Mitteilungspflicht an das Transparenzregister

Mit dem neuen  „Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz“ (TraFinG) wird das Transparenzregister in ein Vollregister umgewandelt. Damit werden alle Unternehmen in Gesellschaftsform ab dem 01.08.2021 eintragungspflichtig. Die bisherige Regelung, wonach die Eintragungspflicht entfällt, wenn die relevanten Daten aus anderen Registern (insb. Handelsregister) abrufbar sind, entfällt. Es gelten Übergangsfristen zur Vornahme der Eintragung. Für Einzelunternehmen ändert sich nichts. Weitere Informationen erhalten sie hier.

Die Website des Transparenzregisters gibt ausführliche Informationen. Ferner hat das Bundesverwaltungsamt Informationen und einen FAQ-Katalog veröffentlicht. Die neue Rechtslage wird dort in Kürze eingearbeitet.

Irreführung mit kostenpflichtigem Angebot

Seit dem 21.1.2020 sorgen E-Mails einer privaten Organisation “Transparenzregister e.V., Plauen” mit dem Betreff „Zahlungsaufforderung „Verstoß gegen das Geldwäschegesetz“ für Verunsicherung. Absender ist jedoch nicht das offizielle Transparenzregister, die Bundesanzeiger Verlag GmbH, die das Register im Auftrag des Bundesministeriums der Finanzen unter der Adresse www.transparenzregister.de führt.

Die Unternehmen werden aufgefordert, sich binnen zehn Tagen beim Transparenzregister zu registrieren. Der dafür angegebene Link (www.TransparenzregisterDeutschland.de) führt nicht zum echten Tranparenzregister! Es handelt sich vielmehr um eine kostenpflichtige „Hilfestellung“, die Unternehmen nicht in Anspruch nehmen müssen (Kosten 49.-€). Grundsätzlich sollten etwaige Angebote von Dritten sorgfältig daraufhin geprüft werden, ob die Dienstleistung wirklich erforderlich ist.

Richtig ist, dass Unternehmen prüfen sollten, ob sie zur Eintragung im Transparenzregister verpflichtet sind. Ist dies der Fall und ist die Eintragung noch nicht erfolgt, sollten die Unternehmen dies nachholen oder ihre Handelsregistereintragung so ändern, dass alle erforderlichen Unterlagen elektronisch abrufbar sind. Insbesondere GmbHs, die über ältere, noch nicht elektronisch abrufbare Gesellschafterlisten im Handelsregister verfügen, sollten aktiv werden.

Am 26. Juni 2017 trat das Geldwäscherichtlinien-Umsetzungsgesetz in Kraft. Einer der wesentlichen Bestandteile des neuen Geldwäschegesetzes (GwG) ist das neue und eigenständige elektronische Transparenzregister. Dieses sieht Angaben zu den Eigentümerstrukturen – das heißt wirtschaftlich Berechtigten – von Unternehmen, Stiftungen und ähnlichen Gestaltungen sowie entsprechende Mitteilungspflichten der Betroffenen vor. Auch wenn das Transparenzregister im Zusammenhang mit der Überarbeitung des GwG steht, betrifft es grundsätzlich alle deutschen Unternehmen – unabhängig von ihrer Rechtsform und Größe.
 

Um ein Bußgeld zu vermeiden muss der erforderliche Eintrag im Transparenzregister vorgenommen werden. Denken Sie bei späteren Änderungen auch daran, neben der Änderung im Handelsregister ggf. auch die Änderung gemeldeter Angaben im Transparenzregister vorzunehmen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden.

Die Website des elektronischen Transparenzregisters  gibt ausführliche Informationen. Ferner hat das Bundesverwaltungsamt Informationen und einen FAQ-Katalog veröffentlicht.
Das Transparenzregister bietet eine kostenlose Servicenummer (0800-1 23 43 37), Mo–Fr von 8:00 bis 18:30 Uhr, und ist für Fragen unter (service@transparenzregister.de) erreichbar.

