ASTA-Infocenter

1. Registrieren Sie sich für das Asta-Infocenter
2. Aktivieren Sie Ihren Account anschließend mit Ihrer Ident-Nummer und dem Aktivierungscode aus unserem Schreiben.
3. Loggen Sie sich ein und nutzen Sie alle Funktionen für die Erstellung des digitalen Ausbildungsvertrags

Registrieren Sie Ihren Betrieb

Registrierung im Asta-Infocenter

1. Öffnen Sie das Registrierungs-Formular für das Asta-Infocenter. (Hier geht’s zum Registrierungs-Formular)
2. Füllen Sie alle Felder des Registrierungs-Formulars aus. (Das Feld "Titel“ ist optional)
3. In dem Feld "E-Mail-Adresse“ geben Sie bitte Ihre personenbezogene, geschäftliche E-Mail-Adresse ein, auf die Sie Zugriff haben.
4. Wählen Sie ein starkes Passwort aus und notieren Sie sich dieses separat.
5. Im dem Feld “meine IHK” wählen Sie im Dropdown-Menü “IHK Aachen” aus.
6. Geben Sie im letzten Schritt die zufällige Buchstaben- oder Wortkombination aus dem Captcha-Bild unten in das leere Feld ein.
7. Klicken Sie auf den grünen Button “Registrieren”.

Aktivieren Sie den Account

1. Gehen Sie auf die Anmeldeseite des Asta-Infocenters (https://unternehmen.gfi.ihk.de).
2. Melden Sie sich mit Ihrer registrierten E-Mail-Adresse und dem gewählten Passwort an und klicken Sie auf “Anmelden”.
3. Geben Sie Ihre Identnummer und den dazugehörigen Aktivierungscode ein, den wir Ihnen zugesandt haben.

Vertragsmanagement (z.B. neuen Ausbildungsvertrag einreichen)

• Der Asta-Admin hat direkt Zugriff auf das Vertragsmanagemet.Klicken Sie die Kachel an, das Modul öffnet sich in einem separaten Fenster. Über das Burger-Menü unten links können Sie die Funktionen aufrufen:
• Neuer Ausbildungsvertrag
• Neuer Umschulungsvertrag
• Vertrag auflösen
• Vertrag ändern
• Neuer Ausbilder/Neuer Beruf
• Vorlage laden/verwalten (wenn eine Vorlage vorhanden ist)

• Wenn ein Mitarbeiter ohne Admin-Rolle Zugriff erhalten soll, müssen Sie ihm die Rolle zuordnen.
• Klicken Sie auf die Kachel „Einstellungen“ >> „Berechtigung verwalten“ >>„Vertragsmanagement Antragssteller hinzufügen“.
• Wählen Sie Ihren Betrieb aus und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse bzw. die Ihres Mitarbeitenden, der Zugriff erhalten soll, ein.
• Prüfen Sie Ihre Anfrage mit „Account überprüfen“ und bestätigen Sie anschließend mit Berechtigung vergeben.

Funktionen im Überblick

Übersicht und Administration

• Übersicht Ausbilder:Innen
  • Mit einem Klick auf den Button „Suche“ wird Ihnen die Datenbank Ihrer angelegten Ausbilder angezeigt.
  • Sie erhalten folgende Informationen: Geburtsdatum, Ausbildungsberufe (in denen er oder sie benannt ist), Ausbildungsbetrieb.
  • Klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts, um einen weiteren Ausbildungsberuf hinzuzufügen oder den Ausbilder abzumelden.
• Übersicht Auszubildende
  • Mit einem Klick auf den Button "Suche“ wird Ihnen die Datenbank Ihrer eingetragenen Auszubildenden angezeigt.
  • Sie erhalten folgende Informationen: Geburtsdatum, Ausbildungsberuf, Ausbildungsbetrieb, Ausbilder (lt. Berufsausbildungsvertrag), Vertragslaufzeit, anstehende Prüfung (mit Termin), Status der Anmeldung.
  • Oben rechts sehen Sie den "Registrierungsstatus“ Ihres Auszubildenden im Azubi-Infocenter. Nur, wenn Ihr Auszubildender im Azubi-Infocenter registriert ist, können Sie die Online-Prüfungsanmeldung durchführen.
  • Klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts, um den Berufsausbildungsvertrag nachträglich anzupassen.
• Meine Berechtigungen
  • Erhalten Sie eine Übersicht Ihrer Berechtigungen für alle Betriebsstätten.
  • Es gibt verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungen:
    • ADMINISTRATOR: Gesamtüberblick über alle Daten, Services und Berechtigungen und Steuerung aller Services und Berechtigungen.
    • VERWALTER: Überblick über alle Daten, Nutzung der Online-Prüfungsanmeldung und Steuerung der Berechtigungen für Ausbilder:Innen.
    • AUSBILDER: Überblick über zugeteilte Auszubildende, Nutzung der Online-Prüfungsanmeldung für zugeteilte Auszubildende.
    • ANTRAGSTELLER (Nur in Verbindung mit einer der o.g. Rollen im ASTA-Infocenter nutzbar): Berechtigt um ins Verzeichnis für Auszubildende (Vertragsmanagement) zu schauen.

