Steuern für Existenzgründer – Hinweise zu Buchführung und Unternehmensteuern

Diese IHK-Information gibt einen allgemeinen Überblick über Grundzüge der Unternehmensbesteuerung und über die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns. Sie ersetzt keine Beratung im Einzelfall. Maßgeblich sind stets die gesetzlichen Regelungen sowie die Auffassung der Finanzverwaltung im konkreten Fall.
Der Beginn einer gewerblichen Tätigkeit ist regelmäßig beim zuständigen Gewerbeamt anzuzeigen. Zusätzlich ist dem Finanzamt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich innerhalb eines Monats nach Betriebseröffnung beziehungsweise Tätigkeitsaufnahme elektronisch zu übermitteln, regelmäßig über „Mein ELSTER“. In begründeten Härtefällen kann das Finanzamt Ausnahmen zulassen.

1. Gewinnermittlung und Buchführung

Der Gewinn aus gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit ist zu versteuern. Für die Gewinnermittlung kommen insbesondere in Betracht:

1.1 Einnahmenüberschussrechnung (EÜR)

Wer nicht gesetzlich zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, kann den Gewinn regelmäßig per Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln. Die EÜR ist in der Praxis häufig mit dem amtlichen Vordruck „Anlage EÜR“ einzureichen.

1.2 Bilanzierung und doppelte Buchführung

Zur Bilanzierung und doppelten Buchführung sind insbesondere verpflichtet:
  • Kaufleute, die nach Handelsrecht Bücher führen müssen.
  • Kapitalgesellschaften ab Gründung.
  • Gewerbliche Unternehmer, wenn eine steuerliche Buchführungspflicht greift, insbesondere bei Überschreiten der Schwellenwerte nach § 141 AO (mehr als 800.000 Euro Umsatz oder mehr als 80.000 Euro Gewinn).
Handelsrechtlich gilt für Einzelkaufleute eine Befreiung von der Buchführungspflicht, wenn an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielt werden. Im Fall der Neugründung kann die Befreiung bereits nach dem ersten Abschlussstichtag greifen (§ 241a HGB).

1.3 Aufbewahrung von Unterlagen

Aufbewahrungsfristen sind je nach Unterlagenart unterschiedlich. In der Praxis gelten insbesondere:
  • 10 Jahre: Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und ähnliche Kernunterlagen.
  • 8 Jahre: Buchungsbelege (zum Beispiel Rechnungen, Kostenbelege).
  • 6 Jahre: sonstige steuerlich relevante Unterlagen (zum Beispiel empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe).
Die Fristen knüpfen an handels- und steuerrechtliche Vorgaben an. Bei Sonderfällen können abweichende Fristen gelten.

2. Sonderfragen der Gewinnermittlung

2.1 Abschreibungen und geringwertige Wirtschaftsgüter

Anschaffungs- und Herstellungskosten von Anlagegütern mit Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr sind grundsätzlich über die Nutzungsdauer abzuschreiben. Maßgebliche Hilfestellung bieten AfA-Tabellen.
Für geringwertige Wirtschaftsgüter bestehen Vereinfachungen, insbesondere bei Anschaffungskosten bis einschließlich 800 Euro netto. Daneben kann für Wirtschaftsgüter über 250 Euro bis einschließlich 1.000 Euro netto ein Sammelposten gebildet werden.

2.2 Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung

Unter bestimmten Voraussetzungen können kleine und mittlere Betriebe Instrumente nach § 7g EStG nutzen (Investitionsabzugsbetrag und Sonderabschreibung). Ob und in welchem Umfang das im Einzelfall sinnvoll ist, hängt insbesondere von Investitionsplanung, Gewinnsituation und Finanzierung ab.

3. Die wichtigsten Steuern

3.1 Einkommensteuer

Einzelunternehmer und Mitunternehmer von Personengesellschaften versteuern ihren Gewinn mit Einkommensteuer. Der Tarif ist progressiv. Der steuerliche Grundfreibetrag beträgt im Veranlagungszeitraum 2026 12.348 Euro. Der Spitzensteuersatz von 42 Prozent gilt ab 69.879 Euro zu versteuerndem Einkommen, der Steuersatz von 45 Prozent ab 277.826 Euro.

3.2 Körperschaftsteuer

Kapitalgesellschaften unterliegen mit ihrem zu versteuernden Einkommen der Körperschaftsteuer. Der Steuersatz beträgt grundsätzlich 15 Prozent, zuzüglich Solidaritätszuschlag.

3.3 Gewerbesteuer

Gewerbebetriebe unterliegen der Gewerbesteuer. Einzelunternehmen und Personengesellschaften profitieren grundsätzlich von einem Freibetrag von 24.500 Euro. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird die Gewerbesteuer in vielen Fällen pauschal auf die Einkommensteuer angerechnet. Die konkrete Belastung hängt insbesondere vom Gewerbesteuer-Hebesatz der Gemeinde ab.