Die Transparenzpflichten treffen „Vereinigungen" im Sinne des § 20 Abs. 1 GwG, d.h. alle juristischen Personen des Privatrechts (u.a. AG, GmbH, UG (haftungsbeschränkt), Vereine, Genossenschaften, Stiftungen, Europäische Aktiengesellschaft (SE), KG a.A), eingetragene Personengesellschaften (u. a. OHG, KG, Partnerschaften) sowie „Rechtsgestaltungen" im Sinne des § 21 GwG, d.h. bestimmte Trusts und Treuhänder von nichtrechtsfähigen Stiftungen mit eigennützigem Stiftungszweck und Rechtsgestaltungen, die solchen Stiftungen in ihrer Struktur und Funktion entsprechen.
Nach der Änderung des GwG treffen die Transparenzpflichten auch ausländische Vereinigungen, wenn sie sich verpflichten, Eigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie zu erwerben, es sei denn, sie haben die entsprechenden Angaben schon einem Transparenzregister in einem anderem EU-Mitgliedstaat übermittelt. 
Einzelunternehmer, eingetragene Kaufleute (e.K.) und GbRs sind grundsätzlich nicht von der Mitteilungspflicht betroffen. Soweit die GbR allerdings Anteile an einer GmbH hält, sind über die Änderungen des § 40 Abs. 1 GmbHG auch die Gesellschafter der GbR in die Gesellschafterliste der GmbH einzutragen.

Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen.

Juristische Personen und eingetragene Personengesellschaften haben Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dieser Vereinigungen einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellem Stand zu halten und der registerführenden Stelle unverzüglich elektronisch mitzuteilen. Die Transparenzpflichten unterteilen sich demnach in zwei Bereiche: die Informationseinholungspflicht über wirtschaftlich Berechtigte und die daraus resultierende Mitteilungspflicht gegenüber dem Transparenzregister.
Spiegelbildlich zu der Mitteilungspflicht der betroffenen Vereinigungen besteht für den wirtschaftlich Berechtigten die Verpflichtung, den Vereinigungen gegenüber die für die Mitteilung notwendigen Angaben zu machen (sog. Angabepflicht, § 20 Abs. 3 Satz 1 GwG). Dieselbe Pflicht trifft Anteilseigner, die entweder selbst wirtschaftlich Berechtigte sind oder von dem wirtschaftlich Berechtigten unmittelbar kontrolliert werden (§ 20 Abs. 3 Satz 2 GwG). 

Die meldepflichtigen Vereinigungen trifft eine begrenzte Nachforschungspflicht nach § 20 Abs. 3a GwG. Eine Vereinigung, die keine Angaben von ihren wirtschaftlich Berechtigten erhalten hat, ist verpflichtet, von ihren Anteilseignern in „angemessenem Umfang“ Auskunft zu den wirtschaftlich Berechtigten zu verlangen und diese Auskunftsersuchen und eingeholten Informationen zu dokumentieren.
Anteilseigner, die zu der Erkenntnis gelangen, dass sich der wirtschaftlich Berechtigte der Vereinigung geändert hat, muss dies der Vereinigung mitteilen, außer dieser sind die neuen Informationen bereits bekannt.
Des Weiteren sind die Vereinigungen verpflichtet mitzuteilen, wenn sich ihre Bezeichnung oder Rechtsform geändert hat oder sie verschmolzen oder aufgelöst worden sind.

Zentraler Begriff des Transparenzregisters ist der wirtschaftlich Berechtigte (vgl. § 3 GwG).
Das sind (1.) ausschließlich natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle der Vertragspartner letztlich steht oder (2.) die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztlich durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung letztlich begründet wird, § 19 Abs. 2 iVm § 3 Abs. 1 und 2 GwG.
Bei juristischen Personen oder sonstigen Vereinigungen ist jede natürliche Person wirtschaftlich Berechtigter, die unmittelbar oder mittelbar (1.) mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder (2.) mehr als 25 Prozent der Stimmrechte kontrolliert oder (3.) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben.
Wirtschaftlich Berechtigter ist auch derjenige, der mittelbare Kontrolle über die Vereinigung ausüben kann. Mittelbare Kontrolle liegt dabei insbesondere dann vor, wenn entsprechende Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die ihrerseits von einer natürlichen Person kontrolliert werden, vgl. § 3 Abs. 2 Satz 2 GwG. Kontrolle liegt insbesondere vor, wenn die natürliche Person unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss (§ 290 Abs. 2 bis 4 HGB) auf die Vereinigung nach § 20 Abs. 1 GwG ausüben kann.
Kann keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, gilt der gesetzliche Vertreter oder geschäftsführende Gesellschafter oder Partner des Vertragspartners als wirtschaftlich Berechtigter (§ 3 Abs. 2 Satz 5 GwG).

