Buchführung und Unternehmensteuern

Nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) können Unternehmer zur Buchführung verpflichtet sein. Ob eine Buchführungspflicht besteht und in welchem Umfang, hängt vor allem von Rechtsform, Kaufmannseigenschaft und Betriebsgröße ab. Hier finden Sie die wichtigsten Grundzüge.

Gewinnermittlung/Buchführung

Der Gewinn aus gewerblicher oder selbstständiger Tätigkeit muss versteuert werden.
Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmern unterliegt der Gewinn grundsätzlich der Einkommensteuer, bei Kapitalgesellschaften der Körperschaftsteuer. Gewerbesteuer betrifft jeden Gewerbebetrieb, bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften fällt sie regelmäßig erst an, soweit der Gewerbeertrag den Freibetrag von 24.500 Euro übersteigt.
Um den Gewinn zu ermitteln, sieht das Steuerrecht entweder die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanzierung mit doppelter Buchführung vor.
Zur doppelten Buchführung sind insbesondere verpflichtet:
  1. Kaufleute nach dem HGB, etwa eingetragene Kaufleute sowie Personenhandelsgesellschaften.
  2. Kapitalgesellschaften (zum Beispiel GmbH, UG, AG). Sie sind als Kaufleute buchführungspflichtig; die Pflicht besteht spätestens ab Aufnahme der Geschäftstätigkeit.
  3. Gewerbliche Unternehmer, die keine Kaufleute sind, wenn sie nach steuerrechtlichen Vorschriften zur Buchführung verpflichtet werden, regelmäßig nach Mitteilung durch das Finanzamt, insbesondere bei Überschreiten folgender Grenzen: Umsatz von mehr als 800.000 Euro im Kalenderjahr oder Gewinn von mehr als 80.000 Euro im Wirtschaftsjahr.
Bei der Bilanzierung sind, soweit das Steuerrecht nichts Abweichendes bestimmt, die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten. Dies bedeutet, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit anhand der Buchführungsunterlagen ein Bild von den Geschäftsvorfällen und der Lage des Unternehmens machen kann. Alle Geschäftsvorfälle sind vollständig, richtig und geordnet zu erfassen, sodass sie in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehbar sind.
Der Gewinnermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Unter bestimmten Voraussetzungen kann das Wirtschaftsjahr davon abweichen. Für die Aufbewahrung gelten im Regelfall zehn Jahre für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege (seit 1. Januar 2025) sowie sechs Jahre für sonstige Unterlagen, insbesondere Handelsbriefe.
a) Einnahmen-Überschussrechnung
Das Steuerrecht erlaubt Unternehmern, die nicht zur Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind, die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns durch eine Einnahmenüberschussrechnung. Die Einnahmenüberschussrechnung ist grundsätzlich nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz (Anlage EÜR) zu erstellen und elektronisch an die Finanzverwaltung zu übermitteln. In Härtefällen kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten, dann sind die amtlichen Papiervordrucke zu verwenden.
Hinweis: Die frühere Vereinfachungsregelung, nach der bei Betriebseinnahmen von weniger als 17.500 Euro anstelle der Anlage EÜR eine formlose Gewinnermittlung beigefügt werden konnte, gilt seit dem Veranlagungszeitraum 2017 nicht mehr.
Die Pflichten des Unternehmers sind bei der Einnahmenüberschussrechnung geringer als bei der doppelten Buchführung. Bei der Einnahmenüberschussrechnung werden Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben gegenübergestellt (Betriebseinnahmen abzüglich Betriebsausgaben ergibt Gewinn oder Verlust).
Maßgeblich ist grundsätzlich der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses und Abflusses; regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel sind gesondert zu beurteilen.
Die Geschäftsvorfälle sind laufend, vollständig und geordnet anhand der Belege aufzuzeichnen. Soweit umsatzsteuerpflichtige Umsätze ausgeführt werden, sind Entgelt und Umsatzsteuer getrennt zu erfassen, damit Umsatzsteuervoranmeldungen und Jahreserklärung zutreffend erstellt werden können.
Gewerbliche Unternehmer, die Waren beziehen, müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen. Eine Pflicht zur gesonderten Aufzeichnung des Warenausgangs besteht insbesondere, wenn Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch geliefert werden.
b) Bilanzierung/doppelte Buchführung
Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet, müssen Sie zu Beginn der Tätigkeit eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz aufstellen. Bei der Inventur sind die Wirtschaftsgüter des Betriebes mengenmäßig zu erfassen, zu bewerten und in ein Verzeichnis (Inventar) einzutragen. Zum Ende jedes Geschäftsjahres sind erneut ein Inventar sowie eine Schlussbilanz aufzustellen.
Bei Betrieben mit Warenverkehr sind Wareneingänge gesondert aufzuzeichnen; in bestimmten Fällen sind auch Warenausgänge gesondert zu erfassen, insbesondere bei Lieferungen an andere Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch. Bare Zahlungsvorgänge sind vollständig, richtig und zeitnah festzuhalten, in der Praxis regelmäßig in einem Kassenbuch oder in einem elektronischen Kassensystem.
Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Hierfür gibt es Kontenpläne, die für den einzelnen Betrieb aus einem Kontenrahmen abgeleitet werden. Ein Kontenplan ist das Gliederungsschema aller relevanten Konten; er enthält nur die Konten, die die Unternehmung tatsächlich benötigt und führt. In der Praxis werden häufig Standardkontenrahmen genutzt.
Die doppelte Buchführung dient der periodengerechten Gewinnermittlung. Deshalb werden unter anderem Periodenabgrenzungen vorgenommen, Rückstellungen gebildet sowie Forderungen und Verbindlichkeiten erfasst. Im Gegensatz zur Einnahmenüberschussrechnung sind damit nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme maßgeblich.

