Das Nachweisgesetz - Nachweispflichten und Hinweise für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber

Grundsätzlich unterliegen die Arbeitsverträge keinen speziellen Formvorschriften. Gemäß § 105 S. 2 GewO müssen die wesentlichen Vertragsbedingungen jedoch nach den Maßgaben des Nachweisgesetzes (NachwG) nachgewiesen werden, d. h. grundsätzlich schriftlich (§ 2 Abs. 1 S. 1 NachwG). Die Nachweispflicht kann unter Umständen allerdings entfallen (vgl. § 2 Abs. 5 NachwG), wenn der Arbeitsvertrag die wesentlichen Vertragsbedingungen (in der entsprechenden Form, vgl. Abs. 5 S. 1, 2) enthält.*

Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG (n.F.) kann die Nachweispflicht seit dem 1. Januar 2025 in Textform (§ 126b BGB) erfolgen.

"Die Übermittlung muss individuell an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer erfolgen; eine allgemeine Bekanntmachung reicht nicht aus.

Gemäß den Vorgaben des Artikels 3 Satz 2 der Richtlinie (EU) 2019/1152 vom 20. Juni 2019 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der Europäischen Union (Arbeitsbedingungenrichtlinie) muss bei elektronischer Übermittlung das Dokument für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer

zum einen zugänglich sein sowie gespeichert und ausgedruckt werden können. Für die Zugänglichmachung ist dabei insbesondere erforderlich, dass auf Seiten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ein elektronischer Übermittlungsweg eröffnet ist und sie auf das Dokument uneingeschränkt Zugriff nehmen können.

In Umsetzung der Vorgaben des Artikels 3 Satz 2 der Arbeitsbedingungenrichtlinie muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer mit der Übermittlung

zum anderen auffordern, einen auf die übermittelte Niederschrift bezogenen Empfangsnachweis zu erteilen. Dieses Kriterium soll den bereits nach allgemeinen Regeln erforderlichen Zugang des Nachweises bei Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern vor dem Hintergrund möglicher Unsicherheiten bei der elektronischen Übermittlung zusätzlich absichern." (BT-Drucksache 20/13015 S 119 zu § 2 NachwG)

(Ausnahmen von der Textform finden Sie am Ende dieser Seite*)

Wir haben bereits über diese und andere Rechtsänderungen berichtet bzw. berichten im Rahmen unserer Veranstaltungsreihe "Rechtsänderungen" darüber.

Der Nachweis in elektronischer Form (vgl. § 126a BGB) ist nach § 2 Abs. 1 S. 8 ausgeschlossen.

Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen innerhalb der Fristen des § 2 Abs. 1 S. 9 NachwG (s.u.) mit bzw. nach Beginn des Arbeitsverhältnisses den Arbeitnehmenden eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen aushändigen. Für Praktikumsverträge gilt diese Pflicht sogar ab Abschluss des Vertrages.

Die Niederschrift mit

den Angaben nach § 2 Abs. 1 S. 7 Nummer 1, 7 und 8 NachwG (s.u.) ist spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung,
den Angaben nach § 2 Abs. 1 S. 7 Nummer 2 bis 6, 9 und 10 NachwG (s.u.) ist spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses und
den übrigen Angaben nach § 2 Abs. 1 S. 7 (Nr. 11 bis Nr. 15) NachwG (s.u.) ist spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses

auszuhändigen.

Verstöße gegen die Nachweispflichten sind bußgeldbewehrt (§ 4 NachwG). Auch Schadensersatzansprüche können in Betracht kommen.

Die Übergangsregelung ist in § 5 NachwG geregelt.

In der folgenden Tabelle sind die nachweispflichtigen Angaben mit der entsprechenden Frist eingeführt:

