Zweites Kassengesetz geplant: Was Unternehmen wissen sollten


Elektronische Registrierkassen für mehr Unternehmen und digitale Belege statt Papierbons: Mit dem Zweiten Kassengesetz plant die Bundesregierung neue Vorgaben für den Umgang mit Kassensystemen. Besonders Betriebe, die bislang eine offene Ladenkasse nutzen, könnten betroffen sein. Die wichtigsten Änderungen sollen ab 2028 gelten.
Das Bundeskabinett hat den Gesetzentwurf am 23. September 2026 beschlossen. Ziel ist es, Kassenmanipulationen zu erschweren und die steuerliche Erfassung von Geschäftsvorgängen zu verbessern. Für Unternehmen könnten damit zusätzliche Investitionen und organisatorische Anpassungen verbunden sein.

Wer müsste künftig eine elektronische Kasse nutzen?

Bislang dürfen Unternehmen grundsätzlich auch eine offene Ladenkasse führen, sofern sie die steuerlichen Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Nach dem Gesetzentwurf soll eine elektronische Registrierkasse künftig verpflichtend werden, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Der jährliche Gesamtumsatz beträgt mehr als 100.000 Euro.
  • Die jährlichen Bargeldumsätze betragen mindestens 12.000 Euro.
Mit der zusätzlichen Bargeldumsatzgrenze sollen Unternehmen entlastet werden, die zwar höhere Gesamtumsätze erzielen, aber nur wenige Barzahlungen entgegennehmen.
Vorgeschriebene elektronische Kassensysteme müssten die steuerlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und die vorgeschriebene Datenschnittstelle (DSFinV-K).
Wichtig: Die Bargeldgrenze entscheidet mit darüber, ob eine Kassenpflicht entsteht. Besteht die Pflicht, müssten jedoch auch Kartenzahlungen über das Kassensystem erfasst werden. Überweisungen und Lastschriften wären davon ausgenommen.

Ab wann soll die Kassenpflicht gelten?

Die Einführung ist grundsätzlich für den 1. Januar 2028 vorgesehen.
  • Unternehmen, die bereits 2026 die maßgeblichen Umsatzgrenzen überschreiten, müssten ab dem 1. Januar 2028 eine elektronische Kasse nutzen.
  • Werden die Voraussetzungen erstmals 2027 oder später erfüllt, soll die Pflicht grundsätzlich ab dem 1. Juli des Folgejahres gelten.
Sinken die Umsätze später wieder unter die maßgeblichen Grenzen, entfällt die Kassenpflicht nicht sofort. Nach dem Entwurf endet sie erst nach zwei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren, in denen die Voraussetzungen nicht mehr erfüllt sind.

Digitale Belege statt Papierbons?

Ab 2028 sollen Unternehmen mit entsprechenden elektronischen Kassensystemen verpflichtet werden, Belege digital bereitzustellen. Möglich wären beispielsweise:
  • QR-Codes am Kassendisplay,
  • Download-Links,
  • E-Mails,
  • NFC-Übertragung oder
  • die Bereitstellung in einem Kundenkonto.
Kunden müssten den digitalen Beleg weiterhin nicht entgegennehmen.
Auch Betriebe, die bereits eine elektronische Kasse verwenden, könnten ihre Systeme anpassen müssen. Je nach Ausstattung wären Softwareupdates, zusätzliche Technik oder neue Dienstleistungen erforderlich.
Wichtig: Der Anspruch auf eine schriftliche Quittung nach § 368 BGB bliebe bestehen. Unternehmen müssten deshalb weiterhin die Möglichkeit vorhalten, auf Wunsch einen Papierbeleg auszustellen.
Für bestimmte Kassensysteme mit Waagenfunktion sind längere Übergangsfristen bis Ende 2032 vorgesehen.

Welche Ausnahmen sind geplant?

Der Gesetzentwurf sieht Befreiungsmöglichkeiten bei besonderen Härtefällen vor. Das könnte beispielsweise Unternehmen betreffen, die die Umsatzgrenze nur aufgrund eines einmaligen Ereignisses überschreiten, etwa durch den Verkauf eines Betriebsgrundstücks. Über eine Befreiung soll das zuständige Finanzamt auf Antrag im Einzelfall entscheiden.
Weitere Ausnahmen sollen durch eine gesonderte Verordnung geregelt werden. Diskutiert werden unter anderem Erleichterungen für Vertrauenskassen, die Direktvermarktung sowie mobile und temporäre Verkaufsstellen, beispielsweise auf Märkten.
Die Ausgestaltung der Ausnahmen ist noch offen und soll neben der Gesetzesverhandlung getroffen werden.

Weitere Änderungen und mögliche Bußgelder

Geplant sind außerdem zusätzliche Meldepflichten beim Wechsel einer technischen Sicherheitseinrichtung sowie erweiterte Zuständigkeiten bei Kassen-Nachschauen.
Bei Verstößen gegen die neue Kassenpflicht oder die digitale Belegbereitstellung sollen Bußgelder von bis zu 25.000 Euro möglich sein.

Was sollten Unternehmen jetzt tun?

Das Gesetz ist noch nicht verabschiedet. Ein unmittelbarer Handlungsbedarf aufgrund der geplanten Neuregelungen besteht daher derzeit nicht.
Unternehmen, die bislang eine offene Ladenkasse nutzen, sollten jedoch prüfen, ob sie nach den vorgesehenen Umsatzgrenzen künftig betroffen wären. Auch Betriebe mit bestehenden elektronischen Kassensystemen können sich frühzeitig über mögliche technische Anpassungen zur digitalen Belegbereitstellung informieren.
Größere Investitionen sollten auf Grundlage der endgültigen gesetzlichen Anforderungen geplant werden.

IHK setzt sich für praxistaugliche Regelungen ein

Die IHK-Organisation unterstützt das Ziel, Steuerhinterziehung zu verhindern und fairen Wettbewerb zu sichern. Die geplanten Vorgaben dürfen jedoch nicht zu unverhältnismäßigen Kosten und zusätzlicher Bürokratie für Unternehmen führen.
Die DIHK hat gemeinsam mit weiteren Wirtschaftsverbänden im August 2026 eine Stellungnahme zum Gesetzentwurf abgegeben. Darin fordert die Wirtschaft praxistaugliche Regelungen, angemessene Übergangsfristen und eine Begrenzung zusätzlicher Belastungen.
Ergänzend haben die IHKs bundesweit Erfahrungen und konkrete Praxisbeispiele aus Unternehmen gesammelt. Diese sollen helfen, mögliche Kosten und Umsetzungsprobleme im weiteren Gesetzgebungsverfahren aufzuzeigen.
Hinweis: Die vorgesehenen Regelungen stehen unter dem Vorbehalt des weiteren Gesetzgebungsverfahrens. Änderungen sind weiterhin möglich.