Die wichtigsten Steuern

Bei Aufnahme einer gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung grundsätzlich elektronisch über ELSTER an das zuständige Finanzamt zu übermitteln. Dies muss regelmäßig innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Darin werden unter anderem Angaben zur Person, zur Tätigkeit sowie zu erwarteten Umsätzen und Gewinnen abgefragt. Bei Gewerbetreibenden erhält das Finanzamt in der Regel zusätzlich durch die Gewerbeanmeldung Kenntnis von der Betriebsgründung.

a) Einkommensteuer (ESt)

Bemessungsgrundlage der Einkommensteuer ist das zu versteuernde Einkommen einer natürlichen Person innerhalb des Veranlagungszeitraums. Der Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr. Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt sieben Einkunftsarten. Dazu gehören auch die sogenannten Gewinneinkünfte, also die Einkünfte aus Gewerbebetrieb und aus selbstständiger Arbeit.
Die Ermittlung des zu versteuernden Einkommens sieht vereinfacht folgendermaßen aus:
Summe der Einkünfte aus den Einkunftsarten (nach Verlustausgleich) = Summe der Einkünfte
Summe der Einkünfte minus Altersentlastungsbetrag minus Freibetrag für Landwirte und Forstwirte (und gegebenenfalls weitere Entlastungsbeträge) = Gesamtbetrag der Einkünfte
Gesamtbetrag der Einkünfte minus Verlustabzug nach § 10d EStG = Gesamtbetrag der Einkünfte nach Verlustabzug
Gesamtbetrag der Einkünfte nach Verlustabzug minus Sonderausgaben minus außergewöhnliche Belastungen = Einkommen
Einkommen minus weitere Abzugsbeträge und Freibeträge = zu versteuerndes Einkommen
Verlustberücksichtigung:
Verluste werden steuerlich grundsätzlich berücksichtigt. Ein Verlustausgleich erfolgt zunächst innerhalb derselben Einkunftsart und kann anschließend auch mit positiven Einkünften anderer Einkunftsarten verrechnet werden, soweit keine besonderen Verlustverrechnungsbeschränkungen greifen.
Soweit nach dem Verlustausgleich noch negative Einkünfte verbleiben, können sie nach § 10d EStG bis zu 1.000.000 Euro (bei Zusammenveranlagung 2.000.000 Euro) in den unmittelbar vorangegangenen Veranlagungszeitraum und, soweit dort nicht möglich, auch in den zweiten vorangegangenen Veranlagungszeitraum zurückgetragen werden. Alternativ kann auf den Verlustrücktrag verzichtet werden.
Nicht zurückgetragene Verluste können vorgetragen werden. Im Vortrag sind Verluste bis zu einem Gesamtbetrag der Einkünfte von 1.000.000 Euro (bei Zusammenveranlagung 2.000.000 Euro) unbeschränkt abziehbar, darüber hinaus im Zeitraum 2024 bis 2027 bis zu 70 Prozent des den Sockelbetrag übersteigenden Gesamtbetrags der Einkünfte. Nicht genutzte Verlustvorträge werden zeitlich unbefristet fortgeschrieben.
Einkommensteuertarif:
Liegt das zu versteuernde Einkommen unterhalb des Grundfreibetrags, fällt keine Einkommensteuer an. Darüber hinaus steigt der Steuersatz progressiv an; ab bestimmten Einkommenshöhen gelten der Spitzensteuersatz und gegebenenfalls ein weiterer höherer Steuersatz.

