Sichere Kommunikation

Digitale Signatur

1. Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Signatur 

Mit der elektronischen Signatur können Sie sämtliche Vorteile der Online-Kommunikation nutzen: Bequemlichkeit, Schnelligkeit, Sicherheit und Kosteneffizienz. Mithilfe einer Signaturkarte wird eine elektronische Unterschrift erzeugt, die dafür sorgt, dass die „unterschriebene Online-Kommunikation“ vollständig rechtswirksam ist.
Die Signaturkarte hat dasselbe Format wie eine Bankkarte und auch die Benutzung funktioniert ganz ähnlich: Karte in das spezielle Chipkartenlesegerät (das für die Verbindung zum Computer sorgt) stecken, PIN (persönliche Identifikationsnummer) eingeben, fertig. Die Signaturkarte kann auf diese Weise praktisch überall dort eingesetzt werden, wo Daten oder Dokumente elektronisch bearbeitet, unterschrieben und sicher übertragen werden sollen.

Anwendungen für die elektronische Signatur

2. Preise und Produkte

Die Produktkomponenten und die technischen Voraussetzungen finden Sie im Produktblatt zum IHK-Signaturservice. Darin haben wir auch alle Signaturanwendungen aufgeführt, die unseren Kunden zur Verfügung stehen.

3. Voraussetzung für eine digitale Unterschrift

Um eine elektronische Signatur zu erstellen, benötigen Sie eine Signaturkarte. Darüber hinaus ist ein Kartenlesegerät und – abhängig von der Anwendung, die Sie nutzen möchten – eine Zusatzsoftware notwendig. Kartenleser sind im Shop der Bundesdruckerei zu erwerben.
Anwendungen wie MS Outlook, Mozilla Thunderbird oder das „Elektronische Ursprungszeugnis“ können nicht direkt mit dem Lesegerät kommunizieren und benötigen die Zusatzsoftware Nexus Personal.
Um Dateien (z. B. in Word, Acrobat) elektronisch unterschreiben zu können, müssen Sie eine geprüfte und bestätigte Signatursoftware verwenden.

4. Registrierung 

Die Registrierung für die digitale Signatur kann bei der IHK vor Ort vorgenommen werden. Hierbei vereinbaren Sie bitte einen Termin und bringen die notwendigen Unterlagen zum Termin mit. 

Online-Registrierung

Hierbei können Sie sich – nachdem Sie das Antragsformular online ausgefüllt und unterschrieben haben – persönlich mithilfe eines gültigen Ausweisdokuments in einer Filiale der Deutschen Post AG per PostIdent-Verfahren oder dem NotarIdent-Verfahren
(die Identifizierung / Bestätigung Ihrer Unterschrift erfolgt bei einem Notar Ihrer Wahl mit Sitz in Deutschland) identifizieren lassen. Das PostIdent-Verfahren ist für Sie kostenlos, das NotarIdent-Verfahren kostet ca. 12,- bis 15,- Euro, fällig beim Notar vor Ort.
Weitere Informationen:

5. Service und Support? 

Bei allen Fragen rund um die Installation der Signaturkarte steht Ihnen die D-TRUST-Supporthotline unter Telefon 030  259391610 zur Verfügung.
Hier können Sie auch den D-TRUST-Card-Assistant anfordern, den Sie benötigen, um Ihre IHK-Signaturkarte nach Erhalt zu initialisieren. 
Wenn Sie die Signaturkarte verloren haben, sollten Sie sie umgehend sperren lassen. Die D-TRUST-Sperrhotline erreichen Sie unter Telefon 030 259391601. Bitte halten Sie bei Ihrem Anruf Ihr persönliches Sperrpasswort bereit, das Sie bei der Antragstellung gewählt haben.

6. Gültigkeit und Folgekarte 

Ihre Signaturkarte ist nach der Aktivierung zwei Jahre gültig. Wenn Sie die Karte danach weiterhin nutzen möchten, können Sie hier die Folgekarte beantragen.
Bitte beachten Sie: Es muss eine neue Signaturkarte bestellt werden, wenn
  • sich Ihr Name geändert hat oder
  • Sie den Arbeitgeber gewechselt haben oder
  • seit Ablauf der alten Signaturkarte mehr als 30 Tage vergangen sind.

