Die ordnungsgemäße Kassenführung ab 01.01.2020

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft – und weitere Regelungen treten zum 1. Januar 2020 in Kraft. Neu geschaffen wurden unter anderem die sogenannte Kassenrichtlinie und das Kassengesetz.

Bereits seit 2018 müssen Unternehmer jeden Verkaufsvorgang detailliert in einem elektronischen System aufzeichnen und eine Verfahrensdokumentation erstellen, die auch Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem enthält. Dazu zählen etwa Fabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten oder Programmieranleitungen. Zudem wurde die "Kassennachschau" eingeführt, die es Prüfern der Finanzverwaltung erlaubt, unangekündigt die Kassenbuchführung sowie die Kasse selbst zu überprüfen.

Zum kommenden Jahreswechsel müssen zum einen grundsätzlich alle Kassen mit einer sogenannten zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden, zu anderen gilt dann auch eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen, also die Pflicht zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons.

Auf was Unternehmer im Detail achten müssen, beschreibt die IHK in ihrem 12-seitigen Infoblatt. Dabei geht es auch um Sonderfälle wie die Erfassung von Storno-Vorgängen oder "unbaren" Zahlungen, das Verhalten bei Systemabstürzen oder um den Umgang mit "offenen Ladenkassen".

Zudem enthält die Veröffentlichung eine To-do-Liste für die betriebliche Praxis, eine Zusammenstellung wichtiger Fristen sowie der gesetzlichen Grundlagen.