Firmeninternen Exportkontrolle (ICP)

Die systematische Exportkontrolle unterstützt Arbeitsprozesse im Unternehmen im Export und entlastet Mitarbeiter. Ein entsprechendes internes Überwachungssystems (ICP/internal compliance program) ist daher ratsam.

Vier Kernfragen der Exportkontrolle

  • Wohin liefere ich?
    Gegen einige Länder liegen Embargomaßnahmen vor. Das kann bedeuten, dass ein eigentlich unkritisches Vorhaben durch ein Länderembargo genehmigungspflichtig oder sogar untersagt ist.
  • An wen liefere ich?
    Gegen einzelne politische Gruppierungen, Personen oder Organisationen können Wirtschaftssanktionen verhängt sein. Ein "Treffer" auf den entsprechenden (Namens-)Listen führt unmittelbar zu einem Verbot.
  • Was liefere ich?
    Grundlage der Prüfung ist die Güterklassifizierung gemäß den Grundlagen des Exportkontrollrechts.
  • Für welche Zwecke liefere ich?
    Im Zusammenhang mit bestimmten (militärischen) der Herstellung/Verbreitung von Kernwaffen beziehungsweise deren Endverwendung gibt es Beschränkungen.

Anforderungen an ein ICP

Aus den vier Kernfragen der Exportkontrolle ergeben sich Anforderungen, die ein ICP erfüllen sollte (beispielhaft, ggf. nicht abschließend bzw. unternehmensspezifisch anzupassen):

Personalauswahlpflicht

  • Sicherstellung kompetenter Mitarbeiter
  • Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen (Leitung)
  • Festlegung und Leitung des ICP
  • Einrichtung einer Exportkontrollstelle
  • Festlegung der Mitarbeiterkompetenzen
  • Sicherstellung des Informationsflusses
  • mindestens eine Person als Exportkontrollbeauftragter mit folgenden Aufgaben:
    1. verantwortlich für die Umsetzung des ICP
    2. zentraler Ansprechpartner für Zoll und BAFA
    3. fungiert im Auftrag des Ausfuhrverantwortlichen
  • ein Ausfuhrbeauftragter als Bindeglied zu Mitarbeitern in den jeweiligen Fachbereichen
  • weitere Prüfstellen

Weiterbildungspflicht

  • Regelmäßige Schulung der Mitarbeiter: gibt es gelistete Güter im Unternehmen beziehungsweise wie kann man sie auf den Versanddokumenten erkennen?
  • Sicherstellung entsprechender Qualifizierungen

Organisationspflicht

  • Arbeits- und Verfahrensanweisung, die die interne Organisation festlegt und Zuständigkeiten klar regelt
  • Einbindung betriebsinterner Bereiche (beispielsweise Konstruktion, Vertrieb, Produktmanagement etc.)
  • Güterlistenkontrolle durch entsprechende Prüfsoftware
  • Sanktionslistenprüfung installieren
  • Umsetzung der Prozesse immer wieder überprüfen
  • Stammdatenpflege im Warenwirtschaftssystem

Überwachungspflicht

  • Gewährleistung, dass Zuständigkeiten und Organisationsabläufe eingehalten werden
  • Kontrollstrukturen einrichten (Stichproben, Systemprüfungen etc.)
  • Dokumentation von Prüfschritten und entsprechende Aufbewahrungssystematik von Exportdokumenten

Vorteile eines ICP

  • Überprüfung bestehender betrieblicher Abläufe und Sinnhaftigkeit
  • Festlegung klarer, zielorientierter Abläufe und Benennung eines Ansprechpartner und dessen Vertreter
  • Festgelegte Abläufe minimieren Fehlerquellen
  • Auswirkung von Fehlern und deren Folgen fallen geringer aus
Ein betriebliches Exportkontrollsystem ist nur dann gut, wenn es verständlich ist und in der täglichen Arbeit gelebt werden kann. Daher bietet es sich an, bestehende Dokumentationen oder Qualitätsmanagementsysteme zu nutzen und die Exportkontrolle darin zu integrieren. Eine Arbeits- und Organisationsanweisung mit Aufgaben des Bereichs "Exportkontrolle" sowie detaillierten Anweisungen zur Einhaltung der exportkontrollrechtlichen Vorgaben sollten den Kern des ICP bilden und allen Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

Exemplarischer Aufbau eines ICP

Es gibt keine allgemeingültige Struktur. Je nach Unternehmensform sollte unterschieden werden, ob eine zentrale oder dezentrale Struktur gewählt wird. Wichtig ist, dass das Thema Exportkontrolle so weit oben wie möglich (bestenfalls benennt die Geschäftsführung/der Vorstand den Ausfuhrverantwortlichen) angesiedelt ist.

Merkblätter und Empfehlungen zum ICP

Hilfreich zum Aufbau eines ICP sind die von der EU Kommission veröffentlichten Empfehlungen zu internen Compliance-Programmen (ICP) für die Kontrolle des Handels mit Dual-Use-Gütern nach Maßgabe der EG-Dual-Use-VO 428/2009.
  • Im Merkblatt des BAFA werden Hinweise zum organisationsinternen strukturellen Aufbau eines internen Exportkontrollsystems gegeben.