Recht und Steuern
Auch Kleingewerbetreibende dürfen eine Geschäftsbezeichnung, ein Logo oder einen Werbebegriff führen und auf ihre Produkte, Marken und Dienstleistungen hinweisen. Das benutzte Zeichen darf aber nicht firmenähnlich wirken oder Täuschungen hervorrufen. Um die Gefahr der Verwechslung mit einer eingetragenen Firma auszuschließen, sollte dieses Merkmal deutlich vom Namen abgesetzt und in einem anderen Schriftbild dargestellt werden. Bei der Nennung der Namen der Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollten die Zeichen "+" und "&" vermieden werden, weil diese nach der Rechtsprechung im Handelsregister eingetragenen Firmen vorbehalten sind. Zur eigenen Sicherheit sollte sich der Verwender außerdem davon überzeugen, daß der Begriff nicht mit dem Zeichen, der Firma oder Marke eines Wettbewerbers verwechselt werden kann.
Angaben auf Geschäftsbriefen
Angaben auf Geschäftsbriefen
Welche formalen Hinweise müssen auf geschäftlichen Schreiben gemacht werden?
Welche formalen Hinweise müssen auf geschäftlichen Schreiben gemacht werden?
Allgemeines
Gewerbetreibende, ob im Handelsregister eingetragen oder nicht, müssen in ihren Geschäftsbriefen, die an bestimmte Empfänger gerichtet werden, besondere Tatsachen aufführen, die für den Geschäftsverkehr die Identifikation des Unternehmens erleichtern.
Gewerbetreibende, ob im Handelsregister eingetragen oder nicht, müssen in ihren Geschäftsbriefen, die an bestimmte Empfänger gerichtet werden, besondere Tatsachen aufführen, die für den Geschäftsverkehr die Identifikation des Unternehmens erleichtern.
„Geschäftsbriefe” sind die von einem Unternehmen ausgehenden geschäftlichen Schreiben an konkrete Dritte. Das gilt nicht nur vor Aufnahme, sondern grundsätzlich auch im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung. Neben der üblichen Geschäftspost zählen dazu beispielsweise auch Telefaxbriefe, Kaufangebote, Bestellungen oder Korrespondenz mit Behörden. Da das Gesetz von „Geschäftsbriefen” spricht, sind unabhängig von ihrer Form alle geschäftlichen Mitteilungen erfasst, also auch solche, die auf elektronischem Wege, zum Beispiel als E-Mail, übermittelt werden. Durch Änderungen im Handelsgesetzbuch, im GmbH- und im Aktiengesetz ist diese Rechtslage nun ausdrücklich gesetzlich festgelegt.
Bei der kommerziellen Kommunikation per E-Mail ist nach dem Telemediengesetz (TMG) außerdem zu beachten, dass in der Kopf- und Betreffzeile weder der Absender noch der kommerzielle Charakter der Nachricht verheimlicht oder verschleiert werden dürfen. Der Empfänger soll in die Lage versetzt werden, allein aus der Kopf- und Betreffzeile den Absender und den Charakter der Nachricht schnell und zutreffend zu erfassen, ohne die Nachricht öffnen zu müssen. Verstöße gegen diese Vorschrift stellen eine Ordnungswidrigkeit dar und können mit einer Geldbuße von bis zu 50.000 – geahndet werden. Einzelheiten erfahren Sie unter "Weitere Informationen".
Über die Verpflichtung, auf Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben, informiert Sie ein besonderes Merkblatt unseres Geschäftsbereichs VII Starthilfe und Unternehmensförderung, das Sie unter "Weitere Informationen" finden.
Erleichterungen gelten für folgende Fälle:
- Werbeschreiben und sonstige Informationen, die nicht an bestimmte, namentlich genannte Personen gerichtet werden (zum Beispiel Hauswurfsendungen, Rundschreiben ohne konkreten Adressaten, Zeitungsanzeigen).
- Interne Mitteilungen, die nicht an außenstehende Dritte gerichtet werden, also beispielsweise Arbeitsanweisungen, Aushänge oder Berichte an Gesellschafter.
- Mitteilungen und Berichte, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsbeziehung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Dazu können zum Beispiel Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Laufzettel oder Quittungen gehören. Diese Erleichterung betrifft allerdings nicht Bestellscheine.
