Entsendung von Mitarbeitern nach Italien

Vorbemerkung

Allgemeine Informationen zum Thema Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland finden Sie in diesem Artikel.

Mit einigen Wochen Verspätung, wurde am 15. September 2020 die Richtlinie (EU) 2018/957 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 28. Juni 2018 zur Änderung der Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen ins italienische Recht umgesetzt. Das abgeänderte Entsendegesetz gilt seit dem 30.September 2020.

Die somit eingeführten Änderungen beziehen sich insbesondere auf

die im Rahmen der Entsendung anzuwendenden italienischen Arbeitsbedingungen
die Gleichbehandlung der Arbeitnehmer bei langfristigen Entsendungen (12-18 Monate)
die direkte und indirekte Arbeitnehmerüberlassung

Weitere Informationen zum italienischen Entsendegesetz finden Sie in einem Merkblatt der AHK Italien, welches kostenlos über die Webseite angefordert werden kann.

Meldepflicht der Entsendung

Nach dem italienischen Arbeitnehmerentsendegesetz bestehen folgende Meldepflichten:

Unternehmen, die im Rahmen der Dienstleistungserbringung einen oder mehrere Arbeitnehmer zugunsten eines anderen Unternehmens (aus demselben Konzern, einer anderen Produktionsstätte oder eines Drittunternehmens) nach Italien entsenden. Voraussetzung ist hierbei, dass das Arbeitsverhältnis zwischen Entsendeunternehmen und Arbeitnehmer während des Entsendungszeitraumes bestehen bleibt.
Arbeitnehmerüberlassungsgesellschaften, die in Italien ansässigen Entleihern bzw. italienischen Produktionsstätten Leiharbeitnehmer überlassen.
Straßentransportunternehmen, die in Italien Kabotagebeförderungen durchführen.

Durch das neue Entsendegesetz wurde festgesetzt, dass die Entsendung eines Arbeitnehmers vom entsendenden Unternehmen beim italienischen Arbeitsministerium spätestens bis um 24:00 Uhr des dem ersten Entsendetag in Italien vorausgehenden Tages vorab gemeldet werden muss. Die Vorabmeldung kann in elektronischer Form über das Internetportal des italienischen Arbeitsministeriums vorgenommen werden.

Unternehmen sind darüber hinaus auch verpflichtet für die Zeit der Entsendung bestimmte italienische Sozial- und Arbeitsbestimmungen einzuhalten.

Italienische Arbeitsbedingungen

Durch das neue italienische Arbeitnehmer-Entsendegesetz wurden neue Verpflichtungen eingeführt. Zum einen wurde festgelegt, dass das Arbeitsverhältnis zwischen dem im Ausland ansässigen Arbeitgeber und seinen nach Italien entsandten Arbeitnehmern den italienischen Arbeitsbedingungen unterliegt. Als "Arbeitsbedingungen" werden hier die gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorschriften in Bezug auf:

die Höchstarbeitszeit und die Mindestruhezeit
bezahlter Mindestjahresurlaub
Mindestlöhne, inklusive Überstundenvergütung
Vorübergehende Arbeitnehmerüberlassung
Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz
Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit den Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen von Schwangeren und Wöchnerinnen, Kinder und Jugendlichen
Gleichbehandlung von Männern und Frauen sowie andere Nichtdiskriminierungsbestimmungen

Informationen zu den Arbeitsbedingungen finden Sie auf der Internetseite des italienischen Arbeitsministeriums in italienischer und englischer Sprache. Dort finden Sie auch die branchenspezifischen Tarifverträge, die allerdings nur in italienischer Sprache verfügbar sind.

Ausnahme: Auf Erstmontage- beziehungsweise Einbauarbeiten, die in einem Liefervertrag vorgesehen und unerlässlich für die Inbetriebnahme der gelieferten Güter sind und von qualifizierten oder spezialisierten Arbeitnehmern durchgeführt werden, finden die gesetzlichen und tarifvertraglichen Vorschriften bezüglich bezahlten jährlichen Mindesturlaub sowie Mindestlöhne (inklusive Überstundenvergütung) keine Anwendung, wenn die Dauer der Entsendung acht Tage nicht übersteigt (bestimmte Bauarbeiten sind allerdings von dieser Ausnahme ausgeschlossen). Alle anderen Verpflichtungen bleiben bestehen. Die Entsendung muss also unter anderem auch unter der acht-Tage Schwelle gemeldet werden.

