IHK24
Informationen zum Datenschutz: Vollversammlungswahl 2023
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Vorbereitung und Durchführung der Vollversammlungswahl 2023 der Industrie- und Handelskammer Ulm (IHK Ulm). Hierbei handelt es sich um die Wahl der Mitglieder der IHK-Vollversammlung. Die IHK Ulm verarbeitet Ihre Daten, wenn Sie zu folgenden Kategorien von Personen gehören:
- Wahlberechtigtes Mitgliedsunternehmen (IHK-zugehöriges Mitgliedsunternehmen einschließlich Wahlausübungsberechtigten)
- Kandidierende für die IHK-Vollversammlung
- Besonders bestellte Bevollmächtigte i.S.v. § 4 Absatz 1 Wahlordnung der IHK Ulm (WahlO)
- Mitglieder des Wahlausschusses
2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten
Die für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist die IHK Ulm, Olgastraße 95-101, 89073 Ulm, E-Mail: info@ulm.ihk.de, Telefon: +49 731 173-0. Sie erreichen den behördlichen Datenschutzbeauftragten telefonisch unter +49 731 173-159 sowie per E-Mail an datenschutz@ulm.ihk.de.
3. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Zwecke:
Vorbereitung und Durchführung der Wahl zur Vollversammlung 2023 der IHK Ulm.
Vorbereitung und Durchführung der Wahl zur Vollversammlung 2023 der IHK Ulm.
Rechtsgrundlagen:
- Vorbereitung (z. B. Datencheck zur Prüfung des Wirtschaftszweigschwergewichts im Vorgriff auf eine Eingruppierung in die richtige Wahlgruppe) und Durchführung der Wahl der IHK-Vollversammlung (§ 5 IHK-Gesetz i. V. m. WahlO)
- Wahlberechtigte Mitgliedsunternehmen (§ 5 Abs. 1, 2 IHKG, § 5 Abs. 4 IHKG in Verbindung mit §§ 3, 4, 6, 7, 9, 12, 13 der WahlO)
- Kandidierende (§ 5 Abs. 1 IHKG, § 5 Abs. 4 IHKG in Verbindung mit §§ 4, 5, 10, 11, 13, 17, 20 der WahlO)
- Wahlausschussmitglieder (§ 5 Abs. 4 IHKG in Verbindung mit §§ 7, 8, 9, 18, 19, 20 der WahlO)
- Bekanntmachungen (§ 5 Abs. 4 IHKG in Verbindung mit §§ 9, 10, 20, 23, 24 der WahlO)
- Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO der Kandidierenden für die Verarbeitung und Veröffentlichung von Fotos, der Daten des IHK-zugehörigen Unternehmens und eines Wahlstatements
Datenverarbeitung:
§ 5 Abs. 2, 3 IHK-Gesetz, WahlO, dort insbesondere §§ 3, 4, 5, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 17, 20, 23 WahlO.
§ 5 Abs. 2, 3 IHK-Gesetz, WahlO, dort insbesondere §§ 3, 4, 5, 6, 8, 10, 11, 12, 13, 17, 20, 23 WahlO.
4. Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Die IHK Ulm verarbeitet folgende personenbezogene Daten von Ihnen:
- Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen einschließlich ihrer Wahlausübungsberechtigten
- Daten der Kandidierenden für die IHK-Vollversammlung
- Daten der besonders bestellten Bevollmächtigten i.S.v. § 4 Absatz 1 WahlO
- Daten der Mitglieder des Wahlausschusses
5. Quelle der Daten
a) IHK-zugehörige Unternehmen
Die IHKs bekommen in der Regel bei IHK-zugehörigen Unternehmen die Daten der Gewerbemeldung von der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 S. 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO).
Ferner erhalten IHKs Finanzamtsdaten zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO).
Die IHKs bekommen in der Regel bei IHK-zugehörigen Unternehmen die Daten der Gewerbemeldung von der für den Betriebssitz zuständigen Gemeinde. Die Übermittlungsbefugnis der Gewerbeämter ergibt sich aus § 14 Abs. 8 S. 1 Nr. 1 der Gewerbeordnung (GewO).
Ferner erhalten IHKs Finanzamtsdaten zu einer gewerbesteuerlichen Tätigkeit von den Finanzbehörden. Die Übermittlungsbefugnis der Finanzbehörden ergibt sich aus § 31 Abgabenordnung (AO).
b) Daten der Kandidierenden
Diese Daten erhält die IHK direkt von den Kandidierenden für die IHK-Vollversammlung, § 14 Abs. 2 WahlO.
Diese Daten erhält die IHK direkt von den Kandidierenden für die IHK-Vollversammlung, § 14 Abs. 2 WahlO.
c) Mitglieder im Wahlausschuss
Externe können in folgender Funktion bei der Durchführung der Wahl mitwirken:
Wahlausschuss, § 7 Abs. 1 WahlO. Die Vollversammlung hat auf Vorschlag des Präsidiums den Wahlausschuss gewählt und die sechs Mitglieder des Wahlausschusses ernannt.