7. Weitere Informationen

Alle mit Ihrem privaten Signaturschlüssel erzeugten digitalen Signaturen werden Ihnen grundsätzlich zugeordnet, wenn das Zertifikat gültig war. Es muss vermutet werden, dass die jeweils erzeugte digitale Signatur mit Ihrem Willen erzeugt wurde. Nur, wenn diese Vermutung durch Fakten widerlegt werden kann, wird eine digitale Signatur NICHT dem Inhaber des privaten Signaturschlüssels zugeordnet.

Was muss man im Umgang mit Chipkarte und PIN beachten? 

Die SmartCard mit dem dazugehörigen Zertifikat ist zwei Jahre gültig. Die Karte muss diebstahlgeschützt in persönlichem Besitz verwahrt werden und darf nicht an andere übergeben werden. Sollten Sie die Karte verlieren, müssen Sie diese umgehend sperren lassen. Die Sperrung kann bei D-TRUST telefonisch vorgenommen werden. Sie brauchen dafür lediglich Ihr Sperrpasswort anzugeben. Benutzen Sie alle Geräte und Programme nur gemäß ihrer Spezifikationen und Dokumentation.
Wenn Sie Ihre Signaturkarte nicht mehr benötigen, sollten Sie sie durch Zerschneiden oder Lochen unbrauchbar machen. Sie können das Zertifikat telefonisch unter Angabe des von Ihnen gewählten Passworts sperren lassen. Geben Sie Ihre PIN nicht an andere weiter. Wer im Besitz der PIN und Ihrer Chipkarte ist, kann digital signieren. Sie müssen die PIN in jedem Falle geheim halten. 

Wer verwaltet die persönlichen Daten? 

Ein Trustcenter erzeugt unter strengsten Sicherheitsvorkehrungen Zertifikate und Chipkarten. Es verwaltet Daten von Personen. Diese Daten werden auf der Chipkarte gespeichert. Das Trustcenter bestätigt durch Zertifikate, dass die Daten zu einer bestimmten Person gehören und unterrichtet den Antragsteller zum Beispiel durch die Registrierungsstelle (also Ihre IHK) über erforderliche Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der digitalen Signatur. Trustcenter leisten auch Zeitstempeldienste, wenn der Zeitpunkt der Erzeugung oder Versendung eines Dokuments relevant ist.

Welche Funktionen und Aufgaben hat Ihre Registrierungsstelle?

Die Registrierungsstelle, also Ihre IHK, nimmt die Anträge zur Zertifizierung auf, identifiziert die Antragssteller und unterrichtet die Antragsteller über alle Fragen rund um die digitale Signatur. Die IHKs sind verpflichtet, die Identität eines Antragstellers eindeutig festzustellen, bevor Sie einen Antrag auf digitale Signatur annehmen können. Der Antragsteller muss sich durch Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses ausweisen, der in der IHK kopiert wird. Die Kopie wird zusammen mit den anderen Antragsunterlagen an D-TRUST gesandt.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus? 

Die IHK-Registrierungsstellen und D-TRUST unterliegt im Umgang mit Kundendaten dem Datenschutzgesetz. Wenn vom Kunden gewünscht, können persönliche Daten in den Verzeichnisdienst des Trustcenters aufgenommen und von anderen eingesehen werden. D-TRUST ergreift die erforderlichen Maßnahmen, um Kundendaten vor dem Zugriff Dritter zu sichern. Nur auf gerichtliche Anordnung kann eine Weitergabe von Daten erfolgen. Eine kommerzielle Nutzung der Daten findet nicht statt.

Was muss ich beim digitalen Signieren beachten?

