Rechtsinformationen

Obligatorische E-Rechnungen ab 2025

Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B- Bereich. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung zur Pflicht, wobei eine schrittweise Anpassung der Regularien vorgesehen ist.

Hintergrund

Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ist ein zentraler Schritt zur Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Im Rechnungswesen sollen Prozesse vereinfacht und effizienter gestaltet werden. Beispielsweise müssen Rechnungsdaten beim Empfänger nicht mehr manuell erfasst werden, was doppelte Arbeitsgänge und Fehler reduziert. Dies spart sowohl Zeit als auch Kosten und fördert die medienbruchfreie Weiterverarbeitung von Buchungsbelegen.
Im Rahmen der sogenannten ViDA-Initiative der EU-Kommission ist ab 2028 (oder später) die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische E-Rechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird.

Neue Definition der E-Rechnung

Ab dem 1. Januar 2025 gilt eine Rechnung nur noch dann als E-Rechnung, wenn sie:
  • in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird,
  • die elektronische Verarbeitung ermöglicht und den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU sowie der Norm EN 16931 entspricht.
Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, werden als "sonstige Rechnungen" eingestuft. Dazu gehören zum Beispiel Papierrechnungen oder einfache PDF-Dokumente, die per E-Mail versendet werden.

Formate für die E-Rechnung

In Deutschland sind insbesondere die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD für die Ausstellung von E-Rechnungen gebräuchlich:
  • X-Rechnung: Dieses Format ist speziell auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung abgestimmt und entspricht den Vorgaben der Norm EN 16931. Es ist ein rein strukturiertes Datenformat, das keine visuellen Darstellungselemente enthält.
  • ZUGFeRD: Dieses Format kombiniert strukturierte Daten mit einer visuellen Darstellung (PDF). Ab Version 2.0.1 entspricht es ebenfalls den Anforderungen der Norm EN 16931. Die Varianten "MINIMUM" und "BASIC-WL" genügen jedoch nicht den gesetzlichen Anforderungen.
Beide Formate bieten eine hohe Flexibilität und können je nach Bedarf zwischen Unternehmen vereinbart werden. Entscheidend ist, dass das Format die Extraktion der erforderlichen Angaben gemäß UStG sicherstellt.

Regelungen für Unternehmen

Die E-Rechnungspflicht betrifft in erster Linie B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Als inländisches Unternehmen gilt, wer:
  • seinen Sitz, die Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte in Deutschland hat, oder
  • über einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland verfügt.

Technische Umsetzung der E-Rechnung

Erstellung von E-Rechnungen:

  • Viele Buchhaltungs- und ERP-Systeme bieten inzwischen die Möglichkeit, E-Rechnungen in den Formaten “X-Rechnung” oder “ZUGFeRD” zu generieren.
  • Kostenfreie Tools zur Erstellung von E-Rechnungen werden beispielsweise von öffentlichen Stellen bereitgestellt. Informationen dazu finden Sie auf der Website zur E-Rechnung des Bayerischen Staatsministeriums für Digitales sowie auf dem ZUGFeRD-Portal.

Empfang von E-Rechnungen:

  • Der Empfang erfordert keine spezialisierte Infrastruktur; ein E-Mail-Postfach kann grundsätzlich ausreichen.
  • Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ein System zur Verarbeitung strukturierter Datenformate implementiert haben.

Sicherheitsaspekte:

  • E-Rechnungen müssen unveränderbar und manipulationssicher archiviert werden. Die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist hierbei zu beachten.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland acht Jahre gemäß § 14b Abs. 1 UStG. Um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen, müssen E-Rechnungen unverändert und in ihrem ursprünglichen strukturierten Format archiviert werden.

Technische Umsetzung der Aufbewahrung:

  • Unveränderbare Speicherung: Verwenden Sie Systeme, die Änderungen an archivierten Dokumenten ausschließen, wie z. B. WORM-Speicher (Write Once, Read Many).
  • Revisionssicherheit: Die Archivierungssysteme sollten den GoBD entsprechen und ein Audit-Trail zur Nachvollziehbarkeit von Zugriffen und Änderungen bieten.
  • Cloud-Lösungen: Viele Anbieter stellen GoBD-konforme Cloud-Dienste zur Verfügung, die den gesetzlichen Anforderungen genügen.
  • Regelmäßige Backups: Unternehmen sollten regelmäßige Datensicherungen durchführen, um Datenverlust zu vermeiden.

Übergangsregelung

Alle Unternehmen müssen ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können.
Aufgrund des hohen Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:

Rechnungsaussteller:

  • Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Papierrechnungen und sonstige Rechnungen verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
  • Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr gilt diese Frist sogar bis zum 31. Dezember 2027.

Rechnungsempfänger:

  • Ab 2025 müssen alle inländischen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang grundsätzlich aus.

Ausnahmen

Nicht unter die E-Rechnungspflicht fallen:
  • Rechnungen über steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG,
  • Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro Bruttobetrag),
  • Rechnungen über Fahrausweise.
Darüber hinaus sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C) nicht betroffen.

Fazit

Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung markiert einen wichtigen Meilenstein in der Digitalisierung der deutschen Wirtschaft. Unternehmen sollten sich rechtzeitig auf die neuen Anforderungen vorbereiten, um die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen. Dies beinhaltet die Implementierung geeigneter Softwarelösungen und die Anpassung interner Prozesse. Besonders wichtig ist, dass jedes Unternehmen unabhängig von den Übergangsregelungen ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Stand: Januar 2025
Haftung:
Diese Kurzinformation soll – als Service Ihrer Kammer – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Kurzinformation mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.