Rechtsinformation

Home-Office: Was sollten Unternehmen beachten?

Wann können Sie Ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken?

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten im Home-Office besteht grundsätzlich nicht. Arbeiten von zu Hause aus setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus. Dies kann bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung geregelt werden. Die Option kann sich zudem aus einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag ergeben. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten also nicht einfach ins Home-Office schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat.
Keine Probleme gibt es, wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Arbeit zu Hause enthält oder der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall einverstanden ist.
Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erklärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt. Es empfiehlt sich, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen.

Was ist, wenn der Mitarbeiter von den Behörden in häusliche Quarantäne geschickt wird?

Wenn ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist, kommt natürlich keine Arbeit im Home-Office in Betracht. Solange der Arbeitnehmer allerdings nur zum Schutz vor (potentieller) Ansteckung isoliert wird, ohne erkrankt zu sein, muss er von zu Hause aus arbeiten. Dies muss im Arbeitsvertrag oder für den konkreten Einzelfall vereinbart worden sein und die technischen Voraussetzungen sollten zur Verfügung stehen.

Gibt es eine Möglichkeit, Mitarbeiter zum Home-Office zu zwingen?

Wenn keine Vereinbarung zum Home-Office besteht, kann der Arbeitgeber Arbeit im Home-Office nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Home-Office zu einzelnen Tätigkeiten von zu Hause aus verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.

Welche Voraussetzungen und Regeln gelten für Home-Office?

Im Homeoffice gelten grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Auch im Home-Office gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies zu prüfen. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Home-Office auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen. Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.

Was ist, wenn ein Unfall zu Hause passiert?

Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein. Zu beachten ist aber, dass die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Home-Office häufig schwer zu treffen ist. So kann es zum Beispiel für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalles entscheidend sein, ob ein Unfall an derselben Stelle der Wohnung auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.

Was gilt für Kosten und Steuern beim heimischen Büro?

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit – auch im Home-Office – tätigt. Das gilt beispielsweise für Kommunikationskosten oder Büromaterial. Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.
Kosten für das Büro zu Hause können von der Steuer abgesetzt werden. Dabei ist folgendes zu beachten:
  • Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbstständige als Betriebsausgaben) geltend machen. Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.
  • Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, das heißt Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in welchem man zu Hause arbeitet. Im Übrigen gelten die ganz normalen Regeln für Arbeitszimmer. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 6. Oktober 2017 zur “Einkommensteuerlichen Behandlung der Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer“ können Sie hier abrufen: LStH 2020 - Anhang 19 I. – Häusliches Arbeitszimmer (bundesfinanzministerium.de)
Wenn ein Arbeitnehmer sein Arbeitszimmer oder seine als Home-Office ‎genutzte Wohnung an seinen Arbeitgeber ‎vermietet, kann es sich bei der entsprechenden Vergütung entweder um Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit oder aus Vermietung und Verpachtung handeln. Zur entsprechenden Abgrenzung können Sie das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 18. April 2019 zur “Vermietung eines Arbeitszimmers oder einer als Home-Office genutzten Wohnung an den Arbeitgeber" hier abrufen:  Bundesfinanzministerium - Vermietung eines Arbeitszimmers oder einer als Homeoffice genutzten Wohnung an den Arbeitgeber;
Danach liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor, wenn das Arbeitszimmer beziehungsweise das Homeoffice in erster Linie dem ‎Interesse des Arbeitnehmers dient. Ist das betriebliche Interesse des Arbeitgebers höher, liegen ‎Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung vor.

Wie können die Beschäftigten sicher von zuhause aus arbeiten?

Um sicher von zuhause aus zu arbeiten, benötigen Sie Hard- und Software und es empfiehlt sich, einige Regeln zu beherzigen. Hier einige Tipps, wie das gelingen kann:

Internetverbindung

Grundvoraussetzung für ein Home-Office ist eine schnelle Internetverbindung: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein.

Telefonanlage

Im Idealfall telefonieren Mitarbeiter im Home-Office zuhause genauso wie im Büro: Unter ihrer beruflichen Rufnummer sind sie erreichbar und bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Rufnummer und nicht die Privatnummer. Dies muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP (“Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Gegebenenfalls müssen auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps installiert werden, mit denen die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern gelingt.

