Kleinunternehmerregelung

1. Allgemeines

Die Umsatzsteuer wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kritisiert.
Die sogenannte Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) sieht Erleichterungen vor. Kleinunternehmer müssen für ihre Umsätze keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen und sind grundsätzlich von der Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen befreit. Im Gegenzug haben sie kein Recht auf Vorsteuerabzug, können also die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer nicht erstattet bekommen.
Daher sollte sorgfältig geprüft werden, ob die Anwendung der Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist. Überwiegen die Nachteile, kann auf die Anwendung verzichtet werden; dieser Verzicht bindet für mindestens fünf Jahre. Die Umsatzgrenze für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung lag bis Ende 2019 bei 17.500 Euro, ab 2020 bei 22.000 Euro und wurde ab 2025 auf 25.000 Euro (Vorjahr) sowie 100.000 Euro (laufendes Jahr) angehoben.
Die Umsatzgrenze für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung lag bis Ende 2019 bei 17.500 Euro, ab 2020 bei 22.000 Euro und wurde ab 2025 auf 25.000 Euro (Vorjahr) sowie 100.000 Euro (laufendes Jahr) angehoben.

2. Wer ist Kleinunternehmer

Kleinunternehmer ist, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 25.000 Euro hat
und
  • im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht als 100.000 Euro hat.
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Hat der Unternehmer die Vorjahresgrenze von 25.000 Euro überschritten, kann er die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr nicht anwenden – selbst wenn feststeht, dass der Umsatz im laufenden Jahr unter 25.000 Euro liegen wird.

3. Ermittlung der Umsatzgrenzen

Maßgebend für die Ermittlung der Umsatzgrenzen ist der nach vereinnahmten Entgelten bemessene Gesamtumsatz (Einnahmen, nicht Gewinn). Nach § 19 Abs. 3 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist für die Berechnung des Gesamtumsatzes von der Summe der vom Unternehmer ausgeführten steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Damit gehören Einfuhren aus dem Drittland in das Inland und innergemeinschaftliche Erwerbe nicht zum Gesamtumsatz.
Im Detail:
Steuerbare Umsätze
./. bestimmte steuerfreie Umsätze, §§ 4 Nr. 8i, Nr. 9 b, Nr. 11-28 UStG (z.B. Umsätze aus Vermietung)
./. bestimmte steuerfreie Hilfsumsätze, §§ 4 Nr. 8 a-h, Nr. 9 a, Nr. 10 UStG (z.B. Umsätze, die unter das Grunderwerbsteuergesetz fallen)
= Gesamtumsatz gem. § 19 Abs. 3 UStG
./. darin enthaltene Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens (Hilfsgeschäfte)
= Umsatz gem. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG
Hinweis: Ein Unternehmer kann im umsatzsteuerlichen Sinne nur ein Unternehmen haben. Dieses umfasst die gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes sind damit alle vom Unternehmer ausgeführten Umsätze des einheitlichen Unternehmens einzubeziehen.

4. Folgen der Kleinunternehmerregelung

Ab dem 1.1.2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei. Die Kleinunternehmerregelung ist damit eine Steuerbefreiungsvorschrift. Ein Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen sowie aus der Einfuhrumsatzsteuer ist ausgeschlossen.
Achtung: Der Kleinunternehmer darf in seinen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tut er dies doch, schuldet er die (unberechtigt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Dies gilt auch bei sog. Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu 250 Euro), bei denen nicht der Steuersatz angegeben werden darf, oder Gutschriften, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.

5. Folgen des Überschreitens der Umsatzschwelle

Für die Anwendbarkeit der Kleinunternehmerregelung kommt es auf beide Umsatzgrenzen an. Nur wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind, wird die Umsatzsteuer nicht erhoben. Wichtig ist, dass die Überschreitung der 50.000 Euro Umsatzgrenze erst für das folgende Kalenderjahr relevant wird, solange der Unternehmer eine ordnungsgemäße Prognose aufgestellt hat.
Beispiel:
Jahr Umsatz zzgl. Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr Voraussichtlicher Umsatz zzgl. Umsatzsteuer im laufenden Jahr Kleinunternehmerregelung anwendbar
2022 9.000 Euro 6.000 Euro ja
2023 4.000 Euro 45.000 Euro ja
2024 42.000 Euro 12.000 Euro nein
2025 24.000 Euro 110.000 Euro nein

