Anforderungen an Referenzen

In der Privatwirtschaft dienen Referenzen als Nachweis für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens und auch für eine erfolgreiche Auftragserfüllung. Im Grundsatz gilt dies auch bei öffentlichen Aufträgen – dort sind die Anforderungen an Referenzen aber wesentlich differenzierter.

Definition

Im Vergabeverfahren dürfen zum Nachweis der technischen und fachlichen Leistungsfähigkeit eines Unternehmens Referenzen gefordert werden. In der Regel erfolgt dies durch eine Liste der wesentlichen, in den letzten drei Jahren erbrachten vergleichbaren Leistungen unter Angabe des Rechnungswertes, des Leistungszeitraums sowie der Angabe des öffentlichen beziehungsweise privaten Auftraggebers. Bei Leistungen für eine öffentliche Einrichtung kann eine von der zuständigen Behörde ausgestellte oder beglaubigte Bescheinigung vorgelegt werden. Falls die Leistungen für private Auftraggeber ausgeführt wurden, kann eine Bescheinigung des Unternehmens oder eine einfache Erklärung ausreichen.

Die Bedeutung von Referenzen

Ohne Referenzen bekommen Unternehmen in der Regel keinen Auftrag und ohne Aufträge erwirbt das Unternehmen keine Referenzen. Dies gilt in der privaten Wirtschaft genauso wie bei Aufträgen der öffentlichen Hand. Dadurch haben es vor allem Newcomer schwer. Die Vergabestelle definiert nach eigenen Überlegungen, wie viele und welche Referenzen vorgelegt werden sollen. Referenzen sind im Rahmen der Eignungsprüfung oft das Zünglein an der Waage. Immer wieder hört man dabei von Bieterseite, dass Wettbewerber abenteuerliche Referenzen angeben, die dem Vernehmen nach von den Vergabestellen nur unzureichend auf Plausibilität überprüft werden. Umgekehrt kann aber auch eine nur teilweise Überprüfung der angegebenen Referenzen nachteilig für den Bieter sein.

Rechtsprechung

Die Vergabekammer Baden-Württemberg hat in zahlreichen Beschlüssen die Anforderungen an Referenzen für die zu erbringenden Leistungen, insbesondere im Hinblick auf den ausfüllungsbedürftigen Begriff der “Vergleichbarkeit” konkretisiert. Die Vergabekammer Rheinland-Pfalz entschied am 2. April 2009 (VK 9/09), dass eine stichprobenartige Prüfung der vorgelegten Referenzen durch die Vergabestelle ausreichend ist. Nach Auffassung der Vergabekammer sei die Eignungsprüfung, zu der die Referenzen herangezogen werden, auch eine Ermessensentscheidung der Vergabestelle. Nach allgemeinen juristischen Grundsätzen sind solche aber nur eingeschränkt auf Fehler überprüfbar. Zum einen reichten dabei rein telefonische Nachfragen bei den Referenzgebern aus. Zum anderen gebe es keinen subjektiven Anspruch des Bieters auf Überprüfung aller vorgelegten Referenzen. Insofern genüge die Überprüfung von nur drei Referenzen, um daraus folgend die Eignung des Bieters zu verneinen. Andere Rechtsprechungen kommen hingegen zum Schluss, dass eine Beschränkung der Anzahl der Referenzen, zum Beispiel auf drei, unzulässig ist, da es einen abschreckenden Effekt auf die Bieter habe.

Praxistipps für Unternehmen

  • Idealerweise sollten sich Bieter nach jedem erfolgreich abgeschlossenen Auftrag eine Referenzbestätigung des öffentlichen Auftraggebers geben lassen. Da erfahrungsgemäß Fristen bei Vergabeverfahren stets zu kurz sind, lässt sich dadurch Zeit für Wichtigeres finden: die Angebotskalkulation.
  • Bieter sollten grundsätzlich nur solche Referenzen angeben, bei denen sie absolut sicher sind, dass der Referenzgeber bei einer Stichprobenprüfung durch die Vergabestelle die Angaben auch bestätigt.
  • Obschon kein vergaberechtliches Problem ist es dennoch ratsam, dass Bieter nur solche Referenzen angeben, bei denen ein Einverständnis des früheren Auftraggebers vorliegt. Denn zum einen geht es dabei um die Offenbarung möglicherweise sensibler Daten. Zum anderen könnte der Schuss auch nach hinten losgehen, wenn das Einverständnis nicht vorliegt und gerade diese Referenz von der Vergabestelle überprüft wird.
  • Ebenfalls sollten Bieter darauf achten, welche Mindestanforderungen der öffentliche Auftraggeber festgelegt hat. Dies trifft insbesondere auf das Alter von Referenzen zu, noch viel mehr jedoch auf deren Vergleichbarkeit. Sind die als Referenz angegebenen Aufträge zum Beispiel vom Volumen her deutlich kleiner als der jetzt ausgeschriebene Auftrag und gibt der Bieter nur derartige Referenzen an, könnte der Auftraggeber Zweifel an der Geeignetheit des Bieters haben.
  • Entsprechendes gilt für unvollständige Referenzen beziehungsweise der Angabe von zu wenigen Referenzen. Denn im Gegensatz zu einem gänzlich fehlenden Eignungsnachweis, der je nach Ausschreibung nachgefordert werden kann beziehungsweise muss, darf ein unvollständiger Nachweis nicht nachbessert werden.

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