Nachweispflichtige Angaben* (§ 2 Abs. 1 S. 7, Abs. 1a - 4 NachwG)	Frist
Arbeitsverträge
der Name und die Anschrift der Vertragsparteien	(spätestens) am ersten Tag der Arbeitsleistung
die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind, und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung	(spätestens) am ersten Tag der Arbeitsleistung
die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen	(spätestens) am ersten Tag der Arbeitsleistung
der Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
bei befristeten Arbeitsverhältnissen: das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses,	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
der Arbeitsort oder, falls der Arbeitnehmer nicht nur an einem bestimmten Arbeitsort tätig sein soll, ein Hinweis darauf, dass der Arbeitnehmer an verschiedenen Orten beschäftigt werden oder seinen Arbeitsort frei wählen kann	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
kurze Charakterisierung oder Beschreibung der vom Arbeitnehmer zu leistenden Tätigkeit	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
(sofern vereinbart) die Dauer der Probezeit	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
bei Arbeit auf Abruf nach § 12 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes: die Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, der Zeitrahmen, bestimmt durch Referenztage und Referenzstunden, der für die Erbringung der Arbeitsleistung festgelegt ist, und die Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
(sofern vereinbart) die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen,	(spätestens) am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn
die Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs	(spätestens) einen Monat nach dem vereinbarten Beginn
ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung	(spätestens) einen Monat nach dem vereinbarten Beginn
wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist	(spätestens) einen Monat nach dem vereinbarten Beginn
das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses von Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage	(spätestens) einen Monat nach dem vereinbarten Beginn
ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die auf das Arbeitsverhältnis anwendbaren Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen sowie Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen, die auf der Grundlage kirchlichen Rechts Arbeitsbedingungen für den Bereich kirchlicher Arbeitgeber festlegen	(spätestens) einen Monat nach dem vereinbarten Beginn
Praktikumsverträge
der Name und die Anschrift der Vertragsparteien, die mit dem Praktikum verfolgten Lern- und Ausbildungsziele, Beginn und Dauer des Praktikums, Dauer der regelmäßigen täglichen Praktikumszeit, Zahlung und Höhe der Vergütung, Dauer des Urlaubs, ein in allgemeiner Form gehaltener Hinweis auf die Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen, die auf das Praktikumsverhältnis anzuwenden sind.	unverzüglich (= ohne schuldhaftes Zögern, vgl. § 121 Abs. 1 S. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB)) nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens aber vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit
Auslandsaufenthalt (länger als vier aufeinanderfolgende Wochen)
Alle wesentlichen Angaben (des Arbeitsvertrages, s.o.) und das Land oder die Länder, in dem oder in denen die Arbeit im Ausland geleistet werden soll, und die geplante Dauer der Arbeit, die Währung, in der die Entlohnung erfolgt, sofern vereinbart, mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen, insbesondere Entsendezulagen und zu erstattende Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten, die Angabe, ob eine Rückkehr des Arbeitnehmers vorgesehen ist, und gegebenenfalls die Bedingungen der Rückkehr. Die erforderlichen Angaben müssen nicht zwingend in nur einem Dokument enthalten sein. Hat der Arbeitnehmer aufeinanderfolgende Arbeitsaufträge in unterschiedlichen Ländern zu erbringen, können die Angaben bezüglich aller Arbeitsaufträge zusammengefasst werden.	vor Abreise
Auslandsaufenthalt i.S.d. Entsenderichtlinie (Entsendefälle)
Alle wesentlichen Angaben (des Arbeitsvertrages, s.o., sowie im Fall eines Auslandsaufenthalts, s.o.) und die Entlohnung, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Mitgliedstaats oder der Mitgliedstaaten, in dem oder in denen der Arbeitnehmer seine Arbeit leisten soll, Anspruch hat, den Link zu der einzigen offiziellen nationalen Website, auf der das Einsatzland über seine Arbeitsbedingungen informiert, zu deren Angabe die Mitgliedstaaten nach Art. 5 Abs. 2 Richtlinie 2014/67/EU verpflichtet sind. ergänzt und konkretisiert die Pflicht gem. § 15a Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) Die Links sind auf der Webseite „Your Europe“ aufgelistet: „Entsendung von Arbeitnehmern“ ( > „Nationale Internetseiten zum Thema Entsendung“)	vor Abreise

Bitte beachten Sie zwingende gesetzliche Vorschriften wie z.B. § 14 Abs. 4 TzBfG, wonach die Befristung eines Arbeitsvertrages zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform bedarf, und, soweit vorhanden und anwendbar, tarifvertragliche Bestimmungen und/oder Betriebsvereinbarungen.

*Für Wirtschaftsbereiche oder Wirtschaftszweige nach § 2a Absatz 1 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gibt es Ausnahmen von der Textform (vgl. § 2 Abs. 1 S. 6 NachwG). Dort gilt weiterhin Folgendes: “Der Arbeitgeber hat die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb der Fristen des Satzes 9 schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen.” (§ 2 Abs. 1 S. 1 NachwG)

*Für Praktikumsverträge gilt nach § 2 Abs. 1a NachwG u.a. Folgendes: “Wer einen Praktikanten einstellt, hat unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages, spätestens vor Aufnahme der Praktikantentätigkeit, die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Praktikanten auszuhändigen.”

Hinweis:

Dieser Artikel wurde mit größter Sorgfalt erstellt, erhebt aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Dabei handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung der rechtlichen Grundlagen, die erste Hinweise enthält. Sie kann eine umfassende Prüfung und Beratung durch einen Rechtsanwalt/Steuerberater im Einzelfall nicht ersetzen.