Rechtevergabe im ASTA-Infocenter

Einstellungen

• Service aktivieren
  • Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, um über die Aufforderung zur Online-Prüfungsanmeldung rechtzeitig informiert zu werden. (Online-Prüfungs-Anmeldung führt die IHK Aachen zu einem späteren Zeitpunkt ein)
• Berechtigung verwalten
  • Administrator/ Verwalter hinzufügen
    • Um einen weiteren Administrator/ Verwalter hinzuzufügen, klicken Sie auf die Kachel und wählen Sie das Unternehmen aus.
    • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden ein, dem Sie eine Rolle vergeben wollen.
    • Klicken Sie im Anschluss auf „Account prüfen“.
    • Falls sich Ihr Mitarbeitender bereits im Asta-Infocenter registriert hat, dann bestätigen Sie mit „Berechtigung vergeben“ ansonsten ergänzen Sie vorher den Vor- und Nachnamen.
  • Hinterlegten Ausbilder freischalten
    • Ausbilder können von Administratoren und Verwaltern berechtigt werden.
    • Ausbilder müssen zusätzlich von einem Mitarbeiter der IHK freigegeben werden.
    • Hinweis: Über diese Funktion können Sie keine neuen Ausbilder anlegen. Nutzen Sie dafür die Funktion bei der Kachel Vertragsmanagement unter “Weitere Services”.
  • Vertragsmanagement Antragssteller hinzufügen
    • Damit Sie oder Ihre Mitarbeitenden auf die Kachel „Vertragsmanagement“ zugreifen können, um den digitalen Ausbildungsvertrag zu erstellen, müssen Sie zunächst die Berechtigung dafür vergeben (siehe oben).
    • Weiteren Aktivierungscode eingeben
      • Wenn Sie eine weitere Betriebsstätte über Ihren Account verwalten wollen, weisen Sie diese mit Hilfe des weiteren Aktivierungscodes Ihrem Asta-Infocenter zu.
      • Voraussetzungen:
        • Falls Ihre Betriebsstätte in einem anderen Kammerbezirk liegt, muss die andere IHK ebenfalls das Asta-Infocenter als Service anbieten.

Weitere Services

• Vertragsmanagement
  • Mit einem Klick auf die Kachel “Vertragsmanagement” öffnet sich das Verzeichnis für Auszubildende (sofern der Nutzer die Berechtigung “Antragsteller” oder “Administrator” besitzt).
  • Erstellen Sie die Verträge bequem über das Online-Formular und reichen diese über das System zur Freigabe und zur späteren Registrierung ein.
  • Ernennen Sie neue Ausbilder oder stellen Sie einen Antrag für einen weiteren Ausbildungsberuf.
  • Erstellen Sie zum Beispiel Änderungen oder Auflösungen von Verträgen und reichen diese digtal ein.

Ausbilder an- und abmelden

Ausbilder anmelden/ Neuen Beruf hinzufügen

• Öffnen Sie das ASTA-Infocenter und wählen Sie auf die Kachel „Vertragsmanagement“ aus.
• Klicken Sie auf die blaue Kugel mit dem Burgermenü unten rechts.
• Wählen Sie „Neuer Ausbilder/Neuer Beruf“ aus, um einen Ausbilder anzumelden oder einen neuen Beruf hinzufügen.
• Füllen Sie die Felder im Formular vollständig aus und senden Sie die Informationen inkl. der benötigten Unterlagen über den Button "Einreichen" an die IHK Aachen.
• Ein Mitarbeiter der IHK wird Ihre Anmeldung bzw. Ihre Voraussetzungen für den neuen Ausbildungsberuf prüfen.
• Sie werden anschließend per E-Mail informiert.

Ausbilder abmelden

• Öffnen Sie das ASTA-Infocenter und klicken Sie auf die Kachel „Übersicht Ausbilder:Innen“.
• Bestätigen Sie den Button „Suche“, um die Datenbank Ihrer angelegten Ausbilder anzeigen zu lassen.
• Wählen Sie die gewünschte Person aus und klicken Sie auf die drei Punkte unten rechts, um den Ausbilder abzumelden.
• Füllen Sie die Felder im Formular vollständig aus und senden Sie die Abmeldung über den Button an die IHK Aachen.
• Ein Mitarbeiter der IHK wird Ihre Abmeldung prüfen.
• Bei erfolgreicher Abmeldung erhalten Sie eine E-Mail.

Die Module Azubi-Infocenter und Online-Prüfungsanmeldungen führt die IHK Aachen zu einem späteren Zeitpunkt ein.