E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze

Die E-Rechnung wird für Unternehmen zunehmend verbindlich. Dieses Merkblatt erklärt, was als E-Rechnung gilt, welche Übergangsfristen bestehen und was insbesondere Kleinunternehmer beachten müssen.

Was ist die E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN 16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Definition wurde in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG n. F. festgelegt.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, werden künftig als “sonstige Rechnungen” im Umsatzsteuerrecht definiert. Darunter fallen beispielsweise die bisher als elektronische Rechnungen akzeptierten reinen Word- oder PDF-Formate. Rechnungsaussteller und -empfänger können eine Vereinbarung über das genutzte E-Rechnungs-Format schließen (das genutzte Format muss die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).

Welche Unternehmen sind zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet?

In Deutschland ansässige Unternehmer, unabhängig von ihrer Größe, unterliegen der E-Rechnungspflicht (vgl. § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG n. F.) für alle alle ihre inländischen B2B Umsätze (Business to Business, d. h. von Unternehmer zu Unternehmer). Voraussetzung für die E-Rechnungspflicht ist ein Inlandsbezug: Sowohl Leistungsempfänger als auch Leistungserbringer müssen in Deutschland ansässige Unternehmen sein.
Ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Auch für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro) und Fahrausweise kann weiterhin eine sogenannte sonstige Rechnung gestellt werden.
Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung (§19 Abs.1 UStG) profitieren, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung n. F.). Diese Rechnungen dürfen auch über den 1. Januar 2028 weiterhin als sonstige Rechnungen übermittelt werden. Die Empfangspflicht ab 2025 bleibt bestehen.

Ab wann gilt die neue Regelung?

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift spätestens ab dem 1. Januar 2028. Große Unternehmen müssen früher umstellen. Bis einschließlich dem 31. Dezember 2027 sind die neuen Anforderungen an die E-Rechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen geben:
  • Bis 2027 ist die Ausstellung von sonstigen Rechnungen (Papier, PDF) für alle Unternehmen möglich.
  • Bis 2028 ist die Ausstellung sonstiger Rechnungen für KMU (inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bis zu 800.000 Euro) möglich.
Zeitplan zur Einführung der E-Rechnungspflicht
2025–2026 E-Rechnung oder "sonstige Rechnung“ (Papier/PDF mit Zustimmung des Empfängers) für alle Unternehmen.
Ab 1. Januar 2027 "Sonstige Rechnung“ nur bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 Euro (mit Zustimmung).
Unternehmen > 800.000 Euro dürfen in 2027 noch EDI nutzen, sofern interoperabel mit EN 16931.
Ab 1. Januar 2028 E-Rechnungspflicht für alle (sofern keine gesetzliche Ausnahme)

Hinweis für Rechnungsempfänger

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E Rechnungen empfangen können, sofern sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen beziehen. Die Übergangsregelungen betreffen ausschließlich Rechnungsaussteller. Damit Unternehmen E-Rechnungen ordnungsgemäß empfangen und verarbeiten können, sind folgende Voraussetzungen sicherzustellen:
Lesbare Darstellung: Eine menschenlesbare Ansicht der E-Rechnung muss möglich sein, z. B. über den ELSTER Viewer.

GoBD-konforme Aufbewahrung: Der strukturierte Rechnungsdatensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD XML) ist revisionssicher und GoBD konform zu archivieren.

Revisionssichere Archivierung: Alle empfangenen E-Rechnungen müssen unverändert, vollständig und prüfbar aufbewahrt werden.
Weitere Informationen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung finden Sie unter Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen.

Hinweis für Rechnungsaussteller

Leistungsempfänger dürfen für bereits seit dem 1. Januar 2025 erbrachte Leistungen selbst bestimmen, ob sie neben E-Rechnungen auch andere digitale Formate (z. B. PDF) akzeptieren. Bitte klären Sie daher mit Ihrem Geschäftspartner, wie viel Zeit für die digitale Umstellung eingeräumt wird.

Ist der bereits etablierte elektronische Datenaustausch (EDI) noch zulässig?

Das EDI-Verfahren bleibt bis zum 31. Dezember 2027 für die umsatzsteuerliche Rechnungsstellung anwendbar. Darüber hinaus können Unternehmer das EDI-Verfahren weiter nutzen, wenn das darunterliegende Format der Normenreihe EN 16931 entspricht oder mit dieser interoperabel ist.

Weitere Informationen

Das Bundesministerium der Finanzen hat ein BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern seit dem 1. Januar 2025 und FAQs zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung veröffentlicht.

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