Umzugsratgeber für Unternehmer

Die Verlegung des Gesellschaftssitzes oder die Änderung der Geschäftsanschrift sind immer mit einer Vielzahl von Formalien verbunden. Diverse Stellen müssen über den Umzug benachrichtigt und eine Reihe gesetzlicher Vorschriften beachtet werden. Mit dieser Checkliste möchten wir auf die wichtigsten Punkte hinweisen, an die bei einer Sitzverlegung oder Änderung der Geschäftsanschrift gedacht werden sollte. Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Bei einem Umzug innerhalb von Berlin muss beim Gewerbeamt eine entsprechende Gewerbeummeldung vorgenommen werden. Die Ummeldung erfolgt bei dem Gewerbeamt, in dessen Amtsbereich der neue Betriebssitz gegründet wird. Die Gewerbeummeldung kostet 20 Euro. Wenn der Umzug in eine andere Stadt oder Gemeinde vollzogen wird, muss das Gewerbe zunächst am bisherigen Standort abgemeldet werden, um dann am neuen Standort beim dortigen Gewerbeamt wieder neu angemeldet zu werden.

Etwaige Gewerbeerlaubnisse haben häufig bundesweite Gültigkeit, sie müssen dann beim neuen Gewerbeamt nicht erneut beantragt werden. Die Erlaubnisurkunde ist mit der Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt am neuen Betriebssitz vorzulegen. Die Gewerbeabmeldung ist kostenfrei. Die Gewerbeanmeldung kostet je nach Gemeinde zwischen 15 und 60 Euro.

Die Gewerbeämter bekommen weder von dem zuständigen Betriebsfinanzamt noch vom Handelsregister Informationen über die Veränderung des Gewerbes. Die Gewerbeämter sind daher auf die Mitteilung des Gewerbetreibenden angewiesen, der hierzu gem. § 14 Abs. 1 GewO gesetzlich verpflichtet ist. Eine unterlassene Gewerbeanzeige stellt eine Ordnungswidrigkeit dar (§ 146 Abs. 2 Nr. 2a GewO). Meist informiert das Gewerbeamt aber wiederum die anderen Behörden (Arbeitsagentur, Handwerkskammer, IHK, Finanzamt, Berufsgenossenschaft).

Für Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, ergeben sich zusätzliche Anmeldepflichten beim Handelsregister, die den Sitz und die inländische Geschäftsanschrift eines Unternehmens betreffen. Dabei sind abhängig von der jeweiligen Rechtsform Besonderheiten zu beachten:

Bei eingetragenen Kaufleuten (e.K.) und Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) ist immer die aktuelle Hauptniederlassung (beim e.K.) bzw. der Gesellschaftssitz (bei Personenhandelsgesellschaften) im Handelsregister einzutragen. Dies ist jeweils der Ort, von dem aus die Geschäfte des Unternehmens tatsächlich und dauerhaft geleitet werden. Dieser Ort und die im Handelsregister ebenfalls einzutragende, konkrete inländische Geschäftsanschrift können bei Personenhandelsgesellschaften nicht auseinanderfallen. Das heißt, dass eine Verlegung der Geschäftsanschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisherigen Registergerichts zugleich die Verlegung der Hauptniederlassung bzw. des Gesellschaftssitzes bedeutet.

Die Änderung der Geschäftsanschrift ist notariell zu beglaubigen und wird vom Notar in elektronischer Form an das bisher zuständige Registergericht übermittelt. Verbleibt die Geschäftsanschrift im bisherigen Registerbezirk wird sie in diesem Handelsregister eingetragen. Wird die Anschrift an einen Ort außerhalb des Bezirks des bisher zuständigen Registergerichts verlegt, leitet das bisher zuständige Registergericht die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht der neuen Hauptniederlassung bzw. des neuen Sitzes weiter. Dieses Handelsregistergericht überprüft sodann unter Zuhilfenahme der örtlichen IHK, ob das Unternehmen die Hauptniederlassung bzw. den Sitz tatsächlich an den angegebenen Ort verlegt hat. Kann dies positiv festgestellt werden, wird das Unternehmen im Handelsregister am neuen Ort eingetragen. Die Anmeldung der Verlegung der Hauptniederlassung bzw. des Gesellschaftssitzes zum Handelsregister ist daher immer erst vorzunehmen, nachdem die Verlegung tatsächlich stattgefunden hat.