Externe können in folgender Funktion bei der Durchführung der Wahl mitwirken:
Wahlausschuss, § 7 Abs. 1 WahlO. Die Vollversammlung hat auf Vorschlag des Präsidiums den Wahlausschuss gewählt und die sechs Mitglieder des Wahlausschusses ernannt.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Daten der IHK-zugehörigen Unternehmen
- Auftragsverarbeiter auf der Grundlage einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) (Generalunternehmer IHK-Wahl 2023 und Subunternehmer, Druck- und Versanddienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister, Werbeagenturen, u.a.)
- Mitglieder des Wahlausschusses
- Wählerlisten (Liste der Wahlberechtigten)
Einsichtsrecht
Datenkranz: Name, Firma, Anschrift, Identnummer, Wirtschaftszweig, Wahlgruppe und Wahlbezirk der Wahlberechtigten, § 8 Abs.1 WahlO.
Datenkranz: Name, Firma, Anschrift, Identnummer, Wirtschaftszweig, Wahlgruppe und Wahlbezirk der Wahlberechtigten, § 8 Abs.1 WahlO.
Einsichtsberechtigt (§ 8 Abs. 3 IHK-Wahlordnung):
- sind die Wahlberechtigten oder ihre Bevollmächtigten.
- Die Einsichtnahme beschränkt sich hierbei auf die jeweilige Wahlgruppe und den Wahlbezirk und
- ist begrenzt auf die Zeit der Auslegung (5 Arbeitstage)
Zweck:
Überprüfung der eigenen Eintragung und der Zuordnung zu einer Wahlgruppe, im Vorgriff auf einen Einspruch gegen die Zuordnung zu einer Wahlgruppe; Information über Unternehmen der eigenen Wahlgruppe im Vorgriff auf eine mögliche Kandidatur.
Überprüfung der eigenen Eintragung und der Zuordnung zu einer Wahlgruppe, im Vorgriff auf einen Einspruch gegen die Zuordnung zu einer Wahlgruppe; Information über Unternehmen der eigenen Wahlgruppe im Vorgriff auf eine mögliche Kandidatur.
Daten zur Wahlwerbung
Ausschließlich an vom Wahlausschuss geprüfte Kandidierende oder deren Bevollmächtigte nach Abgabe einer datenschutzrechtlichen Verpflichtung; ausschließlich zur Wahlwerbung erhalten Kandidierende Name, Firma, Anschrift, Emailadresse und Wirtschaftszweig von Wahlberechtigten der eigenen Wahlgruppe und des eigenen Wahlbezirks übermittelt, § 8 Abs. 6 WahlO. Die Kandidierenden und deren Bevollmächtigte haben sich schriftlich zu verpflichten, die übermittelten Daten ausschließlich für Wahlzwecke zu nutzen und sie spätestens nach der Wahl unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten, § 8 Abs. 6 WahlO.
Ausschließlich an vom Wahlausschuss geprüfte Kandidierende oder deren Bevollmächtigte nach Abgabe einer datenschutzrechtlichen Verpflichtung; ausschließlich zur Wahlwerbung erhalten Kandidierende Name, Firma, Anschrift, Emailadresse und Wirtschaftszweig von Wahlberechtigten der eigenen Wahlgruppe und des eigenen Wahlbezirks übermittelt, § 8 Abs. 6 WahlO. Die Kandidierenden und deren Bevollmächtigte haben sich schriftlich zu verpflichten, die übermittelten Daten ausschließlich für Wahlzwecke zu nutzen und sie spätestens nach der Wahl unverzüglich zu löschen bzw. zu vernichten, § 8 Abs. 6 WahlO.
Datenkranz:
Name, Firma, Anschrift, Emailadresse und Wirtschaftszweig von Wahlberechtigten der eigenen Wahlgruppe und des eigenen Wahlbezirks, §8 Abs. 6 WahlO.
Name, Firma, Anschrift, Emailadresse und Wirtschaftszweig von Wahlberechtigten der eigenen Wahlgruppe und des eigenen Wahlbezirks, §8 Abs. 6 WahlO.
Zweck:
An Kandidierende oder deren Bevollmächtigte ausschließlich zum Zwecke der Wahlwerbung.
An Kandidierende oder deren Bevollmächtigte ausschließlich zum Zwecke der Wahlwerbung.