3.4 Umsatzsteuer

Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, der ermäßigte Steuersatz 7 Prozent. Steuerbefreiungen sind möglich, etwa bei Ausfuhrlieferungen oder innergemeinschaftlichen Lieferungen unter Voraussetzungen.

Umsatzsteuer-Voranmeldungen

  • Regelfall: Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr.
  • Monatlich: wenn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro beträgt.
  • Befreiung möglich: wenn die Steuer für das vorangegangene Kalenderjahr nicht mehr als 2.000 Euro beträgt.
Für Neugründungen gelten Besonderheiten: Grundsätzlich ist im laufenden und folgenden Kalenderjahr der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 ist abweichend davon in bestimmten Konstellationen die voraussichtliche Steuer des laufenden Kalenderjahres beziehungsweise eine Umrechnung auf eine Jahressteuer maßgebend (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG).

Soll- und Ist-Besteuerung

Regelfall ist die Soll-Besteuerung (Steuerentstehung mit Leistungsausführung). Auf Antrag kann die Ist-Besteuerung zugelassen werden, insbesondere wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat (§ 20 UStG).

Rechnungen und E-Rechnung

Bei Umsätzen an Unternehmen besteht regelmäßig eine Rechnungspflicht. Rechnungen müssen die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten Vereinfachungen.
Bei inländischen B2B-Umsätzen ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) stufenweise eingeführt. Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können; für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

Kleinunternehmerregelung

Unternehmer können die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Wird die Grenze von 100.000 Euro überschritten, unterliegen Umsätze ab diesem Zeitpunkt der Regelbesteuerung.
  • Folgen: kein Umsatzsteuerausweis und kein Vorsteuerabzug.
  • Option zur Regelbesteuerung ist möglich und bindet regelmäßig für fünf Jahre.
Weitere Details können Sie unserem Artikel hier entnehmen.

4 Rechtsformwahl und Steuern: Kurzüberblick

Die Rechtsform beeinflusst Steuerbelastung, Haftung, Finanzierung, Publizitätspflichten und Verwaltungsaufwand. Die folgende Tabelle bietet eine erste Orientierung:
Aspekt Einzelunternehmen / Personengesellschaft Kapitalgesellschaft (z. B. GmbH, UG, AG)
Ertragsteuer auf den Gewinn Einkommensteuer nach progressivem Tarif; Grundfreibetrag 12.348 Euro (VZ 2026); 42 Prozent ab 69.879 Euro, 45 Prozent ab 277.826 Euro (zu versteuerndes Einkommen). Körperschaftsteuer grundsätzlich 15 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag.
Gewerbesteuer Freibetrag 24.500 Euro; Anrechnung auf die Einkommensteuer grundsätzlich möglich (Faktor 4,0 des Messbetrags). Kein Freibetrag; keine Anrechnung auf die Körperschaftsteuer.
Entnahmen / Ausschüttungen Gewinne werden dem Unternehmer beziehungsweise den Mitunternehmern zugerechnet. Entnahmen führen regelmäßig nicht zu einer zusätzlichen Steuerart, betreffen aber die Liquidität. Besteuerung in zwei Stufen möglich: Gewinn auf Gesellschaftsebene, Ausschüttung zusätzlich auf Anteilseignerebene (je nach Konstellation Abgeltungsteuer oder Teileinkünfteverfahren).
Verlustverrechnung Verlustausgleich mit anderen Einkünften kann möglich sein, jeweils innerhalb der gesetzlichen Grenzen (zum Beispiel Verlustabzug). Verluste bleiben grundsätzlich in der Kapitalgesellschaft (kein Ausgleich mit privaten Einkünften der Gesellschafter).
Gewinnermittlung / Buchführung EÜR oder Bilanzierung je nach Pflichten und Größenmerkmalen möglich. Regelmäßig Bilanzierung und doppelte Buchführung.
Unternehmerlohn / Vergütungen Unternehmerlohn ist grundsätzlich keine Betriebsausgabe (Entnahmen statt Gehalt). Bei Personengesellschaften bestehen Besonderheiten bei Gesellschaftervergütungen. Geschäftsführergehalt kann Betriebsausgabe sein, muss aber fremdüblich sein (Stichwort verdeckte Gewinnausschüttung).
Finanzierung Zinsabzug kann je nach Fall begrenzt sein (zum Beispiel Zinsschranke). Zinsabzug kann je nach Fall begrenzt sein (zum Beispiel Zinsschranke).

5. Abschließender Hinweis

Diese Information dient der ersten Orientierung. Steuerrechtliche Fragen sind häufig vom Einzelfall abhängig. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Finanzamt oder an steuerliche Berater.