Aufbewahrung von Unterlagen

Die folgenden Unterlagen (samt Kopie in italienischer Sprache - in gedruckter oder elektronischer Form) sind vom Entsendeunternehmen während der Entsendung und darüber hinaus für die Dauer von zwei Jahren nach Beendigung der Entsendung aufzubewahren:

Arbeitsvertrag
Lohnzettel
Stundenzettel, aus denen Anfang, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit hervorgehen
Nachweis über die Zahlung von Gehältern oder gleichwertige Unterlagen
Öffentliche Mitteilung über den Beginn des Arbeitsverhältnisses oder gleichwertige Unterlage
Zertifikat über die anzuwendenden Sozialsicherheitsvorschriften (A1-Bescheinigung)

Für die oben benannte Zeit (während der Entsendung und zwei Jahre nach der Beendigung der Entsendung) ist das entsendende Unternehmen des Weiteren dazu verpflichtet, einen Ansprechpartner mit Zustellungswohnsitz in Italien für den Empfang und die Übersendung der Akten und Dokumente zu beauftragen. Unterbleibt die Beauftragung, wird der Sitz des Leistungsempfängers als Rechtssitz des Entsendeunternehmens behandelt und die Sanktionen (siehe unten) werden verhängt.

Durch das Entsendegesetz wird das entsendende Unternehmen verpflichtet für die Zeit der Entsendung einen vertretungsberechtigten Ansprechpartner zu ernennen, der befugt ist, mit den Sozialpartnern zu verhandeln.

Sanktionen

Die Nichteinhaltung der neu festgesetzten Verpflichtungen ist mit Strafe bedroht. Die Nichtanmeldung einer Entsendung wird mit einer Geldbuße in Höhe von 180 bis 600 Euro pro entsendeten Arbeitnehmer bestraft. Bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten fallen Geldbußen in Höhe von 600 bis 3.600 Euro pro entsendeten Arbeitnehmer an. Werden keine Ansprechpartner ernannt, fallen Geldbußen in Höhe von 2.400 bis 7.200 Euro an. Sie Strafen dürfen nicht höher als 180.000 Euro sein.

Sollte eine Gesamtbeurteilung der zuständigen Behörde das Bestehen einer nicht tatsächlichen (”unechten”) Entsendung ergeben, drohen darüber hinaus Geldbußen sowohl für das Entsendeunternehmen als auch für den Leistungsempfänger in Höhe von 60 Euro pro Mitarbeiter pro Arbeitstag. Letztere Geldbuße darf nicht unter 6.000 Euro und nicht über 60.000 Euro liegen. Diese Strafe wird beiden Unternehmen kumulativ verhängt und zwar sowohl für den Fall, dass das Empfangsunternehmen ein Drittunternehmen ist, als auch für den Fall, dass es sich um eine Tochtergesellschaft oder ein Konzernmitglied des Entsendeunternehmens handelt.

Gerne unterstützt die DEinternational Italia, Dienstleistungsgesellschaft der AHK Italien, deutsch- und englischsprachige Unternehmen bei deren Registrierung auf dem Internetportal des italienischen Arbeitsministeriums, bei der Meldung der Entsendung sowie bei der vorgeschriebenen Übersetzung der notwendigen Unterlagen und steht für die Ernennung als Ansprechpartner zur Verfügung.

der Arbeitnehmer ist EU-Bürger,
der Arbeitnehmer ist in Deutschland aktiv, d.h. er ist bei einem Unternehmen, das gewöhnlich in einem EU-Staat tätig ist, auf dessen Rechnung angestellt. Gewöhnlich heißt, dass das Unternehmen im Mitgliedsstaat seiner Niederlassung eine „nennenswerte Geschäftstätigkeit“ ausübt,
es handelt sich um eine Entsendung (d.h. die Beschäftigung muss im Voraus zeitlich begrenzt sein und die Dauer der Entsendung beträgt maximal 24 Monate),
der Arbeitnehmer löst keinen anderen entsandten Arbeitnehmer vor Ort ab.

Personen, die die genannten Voraussetzungen nicht erfüllen, unterstehen von Anfang an den Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit des EU/EWR-Mitgliedsstaates oder der Schweiz.
Um das Verfahren zu vereinfachen, haben sich die EWR/EU-Mitgliedsstaaten auf die Verwendung eines gemeinsamen Vordruckes geeinigt. Der eingeführte Entsendeausweis (Formular A1) kann vom Arbeitnehmer bei der gesetzlichen Krankenkasse (privat krankenversicherte wenden sich an die Deutsche Rentenversicherung Bund) beantragt werden. Dieser gilt als Nachweis für die Fortgeltung des deutschen Rechts und der deutschen Versicherungspflicht.

Die Bescheinigung sollte früh genug beantragt werden, damit sie bei der Aufnahme der Tätigkeit im Ausland bereits vorliegt. Rechtlich gesehen ist das Formular bei jeder Entsendung, d.h. auch schon bei eintägigen Entsendungen, zu beantragen. Aufgrund der Bearbeitungszeit wird bei kurzfristigen Dienstreisen jedoch häufig darauf verzichtet. Im Bedarfsfall kann das Formular A1 auch nachträglich erteilt werden.