b) Körperschaftsteuer (KSt)

Der Veranlagungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr, ein abweichendes Wirtschaftsjahr ist möglich.
Für die Körperschaftsteuer gibt es keine Voranmeldungen wie bei der Umsatzsteuer, sondern in der Regel vierteljährliche Vorauszahlungen. Diese sind zum 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember fällig. Nach Ablauf des Veranlagungszeitraums ist eine Körperschaftsteuererklärung abzugeben, grundsätzlich bis zum 31. Juli des Folgejahres (bei steuerlicher Beratung regelmäßig später).
Die Ermittlung des steuerpflichtigen Gewinns erfolgt durch Betriebsvermögensvergleich nach den Vorschriften des EStG in Verbindung mit dem Körperschaftsteuergesetz (KStG).
Gewinnausschüttungen:
Gewinnausschüttungen an natürliche Personen unterliegen grundsätzlich der Besteuerung als Einkünfte aus Kapitalvermögen. Im Privatvermögen wird regelmäßig die Abgeltungsteuer von 25 Prozent angewendet, zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Werden die Anteile im Betriebsvermögen einer natürlichen Person gehalten oder greift das Teileinkünfteverfahren, sind 60 Prozent der Ausschüttung steuerpflichtig und 40 Prozent steuerfrei; korrespondierend sind Aufwendungen regelmäßig nur zu 60 Prozent abziehbar.
Ist der Anteilseigner eine Kapitalgesellschaft, sind Dividenden grundsätzlich nach § 8b KStG im Ergebnis zu 95 Prozent steuerfrei (5 Prozent gelten typisiert als nicht abziehbare Betriebsausgaben). Für Streubesitzdividenden gilt jedoch eine wichtige Ausnahme: Liegt die unmittelbare Beteiligung zu Beginn des Kalenderjahres unter 10 Prozent, greift die Steuerbefreiung nicht.

