IHK Ulm
Angaben auf Geschäftsbriefen
Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen die gesetzlichen Vorschriften (§§ 37a, 125a, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG) beachtet werden.
Die Angaben sollen Geschäftspartnern die Möglichkeit geben, sich schon beim Beginn der Geschäftsbeziehung über die wesentlichen Verhältnisse eines Unternehmens zu informieren. Durch die Mitteilung der Handelsregisternummer beispielsweise ist es für einen neuen Geschäftspartner einfacher, sich beim Registergericht Auskünfte über eine Firma einzuholen. Die Vorschriften sollen also helfen, „böse“ Überraschungen zu verringern.
Hier finden Sie die entsprechenden Muster:
- Geschäftsbriefe - Aktiengesellschaft (AG)
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.
Bei den Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.
Für Aktiengesellschaften ist in § 80 Aktiengesetz (AktG) geregelt, dass Aktiengesellschaften auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Angaben machen müssen:- Rechtsform der Gesellschaft (AG)
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRB 50000)
- alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, muss in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben: genaue Adresse, Telefon und Telefax, BIC und IBAN.Pflichtangaben auf Rechnungen
Auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) muss neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angegeben werden.Besonderheiten bei der Liquidation einer AG
Besonderheiten bei einer Aktiengesellschaft in Liquidation:
Befindet sich die Aktiengesellschaft in Liquidation, müssen die vorgenannten Daten gleichfalls angegeben werden. Statt der Vorstandsmitglieder sind alle Liquidatoren mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben.
Auch in der Firmenbezeichnung ist darauf hinzuweisen, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet (z.B. XY AG i.L.).Rechtsfolgen bei Verstößen:
Werden die Vorschriften über Angaben auf Geschäftsbriefen nicht befolgt, so kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - die Vorstandsmitglieder beziehungsweise Abwickler durch Festsetzung eines Zwangsgeldes hierzu anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: November 2024 - GmbH & Co. KG
Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen
Der Begriff „Geschäftsbrief“ ist weit auszulegen. Er umfasst den gesamten externen Schriftwechsel des Gewerbetreibenden an einen bestimmten Empfänger, wie zum Beispiel:- Angebote,
- Bestellscheine,
- Empfangsbestätigungen,
- Preislisten,
- Rechnungen,
- Quittungen.
Auf die Art der Übermittlung kommt es nicht an. Demnach müssen auch E-Mails etc. die Pflichtangaben enthalten.Bestellscheine gelten ausdrücklich als Geschäftsbriefe.Werbesendungen, die nicht an individuell bezeichnete Empfänger adressiert sind (zum Beispiel „an alle Hauseigentümer“) sind keine Geschäftsbriefe. Sofern sie aber konkrete Angebote enthalten, müssen sie nach dem Wettbewerbsrecht zumindest die Firmenbezeichnung und die Anschrift enthalten.In den §§ 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB) ist geregelt, dass Gesellschaften, bei denen - mit Ausnahme der Kommanditisten - kein Gesellschafter eine natürliche Person ist (insbesondere handelt es sich hier um die GmbH & Co. KG und die GmbH & Co. OHG), auf allen individuell adressierten Geschäftsbriefen folgende Daten angeben müssen:- Rechtsform der Gesellschaft (zum Beispiel GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG)
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft (hier die KG oder OHG) in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000)
- Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, d.h. in der Regel der GmbH, die die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben, nicht jedoch der Kommanditisten (zum Beispiel Komplementärin: XYZ GmbH).
Um den Geschäftsverkehr zu erleichtern, empfehlen sich noch weitere Angaben, wie die Postadresse, die Kontoverbindung, die Telefon- und die Telefaxnummer. Der Unternehmer muss außerdem auf Rechnungen (nicht auf sonstigen Geschäftsbriefen) neben den Angaben nach § 14 Abs. 1 Umsatzsatzsteuergesetz (UStG) wahlweise die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die beim Bundeszentralamt für Steuern beantragte und erhaltene Umsatzsteuer-IdNr. angeben.
Ferner müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft die Angaben für die persönlich haftenden Gesellschafter gemacht werden, zu denen die GmbH gemäß § 35a Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) ihrerseits verpflichtet ist, also:- Rechtsform der Gesellschaft
- Sitz der Gesellschaft (zum Beispiel Augsburg)
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (zum Beispiel Amtsgericht Augsburg)
- Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist (zum Beispiel HRA 10000)
- Namen sämtlicher - auch stellvertretender - Geschäftsführer jeweils mit ihrem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
- Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen (nur dann, wenn bei der GmbH ein Aufsichtsrat gebildet wurde und dieser einen Vorsitzenden hat).
- Werden Angaben über das Gesellschaftskapital gemacht, so muss die Höhe des Stammkapitals und der Gesamtbetrag der ausstehenden, noch nicht eingezahlten Einlagen angegeben werden.
Bei den vorgenannten Pflichtangaben sind die Unternehmen in der graphischen Gestaltung frei. Üblicherweise werden aber Rechtsformzusatz, Sitz, Registergericht und Handelsregisternummer in einer Fußleiste („Fußleistenangaben“) und die Firma im Briefkopf platziert.Rechtsfolgen bei Verstößen
Zur Einhaltung der vorgenannten Vorschriften kann das Registergericht – außer im Fall der fehlenden Steuernummer auf Rechnungen - vertretungsberechtigte natürliche Personen der persönlich haftenden Gesellschafter (d.h. Geschäftsführer der GmbH) durch Festsetzung eines Zwangsgeldes anhalten.
Darüber hinaus ist auch denkbar, dass Mitbewerber dies (kostenpflichtig) abmahnen.Muster
Stand: November 2024
.