Vorgeschriebene Angaben für Nichtkaufleute
Nach dem Mittelstandsentlastungsgesetz III ist seit dem 25. März 2009 zum Zwecke des Bürokratieabbaus § 15b Gewerbeordnung (GewO) ersatzlos gestrichen worden. Danach waren im Handelsregister nicht eingetragene Gewerbetreibende (so genannte Kleingewerbetreibende) verpflichtet, auf ihren Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie ihre ladungsfähige Anschrift anzugeben.
Nach dem Mittelstandsentlastungsgesetz III ist seit dem 25. März 2009 zum Zwecke des Bürokratieabbaus § 15b Gewerbeordnung (GewO) ersatzlos gestrichen worden. Danach waren im Handelsregister nicht eingetragene Gewerbetreibende (so genannte Kleingewerbetreibende) verpflichtet, auf ihren Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie ihre ladungsfähige Anschrift anzugeben.
Trotz des Wegfalls dieser Regelung empfiehlt die Industrie- und Handelskammer allen Gewerbetreibenden, weiterhin ihren Namen (Nachnamen und mindestens einen ausgeschriebenen Vornamen) und ihre Geschäftsadresse auf dem Briefbogen anzugeben, um ihre Identität zu gewährleisten und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden. Dies entspricht auch der Auffassung des Gesetzgebers, der in der Gesetzesbegründung ausführt, es sei eine Selbstverständlichkeit, dass der Gewerbetreibende seinen Namen auf Geschäftsbriefen angibt.
Unabhängig davon muss jeder Dienstleistungserbringer nach § 2 Abs. 1 Nr. 1 der Verordnung über Informationspflichten für Dienstleistungserbringer (Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung - DL-InfoV) einem Dienstleistungsempfänger vor Abschluss eines schriftlichen Vertrages oder, sofern kein schriftlicher Vertrag geschlossen wird, vor Erbringung der Dienstleistung seinen Familien- und Vornamen angeben, bei rechtsfähigen Personengesellschaften und juristischen Personen die Firma unter Angabe der Rechtsform.
Auch Kleingewerbetreibende dürfen eine Geschäftsbezeichnung, ein Logo oder einen Werbebegriff führen und auf ihre Produkte, Marken und Dienstleistungen hinweisen. Das benutzte Zeichen darf aber nicht firmenähnlich wirken oder Täuschungen hervorrufen. Um die Gefahr der Verwechslung mit einer eingetragenen Firma auszuschließen, sollte dieses Merkmal deutlich vom Namen abgesetzt und in einem anderen Schriftbild dargestellt werden. Bei der Nennung der Namen der Gesellschafter einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollten die Zeichen "+" und "&" vermieden werden, weil diese nach der Rechtsprechung im Handelsregister eingetragenen Firmen vorbehalten sind. Zur eigenen Sicherheit sollte sich der Verwender außerdem davon überzeugen, daß der Begriff nicht mit dem Zeichen, der Firma oder Marke eines Wettbewerbers verwechselt werden kann.
Ausländische juristische Personen
Nach § 35a Abs. 4 GmbH-Gesetz (GmbHG) und § 80 Abs. 4 Aktiengesetz (AktG) müssen auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die von einer Zweigniederlassung einer GmbH (zum Beispiel einer englischen Limited) oder AG mit Sitz im Ausland verwendet werden, das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden. Außerdem sind die Angaben für die Hauptniederlassung zu machen, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht. Befindet sich die ausländische Gesellschaft in Abwicklung, so sind auch diese Tatsache sowie alle Abwickler (Liquidatoren) anzugeben.
Nach § 35a Abs. 4 GmbH-Gesetz (GmbHG) und § 80 Abs. 4 Aktiengesetz (AktG) müssen auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die von einer Zweigniederlassung einer GmbH (zum Beispiel einer englischen Limited) oder AG mit Sitz im Ausland verwendet werden, das Register, bei dem die Zweigniederlassung geführt wird, und die Nummer des Registereintrags angegeben werden. Außerdem sind die Angaben für die Hauptniederlassung zu machen, soweit nicht das ausländische Recht Abweichungen nötig macht. Befindet sich die ausländische Gesellschaft in Abwicklung, so sind auch diese Tatsache sowie alle Abwickler (Liquidatoren) anzugeben.