Bei Kapitalgesellschaften (UG (haftungsbeschränkt), GmbH, AG) können der Sitz und die inländische Geschäftsanschrift voneinander abweichen. Eine inländische Geschäftsanschrift ist auch hier zwingend im Handelsregister einzutragen. Unter dieser Anschrift müssen der Gesellschaft gegenüber Willenserklärungen abgegeben und Schriftstücke zugestellt werden können. Die Anschrift muss nicht zwingend an dem Ort sein, an dem sich die Hauptniederlassung befindet oder ein Teil des Unternehmens betrieben wird, sofern die genannten Zustellungsvoraussetzungen gewahrt sind. Eine Änderung der Geschäftsanschrift ist notariell zu beglaubigen und wird vom Notar in elektronischer Form an das Handelsregister zur Eintragung übermittelt.

Zusätzlich zur konkreten inländischen Geschäftsanschrift ist der Ort des Gesellschaftssitzes durch gesellschaftsvertragliche Vereinbarung festzulegen. Der Sitz hat vor allem gesellschaftsrechtliche Relevanz (z. B. für die Zuständigkeit des Registergerichts). Er kann nur durch Änderung der gesellschaftsvertraglichen Regelung auf der Grundlage eines Gesellschafterbeschlusses verlegt werden. Die Sitzverlegung ist in notarieller Form beim bisher zuständigen Registergericht anzumelden. Das Gericht leitet die Unterlagen von Amts wegen dem Gericht des neuen Sitzes weiter. Die Sitzverlegung wird erst mit ihrer Eintragung im neuen Handelsregister rechtswirksam.

Unabhängig von der konkreten Rechtsform ist bei einem Umzug eines Gesellschafters oder Geschäftsführers an einen anderen Wohnort die Änderung des Wohnorts in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister zur Eintragung anzumelden. Dies gilt nicht bei der bloßen Adressänderung am gleichen Wohnort.

Die Handelsregistergebühren für die verschiedenen geschilderten Fälle betragen regelmäßig zwischen 30 und 140 Euro. Die Notargebühren betragen je nach Anmeldung zwischen 45 und 500 Euro. Eine Nichtanmeldung der geänderten Geschäftsanschrift kann mit Zwangsgeldern von bis zu 5.000 Euro durch das Registergericht geahndet werden (§ 14 HGB).

Bei einem Umzug muss dem bisher zuständigen und dem neuen Finanzamt umgehend die neue Betriebsanschrift mitgeteilt werden. Das bisher zuständige Finanzamt gibt die Steuerakten von Amts wegen an das nun zuständige Finanzamt ab. Hierbei kommt es aufgrund des Zuständigkeitswechsels zur Änderung der Steuernummer. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer bleibt hingegen bestehen.

Die Krankenkassen sind über die neue Betriebsanschrift ebenfalls zu informieren, da sie als Einzugsstellen der Sozialversicherungsbeiträge fungieren. Eine aktuelle Adresse ist wichtig, um Probleme bei der Beitragsabrechnung zu vermeiden.

Als Träger der gesetzlichen Unfallversicherung für Unternehmen und deren Beschäftigte ist auch der jeweils zuständigen Berufsgenossenschaft ein Umzug zu melden und die neue Adresse mitzuteilen. Die gewerblichen Berufsgenossenschaften sind jeweils für bestimmte Branchen (z.B. Metall, Bau, Handel, Transport, Verwaltung oder Gesundheits- und Wohlfahrtswesen) zuständig. Die Unternehmen sind kraft Gesetzes Mitglieder der für ihre Branche zuständigen Berufsgenossenschaft. Ein Wahlrecht besteht nicht. Weist ein Unternehmen Bestandteile aus mehreren Branchen auf, die verschiedenen Berufsgenossenschaften angehören, ist die Branchenzugehörigkeit des Unternehmensschwerpunktes maßgeblich.

Falls Sie nicht wissen, welche Berufsgenossenschaften für Ihren Betrieb zuständig ist, können Sie sich gerne telefonisch bei der kostenlosen Infoline der Gesetzlichen Unfallversicherung (0800 60 50 40 4) erkundigen. Dort gibt man Ihnen Auskunft und verbindet Sie ggf. direkt zur zuständigen Berufsgenossenschaft weiter.

