Datenschutzinformationen für Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminare oder Desk-Sharing


Informationspflicht gem. Art. 13 DSGVO für Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminare oder Desk-Sharing
 
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Teilnahme an Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminaren oder Desk-Sharing der Industrie- und Handelskammer Schwarzwald-Baar-Heuberg.

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg
Romäusring 4
78050 Villingen-Schwenningen
E-Mail: info@vs.ihk.de
Telefon: 07721 922-0

Vertretungsberechtigte:
Thomas Albiez (Hauptgeschäftsführer)
Birgit Hakenjos (Präsidentin)

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg
Datenschutzbeauftragte
Romäusring 4
D-78050 Villingen-Schwenningen
Telefon: +49(0)7721 922-0
E-Mail:  datenschutz@vs.ihk.de
 
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Teilnahme an einer Videokonferenz, -veranstaltung, Web-Seminar oder einem Desk-Sharing (Darstellung von Bildschirminhalten von unserem PC) zu ermöglichen. Dies umfasst die Organisation und die Durchführung.
Abhängig vom Einzelfall erfolgt die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen: im Fall von Sitzungen und Veranstaltungen der Vollversammlung und Ausschüssen als gesetzliche Pflichtaufgabe: Art. 6 Abs.1 S.1 lit.c, Abs.3 S.1 lit.b DSGVO, §§ 13b, 1 Abs.1 IHK i.V.m. §§ 4 ff der Satzung der IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg i.V.m. einem entsprechenden Beschluss i.V.m. §§ 1, 4 LDSG BW. Gremienarbeit (bspw. Sitzungen von Arbeitskreisen) und weitere Aufgaben nach § 1 Abs.1 IHKG (bspw. Unterrichtungen): Art. 6 Abs.1 S.1 lit.e, Abs.3 S.1 lit.b DSGVO i.V.m. Spezialgesetz i.V.m. §§ 1,4 LDSG BW. Im Fall von kostenpflichtigen/kostenfreien Veranstaltungen: Art. 6 Abs.1 S.1 lit.b DSGVO.
Eine Aufzeichnung der Videokonferenz, -und veranstaltung, Web-Seminar oder Desk-Sharing bzw. die Anfertigung von Fotos erfolgt nur nach Erteilung einer Einwilligung der betroffenen Person zu Beginn der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO.
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • Die Namen aller Teilnehmer werden softwareseitig an alle Teilnehmer übermittelt, ggf. bietet die Software die gesonderte Möglichkeit der Eingabe der Teilnehmerdaten. Sofern die betroffene Person ihre Kamera und das Mikrofon aktiviert hat, erfolgt eine Datenübermittlung an alle anderen Teilnehmer.
  • Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
  • Dienstleister des Kommunikationsdienstes und deren Subdienstleister.
  • Mit der Durchführung der Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminare oder Desk-Sharing betraute Abteilungen oder Auftragsverarbeiter und deren Subunternehmer.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.
Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Je nach eingesetztem Dienstleister können unsererseits personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung wird, sofern erforderlich, z.B. auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht; andernfalls wird der Personenbezug durch Anonymisierung entfernt und ein Zugriff auf Ihre Daten gesperrt. Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen.
Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/ Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg.
Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.
Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den externe/n Datenschutzbeauftragte/n.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationssicherheit, Dr. Stefan Brink, Königstr. 10 A, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711 615541-0, E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Datenverarbeitung, die erforderlich ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; auf der Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO, soweit zutreffend.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für den Fall, dass Sie einer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Werbezwecke widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht weiter verarbeiten. Diese gilt auch für das Profiling, soweit es mit einer solchen Direktwerbung in Verbindung steht.

Widerrufsrecht der Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Schwarzwald-Baar-Heuberg durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Wenn Sie die erforderlichen Daten für die Teilnahme nicht angeben, können Sie an den Videokonferenzen und -veranstaltungen, Web-Seminaren oder Desk-Sharing nicht teilnehmen. Video- und Audioaufnahmen sind grundsätzlich nur vom Leiter der Veranstaltung und ggf. dem Referenten erforderlich.
Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen. Derzeitiger Stand ist Dezember 2020.