gebührenhöhen ergeben sich aus der Anlage zu § 1 TrGebV.

Nach § 56 Abs. 1 Nr. 52 bis 55 GwG sind Verstöße gegen die Transparenzpflichten, wenn z. B. Meldungen an das Transparenzregister nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig erfolgen, eine Ordnungswidrigkeit und können mit einer Geldbuße geahndet werden. Die Höhe des Bußgeldes beträgt bis zu 100.000,- Euro, in Fällen eines schwerwiegenden Verstoßes bis zu einer Million Euro und in Sonderfällen bis zu 5 Millionen Euro.

Die Veröffentlichung von Merkblättern ist ein Service der IHK Berlin für ihre Mitgliedsunternehmen. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Sie kann eine umfassende Prüfung und Beratung durch einen Rechtsanwalt/Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen.