Mut zum Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Allerdings hauptsächlich zur Erzeugung von Text, Sprache, Bildern oder Code, wobei die häufigsten Einsatzbereiche Marketing und Vertrieb sind. Gut nachvollziehbar, denn Angebote wie ChatGPT bieten schnelle Anwendung ohne großes Know-how. Entsprechend niedrig ist die Hemmschwelle zur Nutzung. Diese Erkenntnis sollte KMUs dazu motivieren, weitere, zunächst einfache Einsatzgebiete für KI zu evaluieren.

Diese Ansicht vertreten auch Manuel Heine, Geschäftsführer der ETL Bodensee IT-Service GmbH, und Robin Traub, Wirtschaftsprüfer und Geschäftsführer der ETL Friedrichshafen Steuerberatungs GmbH, beides Unternehmen der ETL Bodensee Gruppe. Die Wirtschaftsberatungsgruppe mit drei Standorten ist spezialisiert auf Steuer- und Rechtsberatung, Wirtschaftsprüfung und Unternehmensberatung sowie IT-Dienstleistungen. „Wir arbeiten mit Mandanten, deren Unternehmen manchmal in der fünften Generation geführt werden. Da gibt es Ängste, Dinge anders zu machen als bisher“, berichtet Robin Traub. „Wer sich aber auf Neues einlässt, der erkennt, dass KI viel Entlastung bringt. Sie übernimmt monotone, repetitive Aufgaben und langwierige Recherchen. Damit bleibt Zeit für eine beurteilende Tätigkeit. Wir empfehlen, mit einfachen Anwendungen zu beginnen, das fördert die Akzeptanz. Komplizierte Anwendungen brauchen mehr Zeit, und der Erfolg ist erst später sichtbar. Das löst dann möglicherweise Ablehnung aus.“ Manuel Heine pflichtet dem bei: „Es ist wie beim Kauf eines neuen Autos: Zuerst ist alles ungewohnt, wenn man sich aber daran gewöhnt hat, dann kommt die Freude.“ Als Beispiel für den einfachen Einsatz von KI führen beide die Nutzung von Chatbots oder Voicebots an – jene textbasierten Dialogsysteme oder jene Sprachdialogsysteme, die den Anrufer am Telefon nach seinem Anliegen fragen, mit dem richtigen Sachbearbeiter verbinden oder Nachrichten speichern und per E-Mail weiterleiten. „Es ist uns ein Anliegen, unsere Mandanten bei der Implementierung von KI-Lösungen zu beraten und zu unterstützen“, sagt Heine.

Darüber hinaus behalte man stets die Datenkonformität der KI im Auge, so Heine weiter. Darunter verstehe man die Klärung, wo die erfassten Daten verarbeitet werden, denn es besteht die Gefahr, dass sensible Informationen aus dem Unternehmen, die nicht für die Allgemeinheit bestimmt sind, öffentlich werden. „Wir sorgen dafür, dass solche schutzwürdigen Daten und Informationen in einem geschützten Bereich bleiben“, fasst Traub zusammen. „Bei der Nutzung von ChatGPT zum Beispiel ist diese Konformität nicht gegeben, denn die eingegebenen Daten werden im Ausland verarbeitet und entziehen sich jeder weiteren Kontrolle.“ Im Rahmen der Unternehmensberatung werden mit den Mandanten auf Wunsch auch kompliziertere KI-Projekte begleitet, die allerdings eine grundlegende Digitalisierung und Vernetzung aller Unternehmensbereiche erfordern. „In solchen Fällen unterstützen wir den Mandanten, analysieren seine Bedürfnisse, ermitteln die passende, datenkonforme KI, begleiten die Implementierung und schulen die Mitarbeiter“, erzählt Heine und Traub fügt hinzu: „KI muss Teil der täglichen Arbeit werden, sonst verpufft ihr Nutzen. KI ist aber auch kein Einmalprojekt. Die Entwicklungen gehen weiter, und es sind ständige Optimierungen erforderlich, um dauerhaft von KI zu profitieren. Man sollte deshalb heute damit anfangen, sonst ist der Zug abgefahren und Unternehmer haben das Nachsehen.“

Genau aus diesem Grund beschäftigt sich die FPT Robotik GmbH & Co. KG in Amtzell mit dem Thema KI. Das Unternehmen entwickelt mit 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern maßgeschneiderte Robotik- und Automatisierungssysteme sowie komplette Fertigungs- und Intralogistikanlagen. „KI hat den größten technologischen Wandel angestoßen, den wir in diesem Jahrzehnt erleben werden“, ist Geschäftsführer Tim Spiering überzeugt.

„Es ist eine weltweite Entwicklung, und wir wollen vorne mit dabei sein. Man muss als Unternehmer offen sein für alles. Deshalb prüfen wir für uns, wo wir KI einsetzen können.“ Um diesem Ziel gerecht zu werden, wurde ein KI-Arbeitskreis mit Mitarbeitenden aus jedem Geschäftsbereich gebildet. „Im KI-Arbeitskreis fördern wir gezielt den fachlichen Austausch rund um Künstliche Intelligenz – nicht nur mit anderen Unternehmen, sondern auch mit Universitäten und Hochschulen“, erläutert Ralf Scheyerle, Architekt Software & KI-Lösungen. Es gehe dabei nicht um konkrete Projekte, sondern um den Abgleich unterschiedlicher Perspektiven und Denkansätze, um die dynamischen Entwicklungen besser einschätzen zu können. Grundidee sei es auch, Multiplikatoren im Unternehmen zu generieren, die offen für KI sind und Vorschläge für deren Einsatz machen. Die Motivation der Mitarbeitenden erachtet Spiering für essenziell: „Zum Einsatz von KI sollte niemand gezwungen werden. Es ist wichtig, die Mitarbeiter einzubinden, sie zu fragen, wo sie Entlastung brauchen. Dann werden die Rahmenbedingungen geprüft, wie beispielsweise verfügbare Daten, die Gesetzeskonformität hinsichtlich DSGVO und EU AI Act und schließlich die Einbindung der KI für optimalen Erfolg.“

Ralf Scheyerle berichtet vom erfolgreichen Einsatz sogenannter KI-Agenten. „Wir definieren KI-Agenten als Helfer, die in einem festgelegten Arbeitsbereich die tägliche Arbeit erleichtern. Sie können zum Beispiel Recherchen übernehmen, repetitive Aufgaben erledigen und große Datenmengen analysieren. Auf diese Weise kann die Arbeitseffizienz deutlich verbessert werden.“ Spiering merkt dazu an, dass man die KI-Agenten wie einen Mitarbeiter mit Stärken und Schwächen betrachte, der jedoch auf seine Stärken programmiert wurde. So könne er Fragen im unternehmensrelevanten Kontext beantworten. „Die Vorteile dürfen aber nicht über Schwächen hinwegtäuschen“, mahnt Spiering. „KI denkt sich mitunter auch etwas aus. Deshalb sollte man Kontrollen einbauen, etwa bei Textrecherchen die Forderung nach Quellenangaben.“ Bei der Auswahl der KI wird auf die Bevorzugung von Modellen, die Daten innerhalb der EU verarbeiten, geachtet. Darüber hinaus werden sensible Daten nicht auf externen Servern, sondern nur in der eigenen digitalen Umgebung verarbeitet. Spiering ist sich sicher: „Die KI-Technologien entwickeln sich rasend schnell weiter. Es ist Aufgabe der Unternehmensleitung, aktuell zu bleiben. Unser Ziel ist es, bis Ende 2026 die Nutzung unserer KI-Agenten zu verzehnfachen.“

Ebenso ambitionierte Ziele im Hinblick auf den Einsatz von KI hat Stefan Halder. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der Erwin Halder KG in Achstetten-Bronnen. Mit rund 220 Mitarbeitenden werden standardisierte Normteile, Luftfahrtprodukte sowie hochwertige Handwerkzeuge entwickelt und gefertigt. Das Unternehmen erarbeitete gemeinsam mit dem Transferzentrum für Digitalisierung, Analytics & Data Science Ulm, kurz DASU, ein Projekt zur KI-gestützten Angebotsbewertung (mehr zum DASU im Kasten auf S. 28). Dafür gab es einen guten Grund: „Wir erstellen jährlich viele tausend Angebote, und nicht alle führen zu einem Auftrag. Um die Erfolgsquote unserer Angebote zu erhöhen, fassen wir bei den Kunden persönlich nach, haben dafür aber nur begrenzte personelle Ressourcen“, so Halder. „Aus diesem Grund brauchen wir ein Tool, mit welchem wir die Auftragswahrscheinlichkeit ermitteln können. Auf der Basis bisheriger Angebots- und Auftragsverläufe ermittelt die KI zusätzlich, ob einem Kunden eher der Preis oder der Liefertermin wichtiger ist. Entsprechend kann das Angebot noch angepasst werden, um die Auftragswahrscheinlichkeit zu erhöhen.“ Patrick Treder, Vertriebsleiter Normteile, resümiert: „Unser finales Ziel ist es, die Erfolgsquote unserer Angebote durch eine solche Anpassung und durch ein zielgerichtetes Nachfassen zu erhöhen. Die KI entwickelt sich selbst weiter, sie lernt aus den Erfolgen und Misserfolgen. Auf diese Weise können wir zukünftig genauer definieren, bei welcher Auftragswahrscheinlichkeit nachgefasst werden soll, denn nicht bei allen Angeboten ist das Nachfassen erfolgversprechend.“ In nur fünf Monaten kam das Tool erfolgreich zum Einsatz. „Wir hatten uns gut vorbereitet“, erzählt Halder. „Zunächst haben wir überlegt, womit die Mitarbeiter unterstützt werden können. Dann haben wir uns bei der IHK Ulm und auf vielen Veranstaltungen zum Thema KI informiert und so Kontakt zum DASU bekommen. Wir haben unsere Idee formuliert, dem DASU vorgestellt und schon im ersten unverbindlichen Gespräch gemeinsame Vorstellungen entwickelt. Nach der Auftragserteilung ging die Entwicklung des Tools und dessen Implementierung ganz schnell und unkompliziert.“ Treder ergänzt: „Für die ersten Tests haben wir die Mitarbeitenden eingebunden. Sie konnten die Funktionsweise und Genauigkeit des Tools prüfen und sich so bereits im Vorfeld mit der KI anfreunden.“ Halder zeigt sich begeistert von der Arbeitsweise des DASUs und schätzt vor allem dessen regionale Nähe: „Ich könnte mir vorstellen, weitere Projekte mit dem DASU anzugehen. Der Einsatz von KI erhöht unsere Effizienz, den Arbeitskomfort und unsere Reaktionszeiten. Ich werde mir die Neugier erhalten und bin gespannt darauf, was in Sachen KI noch kommt.“

Mit derselben Begeisterung widmet sich Matthias Wagner, geschäftsführender Gesellschafter der Wäschekrone GmbH & Co. KG in Laichingen, dem Thema KI. Das Unternehmen bietet ein breites Sortiment an Bett- und Tischwäsche sowie Frottier- und Bettwaren für Hotellerie und Gastronomie. „Wir setzen bereits seit 20 Jahren auf einen hohen Digitalisierungsgrad und wollen mit den Entwicklungen schritthalten. Veränderungen stehen wir positiv gegenüber und sehen sie als Chance“, äußert sich Wagner. „Deshalb haben wir an KI-Workshops des Digitalisierungszentrums Ulm | Alb-Donau | Biberach | Neu-Ulm teilgenommen und dort die Idee für ein KI-Projekt entwickelt, das unsere Bestellmengen und Lagerbestände optimieren soll. Für die Idee haben wir beim finalen Pitch sogar das Preisgeld bekommen und außerdem ein vergünstigtes Darlehen der L-Bank im Rahmen des Förderprogramms Digitalisierungsprämie Plus.“ Gemeinsam mit den Mitarbeitenden wurde eine Nutzwertanalyse durchgeführt, um die Funktionsweise und „Denke“ des erforderlichen KI-Systems zu definieren. Mit einem Softwareanbieter hat Wagner dann geprüft, wie eine neue, bedarfsgerecht entwickelte Software in das bestehende System integriert werden kann. Schon nach zehn Wochen war die KI im Einsatz. Sie berechnet nun die optimalen Bestellmengen und Bestellhäufigkeiten, erfasst die Warenabflüsse und sorgt für einen angepassten Warenbestand. „Wir erkennen bereits deutliche Verbesserungen im Bestellmanagement“, freut sich Wagner. „Der Einkauf ist entlastet, der Vertrieb hat eine bessere Warenverfügbarkeit und die Produktion kann teilweise vorproduzieren, wenn die KI entsprechende Abflüsse errechnet. Damit werden Lieferzeiten verkürzt, was unsere Wettbewerbsfähigkeit stärkt. Für uns als kleineres Unternehmen mit 60 Mitarbeitenden ist es essenziell zu schauen, wo man am besten mit der KI ansetzen kann. Das setzt aber eine Analyse der Abläufe voraus und vor allem die Verfügbarkeit von digitalem Datenmaterial. Auch gilt es, das Interesse und Verständnis der Kollegen für KI zu wecken. Wir werden uns weiter mit KI befassen, mit Neugier und offenem Denken.“ Und so hat Wagner bereits den nächsten Schritt eingeleitet, um mit KI seine Mitarbeitenden zu unterstützen. Ein nach DSGVO-Maßgabe entwickeltes Voicebot-System eines deutschen Anbieters übernimmt in Zukunft die Funktion der Telefonzentrale und soll einfache Auskünfte erteilen. Der Bot soll außerdem Anliegen wie zum Beispiel unkomplizierte Bestellungen per E-Mail oder Stimme im ERP-System (Enterprise Resource Planning-System) erfassen.

Interessante Vorgehensweisen technikoffener Unternehmer, die durchaus Mut machen, sich mit dem Ausbau der Digitalisierung im Unternehmen und dem Einsatz von KI zu beschäftigen. Die Vorteile sind klar erkennbar – und es besteht ein vielfältiges regionales Unterstützungs- und Förderangebot für Unternehmen.

Dipl.-Wirt.-Ing. Birgit Mann ist Wirtschaftsingenieur Kommunikationstechnik und Inhaberin der Team-Entlastung PR Blaubeuren