Dem Transparenzregister sind folgende Angaben über den wirtschaftlich Berechtigten mitzuteilen:
• Vor- und Nachname,
• Geburtsdatum,
• Wohnort und
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses des wirtschaftlich Berechtigten
• Staatsangehörigkeit

Woraus die Stellung als wirtschaftlich Berechtigter folgt, muss durch die Angabe zu Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses ersichtlich sein. Diese kann sich nach § 19 Abs. 3 GwG grundsätzlich durch die Beteiligung, insbesondere durch die Höhe der Kapitalanteile oder der Stimmrechte, die Ausübung von Kontrolle auf sonstige Weise (Verträge) oder die Funktion als gesetzlicher Vertreter, geschäftsführender Gesellschafter oder Partner, ergeben.

Mit den zum 1.1.2020 in Kraft getretenen Änderungen im Geldwäschegesetz neu eingeführt wurde die Pflicht zur Angabe der Staatsangehörigkeit (§ 19 Abs. 1 GwG). Besteht ein Eintrag im Transparenzregister, sollte die Staatsangehörigkeit der wirtschaftlich Berechtigten unverzüglich nachgepflegt werden, um dem Vorwurf unvollständiger Angaben vorzubeugen.

Durch den neu eingeführten § 23a GwG wurde überdies eine Meldepflicht für die Fälle geschaffen, in denen Unstimmigkeiten zwischen den Angaben im Transparenzregister und den Erkenntnissen der Verpflichteten über die wirtschaftlich Berechtigten auftreten. Bei Nichtbeachtung der Unstimmigkeitsmeldung drohen Bußgelder.

Die bisherige Mitteilungsfiktion des § 20 Abs. 2 Geldwäschegesetz (GwG) a.F. gilt ab dem 01.08.2021 nicht mehr. Alle Unternehmen in Gesellschaftsform müssen daher künftig die Angaben zu ihrem wirtschaftlich Berechtigten in das Transparenzregister eintragen, unabhängig davon, ob sich diese Angaben bereits aus anderen öffentlichen Registern (z. B. Handels-, Genossenschafts-, Partnerschaftsregister) ergeben.

Unternehmen in Gesellschaftsform, die bisher von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, müssen sich innerhalb folgender Übergangsfristen (§ 59 Abs. 8 GwG n.F.) im Transparenzregister eintragen:

Etwaige Erleichterungen wurden lediglich für Vereine geschaffen (§ 20a GwG n.F.).

Wir empfehlen allen Unternehmen in Gesellschaftsform, die bisher von der Mitteilungsfiktion profitiert haben, dringend die fehlende Meldung fristgemäß vorzunehmen. Verstöße gegen die Meldungspflicht sind bußgeldbewehrt. Die Erfahrungen aus der Vergangenheit haben gezeigt, dass das zuständige BVA nicht zimperlich ist und bereits bei erstmaligen Verstößen teils hohe Bußgelder festsetzt.

Die Geschäftsführung der betroffenen Gesellschaften hat die notwendigen Informationen und etwaige Änderungen zu ermitteln und an das Transparenzregister elektronisch einzureichen. 

Spätestens seit dem 01.08.2021 sind die oben genannten Unternehmen in Gesellschaftsform eintragungspflichtig. Die Meldefiktion ist ersatzlos entfallen: Für Unternehmen, die sich bisher auf die Meldefiktion berufen konnten, gelten im Jahr 2022 Übergangsregelungen (vgl. oben).