6. Optionsmöglichkeit

Da die Kleinunternehmerregelung auch nachteilig sein kann, hat der Unternehmer die Möglichkeit auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten (Option zur Regelbesteuerung). Folge dessen ist, dass er wie ein normaler Unternehmer behandelt wird und den allgemeinen Vorschriften der Umsatzsteuer unterliegt. Er versteuert dann alle seine der Regelbesteuerung unterliegenden Umsätze und kann aus seinen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen. Die Verzichtserklärung ist ohne besondere Form gegenüber dem Finanzamt abzugeben.
Wichtig: Die Verzichtserklärung bindet den Unternehmer für fünf Kalenderjahre.
Die Option zur Regelbesteuerung kann grundsätzlich sinnvoll sein, wenn der Unternehmer
  • zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit hohe Anfangsinvestitionen hat und daher viel Umsatzsteuer an seine Lieferanten zahlen muss. Durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kommt er in den Genuss des Vorsteuerabzugs.
  • selbst überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatkunden leistet. Abnehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Vorsteuer geltend machen. Da der Kleinunternehmer, die selbst gezahlte Umsatzsteuer aus seinen Eingangsrechnungen in seine Preiskalkulation einbeziehen wird, kann er seine Leistungen nur teurer anbieten.
Möchte der Unternehmer nach Ablauf der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss er einerseits die Umsatzgrenzen einhalten und dazu die Option nach Ablauf der Frist gegenüber seinem Finanzamt widerrufen. Der Verzicht kann nur mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist spätestens bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für das betreffende Kalenderjahr zu erklären. Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr können nachträglich berichtigt werden.werden.

7. Rechnungsangaben

Folge dessen, dass bei einem Kleinunternehmer die Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erhoben wird, ist, dass der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer gesondert in seinen Rechnungen ausweisen darf, der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wird, nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhält, seine Abnehmer keine Vorsteuer ziehen können und dürfen.
Hinweis: Wenn auch nicht zwingend, ist zu empfehlen, dass der Kleinunternehmer grundsätzlich in seinen Rechnungen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnimmt.
Informationen zu den generellen Pflichtangaben auf Rechnungen finden Sie hier.

8. Umsatzsteuererklärung

Kleinunternehmer sind ab dem Besteuerungszeitraum 2024 nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG n.F. grundsätzlich von den Erklärungspflichten nach § 18 Abs. 1–4 UStG befreit. Sie müssen daher weder Umsatzsteuervoranmeldungen noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben. Eine Ausnahme gilt nur, wenn sie in besonderen Fällen (z. B. bei Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens nach § 13b UStG oder bei unberechtigtem Steuerausweis nach § 14c UStG) zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind; dann kann auch eine Jahreserklärung erforderlich werden. Für Zeiträume bis einschließlich 2023 bestand die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung noch.

9. Besonderheiten

Bei Lieferungen und Dienstleistungen eines Kleinunternehmers über die Grenze gibt es verschiedene Besonderheiten zu beachten.
a. Ausgangsseite des Kleinunternehmers (Leistungen ins Ausland):
Die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen (§ 4 Nr. 1 Buchst. b, § 6a UStG) gilt für Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG nicht. Solche Lieferungen sind grundsätzlich steuerpflichtig, die Steuer wird jedoch bei Einhaltung der Umsatzgrenzen nicht erhoben. Eine Ausnahme besteht für die Lieferung neuer Fahrzeuge in das übrige Gemeinschaftsgebiet (§ 19 Abs. 6 UStG); hier gelten die allgemeinen Vorschriften, einschließlich der Pflicht zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung (ZM) und zur Angabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Im Übrigen besteht für Kleinunternehmer keine Pflicht zur Abgabe einer ZM und sie dürfen keine USt-IdNr. Verwenden.
b. Eingangsseite des Kleinunternehmers (Erwerbe aus dem Ausland):
Innergemeinschaftliche Erwerbe sind für Kleinunternehmer grundsätzlich nicht steuerbar, solange die Erwerbsschwelle von 12.500 EUR (§ 1a Abs. 3 Nr. 2 UStG) nicht überschritten wird und keine Option zur Erwerbsbesteuerung ausgeübt wurde. Ausnahmen bestehen, wenn die Erwerbsschwelle überschritten wird, der Kleinunternehmer zur Erwerbsbesteuerung optiert oder neue Fahrzeuge bzw. verbrauchsteuerpflichtige Waren erworben werden
c. Weitere umsatzsteuerliche Vorschriften:
Die Einfuhrumsatzsteuer (§ 1 Abs. 1 Nr. 4 UStG), die Besteuerung von innergemeinschaftlichen Erwerben (bei Vorliegen der Ausnahmen), die innergemeinschaftliche Lieferung neuer Fahrzeuge sowie die Steuerschuldnerschaft nach § 13b UStG (Reverse-Charge) und § 25b UStG (Dreiecksgeschäft) gelten auch für Kleinunternehmer. In allen Fällen bleibt der Vorsteuerabzug ausgeschlossen (§ 15 Abs. 2 Nr. 1 UStG).
d. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:
Auch Kleinunternehmer können auf Antrag eine USt-IdNr. erhalten. Die Verwendung der USt-IdNr. kann jedoch dazu führen, dass sie in bestimmte Melde- und Steuerpflichten einbezogen werden (z. B. Erwerbsbesteuerung, ZM).
Hinweis: Auch in den genannten Sonderfällen besteht kein Recht auf Vorsteuerabzug. Bei internationalen Sachverhalten empfiehlt sich eine genaue Prüfung der umsatzsteuerlichen Folgen.

Stand: Januar 2026
Allgemeiner Hinweis: Alle vorstehenden Informationen wurden mit großer Sorgfalt zusammengestellt. Eine Gewähr für die Richtigkeit kann dennoch nicht übernommen werden.