Daten der Kandidierenden für die Wahl zur IHK-Vollversammlung
Datenkranz:
Pflichtangaben nach § 10 Abs. 2 WahlO: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens und dessen Anschrift
sowie ggf. dessen Wirtschaftszweig/Branche und Betriebsgrößenklasse
Freiwillige Angaben: Kandidierenden-Fotos und Wahlstatement
Pflichtangaben nach § 10 Abs. 2 WahlO: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens und dessen Anschrift
sowie ggf. dessen Wirtschaftszweig/Branche und Betriebsgrößenklasse
Freiwillige Angaben: Kandidierenden-Fotos und Wahlstatement
Bekanntmachung und Veröffentlichung der Kandidierenden für die Wahl zur IHK-Vollversammlung nach § 24 i.V.m. § 10 Abs. 6 WahlO:
Familienname, Vorname, Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens sowie Kreiszuordnung, Wirtschaftszweig/Branche und Betriebsgrößenklasse, soweit dies im Wahlbezirk der jeweiligen Wahlgruppe gemäß § 6 Abs. 5 WahlO ein zu berücksichtigendes Kriterium ist – sowie ggf. vom Wahlausschuss beschlossene ergänzende Angaben im Internet auf der Webseite der IHK Ulm www.ihk.de/ulm.
Familienname, Vorname, Funktion im Unternehmen, Bezeichnung des IHK-zugehörigen Unternehmens sowie Kreiszuordnung, Wirtschaftszweig/Branche und Betriebsgrößenklasse, soweit dies im Wahlbezirk der jeweiligen Wahlgruppe gemäß § 6 Abs. 5 WahlO ein zu berücksichtigendes Kriterium ist – sowie ggf. vom Wahlausschuss beschlossene ergänzende Angaben im Internet auf der Webseite der IHK Ulm www.ihk.de/ulm.
Mitglieder des Wahlausschusses, die auf Vorschlag des Präsidiums von der Vollversammlung ernannt wurden
Bekanntgabe in den Beschlussvorlagen zur und in der Sitzung der IHK-Vollversammlung, in der der Wahlausschuss gewählt wird und die Mitglieder des Wahlausschusses ernannt werden, § 7 WahlO und im Magazin „Die Wirtschaft zwischen Alb und Bodensee“.
Bekanntgabe in den Beschlussvorlagen zur und in der Sitzung der IHK-Vollversammlung, in der der Wahlausschuss gewählt wird und die Mitglieder des Wahlausschusses ernannt werden, § 7 WahlO und im Magazin „Die Wirtschaft zwischen Alb und Bodensee“.
7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.
8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Alle Wahlunterlagen sind mindestens ein Jahr, gerechnet ab Ablauf der Einspruchsfrist, aufzubewahren. Anschließend sind Wahlscheine, Stimmzettel, Umschläge, Wählerlisten zu vernichten bzw. zu löschen. Die übrigen Wahlunterlagen sind, sofern nichts anderes bestimmt ist, bis zum Ende der übernächsten Wahlperiode aufzubewahren, § 24 Abs. 2 WahlO.
Datenübermittlung zur Wahlwerbung:
Lösch- bzw. Vernichtungspflicht derjenigen Kandidierenden und deren Bevollmächtigten, die Daten zur Wahlwerbung erhalten haben, bis spätestens nach der Wahl, § 8 Abs. 6 S. 2 WahlO.
Lösch- bzw. Vernichtungspflicht derjenigen Kandidierenden und deren Bevollmächtigten, die Daten zur Wahlwerbung erhalten haben, bis spätestens nach der Wahl, § 8 Abs. 6 S. 2 WahlO.
Basiert eine Datenverarbeitung auf einer Einwilligung (z.B. Bildveröffentlichung im Internet), so erfolgt die Datenlöschung mit Widerruf der Einwilligung.
9. Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: Baden-Württembergischen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart, Tel.: 0711 61 55 41-0, E-Mail:
poststelle@lfdi.bwl.de.
Ausnahmen – Wahlspezifische Regelungen
Soweit personenbezogene Daten in den Wählerlisten enthalten sind,
gilt:
- Es besteht kein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 Abs. 1 lit c) DSGVO
- Es besteht keine Mitteilungspflicht gemäß Art. 19 S. 2 DSGVO
- Es besteht kein Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO
- Das Recht auf Erhalt einer Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO wird dadurch erfüllt, dass die betroffene Person Einsicht in die Wählerlisten gemäß § 9 WahlO nehmen kann.
Soweit personenbezogene Daten in der Kandidatenliste enthalten sind, gilt:
Es besteht kein Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs.1 DSGVO.
Soweit personenbezogene Daten in den Wählerlisten enthalten sind,
gilt:
- Es besteht kein Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 Abs. 1 lit c) DSGVO
- Es besteht keine Mitteilungspflicht gemäß Art. 19 S. 2 DSGVO
- Es besteht kein Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO
- Das Recht auf Erhalt einer Kopie nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO wird dadurch erfüllt, dass die betroffene Person Einsicht in die Wählerlisten gemäß § 9 WahlO nehmen kann.
Soweit personenbezogene Daten in der Kandidatenliste enthalten sind, gilt:
Es besteht kein Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 Abs.1 DSGVO.
10. Widerrufsrecht bei Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Ulm durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.