Die Eintragung im Transparenzregister kann von den verpflichteten Personen selbst, online unter www.transparenzregister.de vorgenommen werden. Ein Gang zum Notar o.ä. ist hierfür nicht erforderlich.

Anm.: Das Transparenzregister wird vom Bundesanzeiger Verlag geführt. Es sind derzeit offiziell bzw. amtlich wirkende E-Mails und Schreiben von Dritten in Umlauf, die gegen teils hohe Gebühr die Vornahme von Anmeldungen ins Transparenzregister anbieten. Etwaige Schreiben sollten genau geprüft werden.

Die Bundesanzeiger Verlags GmbH wurde durch die Verordnung über die Übertragung der Führung des Transparenzregisters (Transparenzregisterbeleihungsverordnung – TBelV, BGBl. Teil I, Nr. 41, Seite 1938ff.) bis 31.12.2024 mit der Führung des Registers beliehen.

Behörden haben, soweit dies zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist, Zugang zu dem Transparenzregister.
Zudem haben die nach § 2 GwG Verpflichteten, wie z.B. Güterhändler, Rechtsanwälte in bestimmten Fällen die Möglichkeit, Einsicht zu nehmen.
Nunmehr kann auch jeder Einsicht nehmen, ohne dass es dafür auf den Nachweis eines „berechtigten Interesses“ ankommt. Dies gilt jedoch nur in Bezug auf Name, Vorname, Monat und Jahr der Geburt, das Wohnsitzland (nicht Wohnort) sowie Staatsangehörigkeit des wirtschaftlich Berechtigten und Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses, sofern sich die anderen Angaben nicht schon in den anderen öffentlich zugänglichen Registern befinden.
Der wirtschaftlich Berechtigte hat die Möglichkeit, nach § 23 Abs. 2 GwG auf Antrag schutzwürdige Interessen vorzutragen, um die Einsichtnahme in das Transparenzregister vollständig oder teilweise einzuschränken. Beispiel: Wirtschaftlich Berechtigter ist minderjährig oder die Annahme gegeben, dass Gefahr bestimmter strafbarer Handlungen bestehen, z.B. Betrug, Bedrohung, Entführung, Erpressung, Nötigung.
Auf Antrag wird dem wirtschaftlich Berechtigten mindestens jährlich, aber höchstens quartalsweise Auskunft über die durch die Öffentlichkeit erfolgten Einsichtnahmen erteilt. Verpflichtete nach dem Geldwäschegesetz dürfen sich nicht ausschließlich auf die Angaben im Transparenzregister verlassen, risikoorientiert sind weitere Nachforschungen erforderlich.

Die Mitteilung zum Transparenzregister ist als solche nicht gebührenpflichtig. Erhoben wird jedoch eine jährliche Gebühr für die Führung des Transparenzregisters. Für 2017 wurde die halbe Gebühr in Höhe von 1,25 EUR, für die Jahre 2018 und 2019 die Gebühr in Höhe 2,50 EUR und für 2020 die Gebühr in Höhe von 4,80 EUR - jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer - erhoben. Im Jahr 2021 wurde die Gebühr auf 11,47 EUR – zzgl. MwSt - angehoben. Ab 2022 beträgt die jährliche Gebühr 20,80 EUR – zzgl. MwSt.

Auch für die Einsichtnahme werden Gebühren und Auslagen erhoben, § 24 GwG. Die besonderen Gebührentatbestände und Gebührenhöhen ergeben sich aus der Anlage zu § 1 TrGebV.

Nach § 56 Abs. 1 Nr. 52 bis 55 GwG sind Verstöße gegen die Transparenzpflichten, wenn z. B. Meldungen an das Transparenzregister nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig erfolgen, eine Ordnungswidrigkeit und können mit einer Geldbuße geahndet werden. Die Höhe des Bußgeldes beträgt bis zu 100.000,- Euro, in Fällen eines schwerwiegenden Verstoßes bis zu einer Million Euro und in Sonderfällen bis zu 5 Millionen Euro.

Stand: März 2022

Hinweis:

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.