Vorgeschriebene Angaben für Kaufleute
Alle Kaufleute müssen auf den Geschäftsbriefen neben ihrer Firma – und zwar mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut – weitere Unternehmensangaben machen. Eine Vorschrift, in welcher Form und an welcher Stelle diese Hinweise aufzuführen sind, gibt es nicht. Die Firma wird meist im Briefkopf genannt, die übrigen Daten werden oft in einem kleineren Schriftbild in der Fußzeile aufgeführt. Im einzelnen gilt:
Alle Kaufleute müssen auf den Geschäftsbriefen neben ihrer Firma – und zwar mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut – weitere Unternehmensangaben machen. Eine Vorschrift, in welcher Form und an welcher Stelle diese Hinweise aufzuführen sind, gibt es nicht. Die Firma wird meist im Briefkopf genannt, die übrigen Daten werden oft in einem kleineren Schriftbild in der Fußzeile aufgeführt. Im einzelnen gilt:
Einzelfirma (§ 37a HGB):
Vollständige Firma; Rechtsformhinweis „eingetragener Kaufmann” bzw. „eingetragene Kauffrau” oder „e. K.”, „e. Kfm.”, „e. Kfr.”; Sitz und Registergericht; HRA-Nummer.
Beispiel: „Elfriede Meier e. K., Sitz Solingen und Registergericht Wuppertal HRA 12345”
Vollständige Firma; Rechtsformhinweis „eingetragener Kaufmann” bzw. „eingetragene Kauffrau” oder „e. K.”, „e. Kfm.”, „e. Kfr.”; Sitz und Registergericht; HRA-Nummer.
Beispiel: „Elfriede Meier e. K., Sitz Solingen und Registergericht Wuppertal HRA 12345”
Offene Handelsgesellschaft und Kommanditgesellschaft (§§ 125a und 161 HGB):
Vollständige Firma; Rechtsformhinweis „Offene Handelsgesellschaft” bzw. „Kommanditgesellschaft” oder „OHG”/„KG”; Sitz und Registergericht; HRA-Nummer.
Beispiel: „Schulze & Meier OHG, Sitz Solingen und Registergericht Wuppertal HRA 6789”
Vollständige Firma; Rechtsformhinweis „Offene Handelsgesellschaft” bzw. „Kommanditgesellschaft” oder „OHG”/„KG”; Sitz und Registergericht; HRA-Nummer.
Beispiel: „Schulze & Meier OHG, Sitz Solingen und Registergericht Wuppertal HRA 6789”
GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (§ 35a GmbHG):
Vollständige Firma, Rechtsformhinweis z.B. „GmbH” oder „UG (haftungsbeschräkt)"; jeweils Familienname und ein ausgeschriebener Vorname aller Geschäftsführer; falls ein Aufsichtsrat gebildet wurde: Familien- und ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden; Sitz und Registergericht, HRB-Nummer.
Beispiel: „ABC Maschinen GmbH, Sitz Remscheid und Registergericht Wuppertal HRB 2468”, Geschäftsführerin: Monika Müller
Vollständige Firma, Rechtsformhinweis z.B. „GmbH” oder „UG (haftungsbeschräkt)"; jeweils Familienname und ein ausgeschriebener Vorname aller Geschäftsführer; falls ein Aufsichtsrat gebildet wurde: Familien- und ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden; Sitz und Registergericht, HRB-Nummer.
Beispiel: „ABC Maschinen GmbH, Sitz Remscheid und Registergericht Wuppertal HRB 2468”, Geschäftsführerin: Monika Müller
GmbH & Co. KG (§§ 125a und 161 HGB i.V. m. § 35a GmbHG):
Vollständige Firma; Rechtsformhinweis z.B. „GmbH & Co. KG”; Sitz, Registergericht und HRA-Nummer der Kommanditgesellschaft; Name der persönlich haftenden Gesellschafterin; Sitz, Registergericht und HRB-Nummer der GmbH; jeweils Familien- und ein ausgeschriebener Vorname aller Geschäftsführer; falls bei der GmbH ein Aufsichtsrat besteht: Familien- und ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden.