Die bis zum 30. April 2010 geltende EU-Verordnung (EWG) 1408/71 gilt weiterhin für Entsendungen nach Island, Liechtenstein, Norwegen, Grönland und in die Schweiz. Besonders hervorzuheben ist, dass in diesen Ländern eine Entsendung maximal 12 Monate dauern darf. Für die genannten Länder existieren weiterhin die Formulare 101 (Entsendeausweis) und 102 (Verlängerungsantrag).
Einen Vordruck des Formulars A1 für den Arbeitgeber ist auf den Internetseiten der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zu finden.

In Sachen Krankenversicherungsschutz des Mitarbeiters im europäischen Ausland sollten vor der Entsendung die nachfolgenden zwei Punkte berücksichtigt werden:

Kontakt:
Maddalena Dulio
Senior Project Manager – Entsendung
DEinternational Italia
Dienstleistungsgesellschaft der AHK Italien
Tel: +39 02 398009 60
E-Mail: entsendung@ahk.it

Aufenthaltsrechtliche Meldepflichten

Als Staatsangehörige der EU-Mitgliedsstaaten genießen deutsche Arbeitnehmer in Italien Freizügigkeit. Eine gesonderte Aufenthaltserlaubnis ist somit nicht erforderlich. Entsendungen von deutschen Arbeitnehmern nach Italien unterliegen jedoch einer Meldepflicht. Am 26. Dezember 2016 trat das neue italienische Arbeitnehmer-Entsendegesetz in Kraft, das die EU-Entsenderichtlinie (96/71EG) und deren Durchführungsrichtlinie (2014/67/EU) in das italienische Recht umgesetzt hat. Daraus ergeben sich die neuen Meldepflichten für Arbeitgeber aus dem Ausland, die Arbeitnehmer nach Italien entsenden.

Aufenhalt von weniger als drei Monaten

Bei einem Aufenthalt von weniger als drei Monaten bedarf es lediglich einer Aufenthaltserklärung (dichiarazio-ne di presenza), die bei der italienischen Stadt- oder Polizeibehörde unter Vorlage des Personalausweises oder Reisepasses ausgefüllt werden kann. Hierbei müssen die persönlichen Daten des Arbeiters und der Aufenthaltsort in Italien angegeben werden. Die Aufenthaltserklärung ist in mehreren Sprachen bei den zuständigen Behörden erhältlich. Der Arbeiter erhält eine abgestempelte Kopie, die er während seines Aufenthalts mitzuführen und auf Verlangen vorzuzeigen hat. Ein dieser Aufenthaltserklärung steht auf den Internetseiten der Polizia de Stato zur Verfügung.

Aufenthalt von mehr als drei Monaten

Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten gilt die oben benannte Entsenderichtlinie, wonach der Arbeiter bei der zuständigen Einwohnermeldebehörde (ufficio di anagrafe) angemeldet werden muss. Hierbei hat er eine Erklärung in italienischer Sprache des Arbeitgebers vorzulegen, aus der sich ergibt, dass er eine reguläre Arbeitstätigkeit ausübt und hierfür Lohnzahlungen erhält. Eine Kopie des Personalausweises oder Reisepasses wird ebenfalls hinterlegt. Das Einwohnermeldeamt erlässt sodann eine Bescheinigung, aus der sich die ordnungsgemäße Meldung des Arbeiters ergibt.

Für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt sind folgende Unterlagen notwendig:

Antragsformular für die Anmeldung des Wohnsitzes (Residenza)
Fotokopie des Reisepasses oder Personalausweis des Antragstellers und Original, das bei der Antragstellung vorgezeigt werden muss
drei Passbilder
Codice fiscale (italienische Steuernummer)
Arbeitsvertrag mitsamt italienischer Übersetzung
letzte Lohnabrechnung
Angabe zur Unterkunft
Kopie des Reisepasses oder Personalausweis des Firmenvertreters, der unten stehende Erklärung für den Mitarbeiter abgibt
Erklärung der deutschen Firma für jeden einzelnen Mitarbeiter, dass der Antragssteller in der deutschen Firma beschäftigt ist und im Rahmen dieser Tätigkeit von dieser entlohnt und pflichtversichert wird. Anführung des genauen Zeitraumes des Aufenthalts in Italien.

Empfohlener Text: "Es wird hiermit bestätigt, dass Herr/Frau ………………… (Vor- und Nachname des Mitarbeiters) offiziell bei unserer Firma angestellt ist, regelmäßig Gehalt erhält und seine Sozialversicherungsbeiträge in Deutschland abgeführt werden. Darüber hinaus wird Herr/Frau ……………… nach Abschluss der Arbeiten am … nach Deutschland zurückkehren."

Hinweis:
Die Auskünfte wurden mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt, erheben jedoch keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Haftung auf inhaltliche Richtigkeit wird ausgeschlossen.

Stand: August 2023