IHK Ulm

Entsendung Niederlande

Unternehmen außerhalb der Region Ulm finden ihren IHK-Ansprechpartner vor Ort über den bundesweiten IHK-Finder.
Deutsche Unternehmen, die Mitarbeitende vorübergehend in den Niederlanden einsetzen, müssen regelmäßig vor Tätigkeitsbeginn eine Entsendemeldung abgeben. Hinzu kommen arbeitsrechtliche Mindestbedingungen nach niederländischem Recht, Dokumentationspflichten am Einsatzort sowie sozialversicherungsrechtliche Fragen, insbesondere zur A1-Bescheinigung. Bei Einsätzen von Drittstaatsangehörigen und bei grenzüberschreitender Arbeitnehmerüberlassung gelten zusätzliche Anforderungen.

1. Entsendemeldung

Deutsche Unternehmen müssen geschäftliche EInsätze ihrer Mitarbeitenden in den Niederlanden grundsätzlich vor Tätigkeitsbeginn über das Online-Meldeportal des niederländischen Arbeits- und Sozialministeriums anzeigen.
Abgefragt werden dabei unter anderem Angaben
  • zum Unternehmen,
  • zum Auftraggeber (bzw. Dienstleistungsempfänger),
  • zum Einsatzort,
  • zur Dauer des Einsatzes,
  • zu den entsandten Personen und
  • zur sozialversicherungsrechtlichen Einordnung.
Darüber hinaus ist für die Zeit der Entsendung ein Vertreter zu benennen, die als Ansprechpartner für die Behörden in den Niederlanden fungiert.
Auch der Auftraggeber ist in das Verfahren eingebunden. Er muss die Meldung prüfen und Unrichtigkeiten melden; hierfür gilt grundsätzlich eine Frist von spätestens fünf Arbeitstagen nach Beginn des Einsatzes.
Hinweis: Änderungen während des Einsatzes, etwa bei Dauer, Personal oder Einsatzort, müssen im Portal nachgemeldet werden. Der Auftraggeber prüft dann die geänderte Meldung erneut.
Am niederländischen Einsatzort müssen zudem bestimmte Unterlagen in Papierform oder unmittelbar digital verfügbar sein. Dazu gehören insbesondere:
  • Arbeitsverträge,
  • Lohnabrechnungen,
  • Arbeitszeitübersichten / Timesheets,
  • A1-Bescheinigungen,
  • Nachweise über die Lohnzahlung.

2. Ausnahmen von der Meldepflicht

Nicht jede vorübergehende Tätigkeit löst eine reguläre Meldepflicht aus. Die niederländischen Behörden unterscheiden insbesondere zwischen gelegentlichen ausgenommenen Tätigkeiten, Sonderregeln für bestimmte Sektoren und der Jahresmeldung.

a) Ausgenommene Tätigkeiten

Eine reguläre Einzelmeldung ist insbesondere in folgenden Fällen entbehrlich:
  • Erstmontage oder Erstinstallation gelieferter Waren:
    Die Arbeiten müssen von hierzu qualifizierten oder spezialisierten Arbeitnehmern ausgeführt werden, ein wesentlicher Bestandteil des Liefervertrags und für die Inbetriebnahme der Ware erforderlich sein. Sie dürfen nicht länger als 8 Tage dauern und nicht dem Bausektor zuzuordnen sein.
  • Reparaturen oder Notfallwartungen an gelieferten Anlagen:
    Gilt nur, wenn die Anlage durch den Entsender bereitgstellt wurde. Erfasst auch die Installation und Anpassung von Software. Voraussetzung ist, dass die Anwesenheit der Arbeitnehmenden für diese Arbeiten erforderlich ist. Der Aufenthalt darf höchstens 12 aufeinanderfolgende Wochen innerhalb eines Zeitraums von 36 Wochen betragen.
  • Geschäftsbesprechungen oder Vertragsunterzeichnungen:
    Umfasst Besprechungen und Verhandlungen ohne Dienstleistungscharakter. Der Aufenthalt darf höchstens 13 Wochen innerhalb eines Zeitraums von 52 Wochen betragen.
  • Sonstige Ausnahmen:
    Auslandskorrepondierende; Lehrende, Forschende und Teilnehmende an Lehr- und Forschungsveranstaltungen im Hochschulbereich; Teilnehemende an Sportwettbewerben mit Begleitpersonal, Kunstschaffende und Musizierende mit Begleitpersonal (höchstens 6 zusammenhängende Wochen innerhalb von 13 Wochen).
Wichtig: Diese Ausnahmen gelten nicht für entsandte Drittstaatsangehörige. Für diese Personengruppe ist daher selbst bei an sich „kurzen“ oder „gelegentlichen“ Einsätzen gesondert zu prüfen, ob zusätzliche Anforderungen wie eine Meldepflicht, Arbeitsgenehmigungsersatz und gegebenenfalls ein Aufenthaltstitel erforderlich sind.

b) Selbstständige

Für Selbstständige gilt in den Niederlanden gerade keine allgemeine Meldepflicht. Die Pflicht greift nur in bestimmten Branchen. Hierzu gehören insbesondere:
  • Landwirtschaft und bestimmte Fischereitätigkeiten,
  • Teile des verarbeitenden Gewerbes, etwa Metall, Maschinenbau, Elektroausrüstung, sonstiger Fahrzeugbau sowie Reparatur und Installation von Maschinen,
  • die gesamte Bauwirtschaft,
  • Straßengüterverkehr mit Niederlande-Bezug,
  • Beherbergung und Gastronomie,
  • Reinigungs- und Garten-/Landschaftsdienstleistungen,
  • bestimmte Bereiche des Gesundheits- und Sozialwesens.

