Anforderungen an die Kassenführung

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel.

Die Kasse muss geschützt und ordentlich geführt sein

Seit der Einführung des sogenannten “Kassengesetzes”, Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016, müssen digitale Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Durch die TSE sind Veränderungen der Kassendaten sichtbar und dokumentiert.
Die TSE ist seit dem 1. Januar 2020 verpflichtend. Am 31. Dezember 2022 endete die Übergangsregelung für Kassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft und nicht aufgerüstet wurden.
Das “Kassengesetz” berechtigt die Finanzverwaltung unangekündigt zur Kassen-Nachschau. Der Kassen-Nachschau unterliegen alle Kassensysteme: elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte u. a. sowie die offenen Ladenkassen.
Eine nicht ordnungsgemäß geführte Kasse bedeutet den Verlust der Ordnungsmäßigkeit der gesamten Buchführung.

Was gilt im Einzelnen?

Verpflichtung zur Führung einer Kasse bzw. eines Kassenbuches

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute, aber auch Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro beziehungsweise mehr als 800.000 Euro Umsatz.
Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung, sog. § 4 Abs. 3 - Rechner, ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist aber auch hier eine Einzelaufzeichnung, die in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen Einnahmen-Überschussrechner allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Regeln und Formen der Kassenführung

Die gesetzlichen Regelungen sehen nach wie vor keine Festlegung hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach aktueller Rechtslage nicht. Der Steuerpflichtige kann sich frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrier- beziehungsweise PC-Kasse verwenden möchte. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufgezeichnet werden.

Offene Ladenkasse

Die offene Ladenkasse funktioniert ohne technische Unterstützung und wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.

Beispiel eines Kassenberichtes

Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen
Bei Bareinnahmen und -ausgaben gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht, die nunmehr gesetzlich fixiert ist. Da sich diese jedoch “im Rahmen des Zumutbaren” bewegen muss, kann hierauf insbesondere bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verzichtet werden.

Registrier- beziehungsweise PC-Kassen

Hinsichtlich des Einsatzes elektronischer Registrierkassen hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten.
  • Seit dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden. Es gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Aus Gründen der Praktikabilität können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.
  • Die Einzelaufzeichnungspflicht besagt außerdem, dass jeder Verkaufsvorgang detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden muss – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • Daneben gibt es eine Meldepflicht an das zuständige Finanzamt bezüglich der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme. Diese Meldepflicht ist ab dem 1. Januar 2025 elektronisch über “Mein Elster“ und der ERiC Schnittstelle möglich. Unternehmen müssen bis zum 31. Juli 2025 alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, elektronisch melden. Für elektronische Aufzeichnungssysteme, die nach dem 1. Juli 2025 angeschafft werden, muss die Meldung innerhalb eines Monats erfolgen. Diese Meldepflicht gilt auch bei der Außerbetriebnahme.
  • 2018 wurde die sog. Kassennachschau eingeführt.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
  • Die Aufbewahrungsdauer beträgt regelmäßig zehn Jahre, wobei eine Verlängerung insbesondere durch eine Betriebsprüfung eintreten kann.

Kassennachschau

Zur Prüfung der ordnungsgemäßen Aufzeichnung und Buchung von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsgemäßen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann nach § 146b AO durch einen Mitarbeiter der Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung, während der üblichen Geschäftszeiten eine sogenannte Kassennachschau durchgeführt werden, um einen möglichen Steuerbetrug zeitnah aufklären zu können.
Bei dieser Nachschau müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (ggf. elektronisch) vorgelegt werden. Sollten im Kassensystem Einzelumsätze nicht gespeichert sein oder dem Prüfer Ungereimtheiten auffallen, kann der Kassenprüfer vor Ort eine Betriebsprüfung einleiten. Es können Geldbußen von bis zu 25.000 Euro drohen.

Folgen fehlerhafter Kassenführung

Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, das heißt ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu in der Regel nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern. Liegt jedoch ein materieller Mangel vor – beispielsweise unvollständiges Verbuchen von Einnahmen – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung) nach § 162 AO.
Stand: Juli 2025