10. Was ist bei der Ausstellung einer Lieferantenerklärung formal zu beachten?

Rechtsgrundlage für die Ausstellung einer Lieferantenerklärung ist seit 1. Mai 2016 die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 zum Unionszollkodex, siehe Frage 20. Diese Verordnung legt den Wortlaut der Lieferantenerklärungen verbindlich fest. Selbst bei kleinen sprachlichen Abwandlungen wird mitunter die Anerkennung verweigert. Daher ist es empfehlenswert, sich an den Text wörtlich und nicht nur sinngemäß zu halten.
Nicht festgelegt ist dagegen die Pflicht zur Verwendung von Vordrucken. Eine Lieferantenerklärung kann für jede Sendung auf der entsprechenden Rechnung, einem zur Sendung gehörenden Lieferschein oder auf einem sonstigen Handelspapier ausgestellt werden. Lediglich der Wortlaut ist verbindlich und wörtlich einzuhalten.
Zu den sonstigen Handelspapieren gehören auch die Vordrucke, die bei den Industrie- und Handelskammern (IHKs) oder im Formularhandel erhältlich sind. Wird ein solches Handelspapier verwendet, muss die zugehörige Ware eindeutig identifiziert werden können. Die Angabe der Zolltarifnummer ist nicht vorgeschrieben, die Angabe kann bei abweichenden Meinungen zwischen Lieferant und Kunden zu Schwierigkeiten führen. (Beispiel: der Lieferant sieht in der Ware Teile aus Metall, der Kunde sieht darin Teile für eine Maschine).
Aus der Lieferantenerklärung muss der Aussteller der Lieferantenerklärung, das heißt der verantwortliche Mitarbeiter, klar hervorgehen.
Bei einer Langzeit-Lieferantenerklärung muss auch der Empfänger eindeutig hervorgehen.
Lieferantenerklärungen sollten grundsätzlich handschriftlich unterschrieben sein. Werden Lieferantenerklärungen am Computer erstellt, können sie auch ohne Unterschrift anerkannt werden. In diesem Fall muss jedoch die verantwortliche natürliche oder juristische Person namentlich genannt sein und der Lieferant muss sich dem Kunden gegenüber schriftlich verpflichten, die volle Haftung für jede abgegebene Lieferantenerklärung zu übernehmen. Diese Regelung findet sich in Artikel 63 (3) UZK-IA (bis 30. 4.2016: Artikel 5 VO (EG) 1207/2001).
Bei der Nennung der Länder, für die die Lieferantenerklärung gilt, können sowohl die offiziellen Länderbezeichnungen als auch die zweistelligen ISO-Alpha-Codes verwendet werden. Sammelbezeichnungen wie z. B. "EFTA" oder "MOEL" sind dagegen unzulässig, ebenso die Bezeichnung EG für die Europäische Gemeinschaft. Da es keinen ISO-Ländercode für die EG gibt und manchmal eine Verwechslung mit Ägypten angenommen wird, sollte die EG entweder als "Europäische Gemeinschaft" ausgeschrieben oder beispielsweise mit EEC, CEE oder CE abgekürzt werden. Die Abkürzung EU wird ebenfalls akzeptiert.
Lieferantenerklärungen können auch nachträglich ausgestellt werden, d.h. sie sind auch dann anzuerkennen, wenn sie nach bereits erfolgter Lieferung ausgefertigt werden.
Nicht anerkannt werden so genannte "Ausschluss-Klauseln" in Langzeit-Lieferantenerklärungen, die auf abweichende Angaben über den präferenzrechtlichen Ursprung der Waren in später auszustellenden Rechnungen oder sonstigen Handelspapieren verweisen. Der präferenzielle Ursprung der Waren muss direkt der Lieferantenerklärung (oder einer Anlage) entnommen werden können. Auf den Anlagen können auch klar bezeichnete Waren ohne Präferenzursprung aufgeführt werden.
Die Waren selbst müssen klar benannt werden. Allgemeine Sammelbezeichnungen wie z.B. "Ersatzteile für Pumpen" oder "alle von uns gelieferten Waren" reichen nicht aus.