c) Gewerbesteuer

Der Gewerbesteuer unterliegt jeder stehende Gewerbebetrieb, soweit er im Inland betrieben wird. Freiberufliche Tätigkeiten unterliegen grundsätzlich nicht der Gewerbesteuer. Steuerschuldner ist bei Einzelunternehmen der Unternehmer, bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften die Gesellschaft. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben.
Gewerbeertrag:
Bemessungsgrundlage ist der Gewerbeertrag. Ausgangspunkt ist der nach Einkommensteuerrecht oder Körperschaftsteuerrecht ermittelte Gewinn. Dieser wird durch gesetzliche Hinzurechnungen erhöht und durch Kürzungen gemindert.
Bei den Hinzurechnungen werden insbesondere Finanzierungsanteile berücksichtigt. Dazu gehören unter anderem Entgelte für Schulden sowie anteilige Miet, Pacht und Leasingaufwendungen und Lizenzaufwendungen. Die Hinzurechnung beträgt ein Viertel der Summe dieser Finanzierungsanteile, soweit die Summe den Betrag von 200.000 Euro übersteigt. Für die Ermittlung der Finanzierungsanteile gelten pauschale Ansätze, insbesondere ein Fünftel bei beweglichen Wirtschaftsgütern, die Hälfte bei unbeweglichen Wirtschaftsgütern und ein Viertel bei zeitlich befristeter Überlassung von Rechten.
Berechnung der Gewerbesteuer:
Der Gewerbeertrag ist auf volle 100 Euro nach unten abzurunden und bei natürlichen Personen sowie Personengesellschaften um einen Freibetrag von 24.500 Euro, höchstens jedoch bis zur Höhe des abgerundeten Gewerbeertrags, zu kürzen. Bei Kapitalgesellschaften gibt es diesen Freibetrag nicht. Anschließend wird der gekürzte Gewerbeertrag mit der Steuermesszahl multipliziert. Die Steuermesszahl beträgt einheitlich 3,5 Prozent.
Beispiel:
Gewerbeertrag einer OHG: 50.357 Euro
Abgerundet: 50.300 Euro
Abzüglich Freibetrag: 24.500 Euro
Korrigierter Gewerbeertrag: 25.800 Euro
davon 25.800 Euro x 3,5 v. H. = Steuermessbetrag: 903 Euro

Der Steuermessbetrag wird dann mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert, in der der Betrieb ansässig ist.

Gewerbesteuerschuld: 903 Euro x 458 v. H. (Landeshauptstadt Schwerin) = 4.135,74 Euro.
Anrechnung auf die Ertragsteuer:
Bei Personengesellschaften und Einzelunternehmen erfolgt eine pauschalierte Anrechnung auf die Einkommensteuer, soweit diese auf die gewerblichen Einkünfte entfällt. Die Anrechnung beträgt seit dem Veranlagungszeitraum 2020 das 4,0 fache des Gewerbesteuermessbetrags, ist aber der Höhe nach begrenzt auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer. Dadurch neutralisiert sich die Belastungswirkung der Gewerbesteuer typischerweise bis zu einem Hebesatz von etwa 400 v. H., sofern ausreichend Einkommensteuer für die Anrechnung zur Verfügung steht.
Vorauszahlungen:
Der Steuerschuldner hat am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November Vorauszahlungen zu entrichten. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr sind die Vorauszahlungen während des Wirtschaftsjahres zu leisten, das im Erhebungszeitraum endet. Nach Ende des Erhebungszeitraums ist beim zuständigen Finanzamt eine Gewerbesteuererklärung abzugeben. Die Vorauszahlungen werden mit der festgesetzten Steuerschuld verrechnet.

d) Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze erhoben, die ein Unternehmer im Inland im Rahmen seines Unternehmens gegen Entgelt ausführt, insbesondere Lieferungen und sonstige Leistungen. Zusätzlich können auch die Einfuhr von Gegenständen sowie der innergemeinschaftliche Erwerb der Umsatzsteuer unterliegen. Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt.
Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent, für bestimmte Umsätze gilt der ermäßigte Steuersatz von 7 Prozent.
Steuerbefreiungen:
Bestimmte Umsätze sind umsatzsteuerfrei. Dazu gehören insbesondere Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftliche Lieferungen. Bei Steuerbefreiungen ist zu unterscheiden, ob ein Vorsteuerabzug möglich ist oder ausgeschlossen ist.
Umsatzsteuervoranmeldung/Vorsteuerabzug:
Die Umsatzsteuervoranmeldungen sind elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln und grundsätzlich spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums abzugeben.
Der Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr. Beträgt die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr mehr als 9.000 Euro, ist der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Vorjahressteuer nicht mehr als 2.000 Euro, kann das Finanzamt von der Abgabe von Voranmeldungen befreien.
Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die andere Unternehmer in Rechnungen für bezogene Leistungen ausweisen. Diese Vorsteuer kann grundsätzlich abgezogen werden, wenn die Eingangsleistungen für steuerpflichtige Umsätze verwendet werden. Bei steuerfreien Umsätzen ohne Vorsteuerabzug sowie bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist ein Vorsteuerabzug regelmäßig ausgeschlossen.
Umsatzsteuererklärung:
Nach Ablauf des Kalenderjahres ist grundsätzlich eine Umsatzsteuerjahreserklärung elektronisch einzureichen, in der die Jahreszahllast oder ein Überschuss erklärt wird. In der Regel besteht hierfür Zeit bis zum 31. Juli des Folgejahres, bei steuerlicher Beratung regelmäßig länger. Kleinunternehmer sind für Besteuerungszeiträume ab 2024 grundsätzlich von der Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung befreit, soweit keine Ausnahmen eingreifen.
Kleinunternehmer-Regelung:
Umsätze eines Kleinunternehmers sind umsatzsteuerfrei, wenn der vereinnahmte Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschritten wird. Wird die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, entfällt die Steuerbefreiung unterjährig, und bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei.
Kleinunternehmer dürfen in Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen; zweckmäßig ist ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Ein Verzicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung ist möglich und bindet grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre.

Rechtsformwahl und Steuern

Die Rechtsform Ihres Unternehmens hat Auswirkungen auf die steuerliche Belastung. Deshalb sollten Sie bei der Gründung auch diesen Aspekt bedenken. Allerdings kann er nie allein ausschlaggebend für die Wahl der Rechtsform sein. Entscheidend sind auch Haftung, Rechtsformaufwendungen, Publizitätspflichten und Kapitalbeschaffung. Die folgende Übersicht zeigt einige wichtige steuerliche Unterschiede:
Steuerliche Aspekte Einzelunternehmen / Personengesellschaft Kapitalgesellschaft
Ertragsteuer
Einkommensteuer beim Unternehmer bzw. den Gesellschaftern
progressiver Tarif
Grundfreibetrag
Körperschaftsteuer
einheitlicher Steuersatz: 15 Prozent
kein Grundfreibetrag
Solidaritätszuschlag zusätzlich;
bei Ausschüttungen regelmäßig zusätzliche Besteuerung auf Ebene der Anteilseigner
Gewerbesteuer
Steuermesszahl: 3,5 von Hundert
Freibetrag 24.500 Euro
Anrechnung auf ESt nach § 35 EStG (grds. vierfacher Messbetrag, begrenzt auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer)

Steuermesszahl: 3,5 von Hundert
kein Freibetrag
keine Anrechnung auf KSt
Verlustverrechnung Grundsätzlich Verrechnung mit anderen positiven Einkünften des Unternehmers bzw. der Gesellschafter möglich, vorbehaltlich besonderer Verlustverrechnungsbeschränkungen Verluste verbleiben grundsätzlich in der Gesellschaft, kein Ausgleich mit privaten Einkünften der Anteilseigner
Gewinnermittlung
Einzelunternehmen: Unternehmerlohn keine Betriebsausgabe

Personengesellschaft: Vergütungen an Mitunternehmer (Tätigkeit, Darlehen, Miete) sind regelmäßig Sondervergütungen und werden dem Gesellschafter als gewerbliche Einkünfte zugerechnet
Geschäftsführer Gehälter, Pensionszusagen und Zinsen an Gesellschafter können Betriebsausgaben sein, soweit fremdüblich; zusätzlich sind Abzugsbeschränkungen zu beachten (zum Beispiel Zinsschranke)
Pflicht zur doppelten Buchführung Abhängig von Kaufmannseigenschaft oder Größenmerkmalen, sonst Einnahmenüberschussrechnung möglich Grundsätzlich doppelte Buchführung und Jahresabschluss