c) Jahresmeldung

In bestimmten Konstellationen lässt das niederländische System eine Jahresmeldung zu. Dies kann insbesondere für kleine grenznahe Unternehmen, bestimmte Selbstständige und den Straßengüterverkehr praktisch erheblich sein. Nach den amtlichen Voraussetzungen kommt die Jahresmeldung insbesondere in Betracht, wenn
  • ein Unternehmen 1 bis 9 Beschäftigte hat,
  • es innerhalb eines Radius von 100 Kilometern zur niederländischen Grenze ansässig ist,
  • im Vorjahr bereits mindestens drei Einsätze in den Niederlanden durchgeführt oder wirksam gemeldet wurden und
  • eine Registereintragung vorliegt; für Selbstständige gelten parallele Kriterien, wenn sie in einem meldepflichtigen Sektor tätig sind.

d) Sanktionen

Die Niederlande veröffentlichen für Verstöße gegen die entsende- und arbeitsrechtlichen Vorgaben konkrete Standardbußgelder (Änderungen und Ermessen vorbehalten). Besonders relevant sind derzeit unter anderem:
  • unterlassene Meldung: beim ausländischen Arbeitgeber 1.500 Euro bei 1 bis 10 Arbeitnehmern, 3.000 Euro bei 10 bis 19 Arbeitnehmern und 4.500 Euro bei mehr als 20 Arbeitnehmern;
  • unterlassene Meldung durch meldepflichtige Selbstständige: 750 Euro;
  • fehlende Unterlagen am Arbeitsplatz: beim Arbeitgeber 8.000 Euro, bei meldepflichtigen Selbstständigen 4.000 Euro;
  • nicht geprüfte Meldung durch den Auftraggeber: 1.500 Euro für Unternehmen, 750 Euro für natürliche Personen;
  • Verstoß gegen Informationspflichten: beim Arbeitgeber 6.000 Euro, bei meldepflichtigen Selbstständigen 3.000 Euro.

3. Niederländische Mindestarbeitsbedingungen

Ab dem ersten Tag bis zu einer Dauer von 12 Monaten während der Entsendung gilt der „harte Kern“ der niederländischen Arbeitsbedingungen. Dazu gehören insbesondere der gesetzliche Mindestlohn, Regeln zu Arbeitszeit und Ruhezeiten, sichere Arbeitsbedingungen, Gleichbehandlung von Männern und Frauen sowie ein Mindestumfang an Urlaubstagen.
Hinweis. Einen Überblick über die wichtigsten zwingend zu beachtenden Arbeitsbedingungen findet sich auf der Webseite des niederländischen Arbeits- und Sozialministeriums.
Soweit in der betreffenden Branche ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag gilt, kommen zusätzlich die dort für entsandte Arbeitnehmer verbindlichen Kernbedingungen hinzu. Dazu können insbesondere Vergütungselemente, Überstunden- und Schichtzuschläge, Urlaubsgeld, Schutzvorschriften für Schwangere sowie Vorgaben zu Unterkünften gehören.
Hinweis: Eine Übersicht mit den wichtigsten verbindlichen Tarifverträgen in englischer Sprache findet sich ebenfalls auf der Webseite des niederländischen Arbeits- und Sozialministeriums.
Nach 12 Monaten erweitert sich der Schutz grundsätzlich auf nahezu das gesamte niederländische Arbeitsrecht („expanded hard core“). Ausgenommen bleiben im Wesentlichen nur Regelungen über betriebliche Zusatzversorgung sowie über Abschluss und Beendigung des Arbeitsvertrags. Diese 12-Monats-Phase kann im Portal einmalig auf 18 Monate verlängert werden. Werden Arbeitnehmer am selben Ort für dieselbe Tätigkeit nacheinander ausgetauscht, werden die Einsatzzeiten zusammengezählt.
Hinweis: Für Leiharbeitnehmer gelten weitergehende Regeln bereits ab dem ersten Tag. Dann sind zusätzlich die Bestimmungen des niederländischen Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes zu beachten.

4. Drittstaatsangehörige

Bei Entsendungen von Mitarbeitenden ohne EU-/EWR- oder Schweizer Staatsangehörigkeit ist neben der Entsendemeldung auch das niederländische Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungsrecht zu prüfen. Maßgeblich ist insbesondere Art. 4.6 BuWav. Danach kann eine Entsendung in bestimmten Fällen auch ohne gesonderte niederländische Arbeitserlaubnis zulässig sein, aber nur unter engen Voraussetzungen.
Voraussetzung ist insbesondere, dass der Arbeitnehmer
  • im Entsendestaat rechtmäßig wohnt und arbeitet,
  • dort über einen gültigen Aufenthalts- und Arbeitstitel verfügt,
  • dort gewöhnlich für den entsendenden Arbeitgeber tätig ist und
  • nur vorübergehend in die Niederlande entsandt wird.
Dauert der Einsatz in den Niederlanden mehr als 90 Tage innerhalb von 180 Tagen beziehungsweise mehr als drei Monate, ist zusätzlich ein niederländischer Aufenthaltstitel für grenzüberschreitende Dienstleistungserbringung bei der niederländischen Ausländerbehörde IND erforderlich. Die Entsendemeldung allein genügt dann nicht.
Hinweis: Für Drittstaatsangehörige gelten nicht die oben aufgeführten Ausnahmen von der Pflicht zur Abgabe einer Entsendemeldung.
Weitere Informationen:
Quelle: IHK Stuttgart
Stand: April 2026