Beispiel: „Brummi-Transport GmbH & Co. KG, Sitz und Registergericht Wuppertal HRA 13579, persönlich haftende Gesellschafterin: Brummi Verwaltungs-GmbH, Sitz Solingen und Registergericht Wuppertal HRB 6345, Geschäftsführer: Uwe Brumm”
Vollständige Firma; Rechtsformhinweis z.B. „GmbH & Co. KG”; Sitz, Registergericht und HRA-Nummer der Kommanditgesellschaft; Name der persönlich haftenden Gesellschafterin; Sitz, Registergericht und HRB-Nummer der GmbH; jeweils Familien- und ein ausgeschriebener Vorname aller Geschäftsführer; falls bei der GmbH ein Aufsichtsrat besteht: Familien- und ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden.
Beispiel: „Brummi-Transport GmbH & Co. KG, Sitz und Registergericht Wuppertal HRA 13579, persönlich haftende Gesellschafterin: Brummi Verwaltungs-GmbH, Sitz Solingen und Registergericht Wuppertal HRB 6345, Geschäftsführer: Uwe Brumm”
Aktiengesellschaft (§ 80 AktG):
Vollständige Firma, Rechtsformhinweis „Aktiengesellschaft” oder „AG”; jeweils Familien- und ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder unter Benennung des Vorsitzenden; Familien- und ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden; Sitz und Registergericht, HRB-Nummer; wenn Angaben über das Kapital gemacht werden, Höhe des Grundkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen.
Beispiel: „RSW AG, Vorstand: Petra Schulte (Vorstandsvorsitzende), Friedrich Große, Aufsichtsratsvorsitzender: Udo Schmitz, Sitz Remscheid und Registergericht Wuppertal HRB 2468”
Vollständige Firma, Rechtsformhinweis „Aktiengesellschaft” oder „AG”; jeweils Familien- und ein ausgeschriebener Vorname aller Vorstandsmitglieder unter Benennung des Vorsitzenden; Familien- und ein ausgeschriebener Vorname des Aufsichtsratsvorsitzenden; Sitz und Registergericht, HRB-Nummer; wenn Angaben über das Kapital gemacht werden, Höhe des Grundkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen.
Beispiel: „RSW AG, Vorstand: Petra Schulte (Vorstandsvorsitzende), Friedrich Große, Aufsichtsratsvorsitzender: Udo Schmitz, Sitz Remscheid und Registergericht Wuppertal HRB 2468”
Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung/EWIV (Art. 25 EWIV-VO):
Name der Vereinigung mit den vorangestellten Worten "Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung" oder der Abkürzung "EWIV", es sei denn, dass diese Worte oder diese Abkürzung bereits im Namen enthalten sind; Ort des Registers nach Art. 6, in das die Vereinigung eingetragen ist, und die Nummer der Eintragung der Vereinigung in dieses Register; Anschrift der Vereinigung an ihrem Sitz; gegebenenfalls Angabe, dass die Geschäftsführer gemeinschaftlich handeln müssen.
Beispiel: ABC Wuppertal EWIV; Amtsgericht Wuppertal, HRB 12345; Sitz: Alphastr. 1, 42123 Wuppertal
Name der Vereinigung mit den vorangestellten Worten "Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung" oder der Abkürzung "EWIV", es sei denn, dass diese Worte oder diese Abkürzung bereits im Namen enthalten sind; Ort des Registers nach Art. 6, in das die Vereinigung eingetragen ist, und die Nummer der Eintragung der Vereinigung in dieses Register; Anschrift der Vereinigung an ihrem Sitz; gegebenenfalls Angabe, dass die Geschäftsführer gemeinschaftlich handeln müssen.
Beispiel: ABC Wuppertal EWIV; Amtsgericht Wuppertal, HRB 12345; Sitz: Alphastr. 1, 42123 Wuppertal
Achtung: Alle Firmen müssen den jeweiligen Rechtsformzusatz führen. Ältere Unternehmen, die den Zusatz bei ihrer Handelsregistereintragung noch nicht führen mussten, haben ihn anzufügen, ohne dass es einer besonderen Anmeldung zum Handelsregister bedarf.