Computer-Ausrüstung

Entweder das Unternehmen stellt den Mitarbeitern einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung. Oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner. In jedem Fall ist eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung sehr zu empfehlen. Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme die Sicherheit des Unternehmens tangieren – oder umgekehrt. Diese Trennung gelingt zum Beispiel durch den Fernzugriff (“Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung (“VPN-Tunnel“ / “Virtual Private Network“) realisiert werden kann. Damit dies sicher ist, empfiehlt sich der Einsatz von einer Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung. Dabei muss der Home-Office-Mitarbeiter einerseits “etwas wissen“ wie etwa den Nutzernamen und das Passwort für einen Login und “etwas haben“ zum Beispiel ein Smartphone für die Freigabe der Verbindung oder eine spezielle Hardware (“Security-Token“), welche am Privatrechner angesteckt wird oder eine zusätzliche Information wie etwa einen Zahlencode. Mehr Infos zur Zwei-Faktor-Authentifizierung vom BSI gibt’s hier: BSI - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik
Auch lohnt sich ein Blick darauf, was an den privaten Rechner angeschlossen ist. Nur bekannte Geräte sollten an diesen angesteckt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks. Im schlimmsten Fall kann ein mit Schadsoftware versehener USB-Stick den Rechner “übernehmen“ und zum Beispiel sämtliche Tastaturanschläge mitprotokollieren. Ähnliches gilt für schnurlose Mäuse und Tastaturen. Auch hierfür stellt das BSI Informationen zur Verfügung. BSI - Verbraucherinnen und Verbraucher (bund.de)

Sichere IT-Nutzung

Der private PC sollte stets auf dem aktuellsten Stand sein: Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollte zeitnah eingespielt werden. Das gilt insbesondere für Browser, Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls et cetera) und gegebenenfalls verwendete VPN-Software. Auch sollte andere Hardware im Heimnetz aktuell gehalten werden (zum Beispiel der Router). Unmittelbar vor Ort werden Rechner üblicherweise durch Passwörter zum Login geschützt. Damit im Homeoffice nur berechtigte Personen den Remote-Desktop ins Unternehmen nutzen, müssen die Mitarbeiter auch zuhause besonders auf den Rechner achten. Das bedeutet zum Beispiel: Einrichten eines Nutzerkontos auf dem Rechner für die Homeoffice-Arbeit sowie beim Verlassen des Rechners die Bildschirmsperre des Betriebssystems oder zumindest des Remote-Desktops aktivieren, welche nur durch hinreichend schwierige Passwörter zu entsperren ist.

Sichere Videokonferenzen

Die Sicherheit in der Kommunikation ist eine wichtige Rolle. Auch der Datenschutz stellt an Videokonferenzen gewisse Anforderungen. Es sollten beispielsweise Software-Lösungen im eigenen Netz (“on-premise“) denen eines Online-Dienstes vorgezogen werden. Bei der Aufzeichnung von Videokonferenzen, und damit der Speicherung von Videodaten, sollten vorab Zugriffsberechtigungen, Löschfristen und die Gewährleistung der Betroffenenrechte geklärt werden.

Wie unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter?

  • Stellen Sie alle nötigen technischen und sonstigen Mittel zur Verfügung. Klären Sie transparent alle arbeitsrechtlichen Fragen und Ansprüche, damit der Mitarbeiter gut informiert ist (siehe auch oben).
  • Klären Sie gemeinsam die Erwartungen ans Home-Office: Dauer der Arbeit im Home-Office, Dauer einer vorübergehenden Home-Office-Lösung, Arbeitsleistung, Erreichbarkeit, Umgang mit externen Kunden, die praktische Umsetzbarkeit von Aufgaben et cetera.
  • Besprechen Sie, wie Sie Arbeits- und Pausenzeiten handhaben. Darf der Mitarbeiter flexibler sein als im Büro oder sollten Arbeits- und Pausenzeiten im Home-Office wie die Arbeits- und Pausenzeiten im Büro liegen?
  • Sprechen Sie mit den Mitarbeitern klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung. Geben Sie den Mitarbeitern Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöht sich der Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, weil man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern expliziter kommuniziert werden muss.
  • Nutzen Sie zudem Video- oder Telefonkonferenzen, damit die Mitarbeiter weiterhin in Kontakt mit den Kollegen bleiben. Setzen Sie diese Konferenzen bewusst an.
  • Unterstützen Sie die Mitarbeiter, die noch keine Home-Office-Erfahrung haben, mit Tipps zur Home-Office-Organisation. Hilfreich ist zum Beispiel eine gewisse Routine. Pünktlich zu einem festgelegten Zeitpunkt starten, Ziele für den Tag klären, Ablenkungen ausschalten, feste Pausen einlegen, vor Beendigung des Arbeitstages aufräumen – und am nächsten Tag frisch starten.
  • Absprachen unter den Mitarbeitern erfolgen am besten zusätzlich zu telefonischen Absprachen auch durch Videoanrufe.
Viele Tätigkeiten basieren auf der Arbeit in Dokumenten. Um mit Kollegen gleichzeitig an diesen arbeiten zu können, ohne sie in verschiedenen Versionen hin- und herzuschicken, eignen sich Kollaborationstools.
Achten Sie dabei auf die Sicherheit ihrer Daten in der Cloud und verschlüsseln Sie diese datenschutzkonform – am besten mit Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Wird Home-Office gefördert?