Ihre SmartCard ist ein sicheres Instrument zum elektronischen bzw. digitalen Unterschreiben. Überprüfen Sie vor Versand immer den Inhalt ihrer Dateien, die signiert werden sollen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Hard- und Software in ordnungsgemäßem Zustand sind, nicht von Dritten manipuliert werden konnte und gesetzeskonform sind. Stellen Sie ebenso sicher, dass alle Geräte zuverlässig und gemäß Ihrer Spezifikationen installiert wurden. Nur so kann die durch die digitale Signatur erreichte Rechtssicherheit zuverlässig erhalten bleiben.
Die IHKs sind verpflichtet, die Identität eines Antragstellers eindeutig festzustellen, bevor Sie einen Antrag auf digitale Signatur annehmen können. Der Antragsteller muss sich durch Vorlage eines gültigen Personalausweises oder Reisepasses ausweisen, der in der IHK kopiert wird. Die Kopie wird zusammen mit den anderen Antragsunterlagen an D-TRUST gesandt.
Seit dem 01.08.2001 ist die elektronische Signatur der Unterschrift von Hand privatrechtlich grundsätzlich gleichgestellt. Zuvor galt: Wenn der Gesetzgeber für ein Rechtsgeschäft die Schriftform vorschrieb, so war damit die Papierform und ergänzend die Unterschrift von Hand gemeint. Obwohl also mittlerweile fast alle Texte am PC erstellt werden, mussten sie ausgedruckt werden, um volle Rechtswirkung zu haben. Nun wurde als Alternative zur Schriftform die elektronische Form eingeführt. Hierbei entspricht die so genannte "qualifizierte elektronische Signatur" - diesen Status erfüllt die Signatur im IHK-Startpaket - der Unterschrift von Hand. Dabei ist zu berücksichtigen, dass die qualifizierte elektronische Signatur in Verbindung mit einem elektronischen Dokument nur dann gültig ist, wenn der Unterzeichner auch seinen Namen unter das elektronische Dokument gesetzt hat.
Das heißt: Willenserklärungen mit Schriftformerfordernis können ab sofort in elektronischer Form mit qualifizierter elektronischer Signatur abgegeben werden - wenn nicht ausdrücklich etwas anderes festgeschrieben wurde. (Solche Ausnahmen gelten z .B. bei der Beendigung von Arbeitsverhältnissen einschließlich der Zeugniserteilung, der Erteilung einer Bürgschaftserklärung, eines Schuldversprechens und eines Schuldanerkenntnisses. Auch notariell zu beglaubigende Unterschriften können nur von Hand abgegeben werden. Dies sind Fälle, in denen der Gesetzgeber eine erhöhte Rechtssicherheit gewährleisten will.)
Auch die Zivilprozessordnung lässt die elektronische Form als Ersatz für die Schriftform zu. Soweit für vorbereitende Schriftsätze, Anträge und Erklärungen der Parteien sowie für Auskünfte, Aussagen, Gutachten und Erklärungen Dritter die Schriftform vorgesehen ist, genügt dieser Form die Aufzeichnung als elektronisches Dokument, wenn diese für die Bearbeitung durch das Gericht geeignet ist. Die verantwortende Person soll das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen. Allerdings sollen die Bundesregierung und die Landesregierungen für ihren Bereich durch Rechtsverordnungen den Zeitpunkt bestimmen, von dem an elektronische Dokumente bei den Gerichten eingereicht werden können.
Der Abschluss eines Rechtsgeschäftes in elektronischer Form und mit elektronischer Signatur ist nur eine Alternative zur Unterschrift von Hand. Um ein Rechtsgeschäft in elektronischer Form abzuschließen ist es erforderlich, dass alle Beteiligten diesem Vorgehen zustimmen und über die notwendigen technische Ausstattung verfügen.
Unter dieser Voraussetzung können gerade Unternehmen von der elektronischen Signatur profitieren: digitale Geschäftsprozesse werden auf eine rechtlich und technisch sichere Basis gestellt. Hierdurch entstehen beträchtliche Einsparpotentiale, denn der Versand per Post und der Papierausdruck sind nicht mehr erforderlich.

Zertifikate online abfragen 

Auf der Website von D-TRUST können Sie Zertifikate, die in den Verzeichnisdienst bei D-TRUST aufgenommen wurden, jederzeit prüfen. Zertifikate, die auf Kundenwunsch nicht in den Verzeichnisdienst des Trustcenters aufgenommen wurden, können Sie prüfen, indem Sie mit D-TRUST telefonisch oder schriftlich Kontakt aufnehmen. Diese Zertifikate benötigen Sie unter anderem, um dem betreffenden Empfänger verschlüsselte E-Mails schicken zu können.