Die Gewerbeämter informieren in der Regel die IHK über die Änderung der Geschäftsanschrift. Da die Verarbeitung der Mitgliedsdatenänderung zeitversetzt erfolgt, empfiehlt es sich, geänderte Adressdaten der IHK selbst mitzuteilen, um Unterlagen und Mitteilungen der IHK immer zuverlässig empfangen zu können. Sofern durch den Wegzug aus Berlin eine Betriebsstätte in einem anderen IHK-Bezirk begründet wird, entsteht kraft Gesetzes eine Zugehörigkeit zu der örtlich zuständigen IHK. Diese IHK wird in der Regel automatisch über die neue Betriebsstätte von dem örtlich zuständigen Gewerbeamt informiert, sobald dort eine Gewerbeanmeldung des Unternehmens eingegangen ist.

Auch dem Steuerberater und Anwalt sollte die neue Geschäftsanschrift mitgeteilt werden, damit auch diese ihre Korrespondenz und Unterlagen sowie Mitteilungen vom Finanzamt, Gericht oder anderen Behörden zuverlässig weiterleiten können.

Arbeitgeber sind nach § 5 Abs. 5 DEÜV verpflichtet, alle Änderungen der Betriebsdaten unverzüglich dem Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit mitzuteilen (Änderungsmitteilung Betriebsnummern-Service). Des Weiteren sollte bei einem Umzug die Bundesagentur für Arbeit informiert werden, wenn eine entspreche Zusammenarbeit stattfindet (z.B. bei Vermittlungen, Kurzarbeitergeld etc.).

Hausbank und Versicherungen sind ebenfalls frühzeitig über den Umzug bzw. die neue Geschäftsanschrift zu informieren. So können wichtige Unterlagen und Korrespondenz an die richtige Adresse gesendet werden.

Die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen sind ebenfalls anzupassen. Dies betrifft unter anderem Angebotschreiben, Rechnungen und Verträge. Die genaue Geschäftsanschrift gehört zwar nicht zu den gesetzlichen Pflichtangaben. Wurde sie aber – wie meistens in der Praxis – auf dem Geschäftspapier angegeben, muss auch hier die Geschäftsanschrift geändert werden. Bei einer Verlegung der Hauptniederlassung bzw. des Sitzes in einen anderen Handelsregisterbezirk sind zusätzlich der Ort des neuen Sitzes, das neue Registergericht und die neue Handelsregisternummer in den Geschäftsbriefen anzugeben. Ausführliche Informationen zu den Geschäftsbriefangaben enthält das Merkblatt „Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen".

Gem. § 5 Abs. 1 Nr. 1 TMG ist das Impressum hinsichtlich der geänderten Anschrift zu aktualisieren. Dies ist wichtig für die rechtlich korrekte Außendarstellung Ihres Unternehmens und für die Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.

Auch beim Beitragsservice der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten muss die neue Betriebsstätte oder die Aufgabe einer alten Betriebsstätte unverzüglich angezeigt werden (§§ 6 ff. Rundfunkbeitragsstaatsvertrag). Dies betrifft die Rundfunkgebühren und die Zustellung von Gebührenbescheiden.

Gemäß § 13 Abs. 1 Nr. 1 FZV sind u.a. Änderungen der Anschrift eines Fahrzeughalters der Zulassungsbehörde unverzüglich mitzuteilen. Dementsprechend sind diese Änderungen auch bei sämtlichen Fahrzeugen, die auf ein Unternehmen zugelassen wurden, der Zulassungsbehörde mitzuteilen. Die Ummeldung erfolgt beim Umzug in einen neuen Zulassungsbezirk bei der Zulassungsbehörde in diesem Bezirk, andernfalls bei der örtlichen Zulassungsbehörde und kostet ca. 30 bis 50 Euro, ggf. zzgl. der Kosten des Schilderdrucks.

Die Adressänderung ist der Generalzolldirektion-Dienstort Dresden- Stammdatenmanagement (GZD - DO Dresden- Stammdatenmanagement) unter Verwendung des Internetbeteiligtenantrags oder des Formulars 0870 mitzuteilen. Dem Änderungsantrag ist zudem der aktuelle Handelsregisterauszug oder die Gewerbeanmeldung beizufügen.

Dieser Fachartikel soll als Service der IHK Berlin für unsere Mitgliedsunternehmen erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl er mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.