Das Förderprogramm go-digital des BMWi: BMWi - Förderprogramm "go-digital" richtet sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft und das Handwerk. Go-Digital bietet das Modul 3 – “Digitalisierung von Geschäftsprozessen“ an, dessen Leistungsspektrum vor dem Hintergrund der Corona-Krise nun erweitert wird. IT-Dienstleistungen, die die Einrichtung von Home-Office-Plätzen zum Ziel haben, können hier beantragt und bewilligt werden:  Innovation - Beratung - Förderung - Fördermodell (innovation-beratung-foerderung.de)

Meine Beschäftigten sind Grenzgänger. Was gilt bei Home-Office-Tätigkeiten?

Die bisherigen Regelungen sind nicht darauf ausgerichtet, dass eine längere Zeit im Home-Office gearbeitet wird. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat auf seiner Internetseite bekannt gegeben, dass hier mit den betroffenen Ländern im Rahmen der DBAs entsprechende Konsultationsvereinbarungen geschlossen werden sollen, um dieses Problem zu lösen. Ziel ist, eine Sonderregelung für die Zeit zu schaffen, in denen aufgrund der hohen Ansteckungsgefahr die Gesundheitsbehörden weiterhin zu Home-Office raten, mit dem Ziel, es den betroffenen Beschäftigten zu ermöglichen, dass sie in diesem Zeitraum so behandelt werden, als hätten sie ihrer Arbeit wie gewohnt an ihrem eigentlichen Tätigkeitsort nachgehen können. Die coronabedingte Home-Office-Tätigkeit hatte damit keine steuerlich nachteiligen Folgen für die betroffenen Grenzpendler. Dies erlaubt, flexibel auf die derzeitige Ausnahmesituation zu reagieren, ohne die zugrundeliegenden Regelungen tatsächlich ändern zu müssen.
Mit den Niederlanden wurde eine Konsultationsvereinbarung geschlossen. Sie war am 6. April 2020 in Kraft getreten und fand auf Arbeitstage im Zeitraum vom 11. März 2020 bis zum 30. April 2020 Anwendung. Die Vereinbarung verlängert sich nach dem 30. April 2020 automatisch vom Ende eines Kalendermonats zum Ende des nächsten Kalendermonats, sofern sie nicht von der zuständigen Behörde eines der Vertragsstaaten mindestens eine Woche vor Beginn des jeweils folgenden Kalendermonats gegenüber der zuständigen Behörde des anderen Vertragsstaats schriftlich gekündigt wird. Es gilt eine Aufzeichnungspflicht: 
Mit Belgien wurde ebenfalls Entsprechendes vereinbart:
Weitere Informationen erhalten Sie hier:
Für Arbeitstage, die unabhängig von diesen Maßnahmen im Home-Office oder in einem Drittstaat verbracht werden, gilt diese Möglichkeit nicht, insbesondere dann nicht, wenn die Beschäftigten laut arbeitsvertraglicher Regelungen grundsätzlich ohnehin im Homeoffice tätig wären.
Einige Fragen zum Thema Home-Office sind noch offen.
Daher hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales eine Gesetzesinitiative für eine gesetzliche Regelung der mobilen Arbeit gestartet: BMAS - Homeoffice
Stand: Juli 2021
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