Dienstwagen richtig versteuern: Fahrtenbuch oder 1%-Methode?

Ausschlaggebend für die Frage, inwieweit die Kosten für die Haltung und Nutzung eines Kraftfahrzeuges als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, ist, ob es sich bei dem Fahrzeug um notwendiges/gewillkürtes Betriebsvermögen handelt oder ob das Fahrzeug dem Privatvermögen zugeordnet ist.

Zum notwendigen Betriebsvermögen eines Steuerpflichtigen gehören die Wirtschaftsgüter, die bereits objektiv erkennbar zum unmittelbaren Einsatz im Betrieb bestimmt sind. Dies sind zum einen alle Fahrzeuge (auch gemietete oder geleaste), die ausschließlich betrieblich genutzt werden. Aber auch gemischt genutzte Kraftfahrzeuge, die zum Teil privat zum Teil betrieblich genutzt werden, sind zwingend dem Betriebsvermögen zuzuordnen, wenn die betriebliche Nutzung (einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) mehr als 50 Prozent beträgt. Zur betrieblichen Nutzung zählt auch die auf Wege zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten entfallende Nutzung.

Kraftfahrzeuge, deren betriebliche Nutzung zwischen 10 Prozent und 50 Prozent liegt, können dem Betriebsvermögen als sogenanntes gewillkürtes Betriebsvermögen zugerechnet werden. Die Behandlung eines Wirtschaftsgutes als gewillkürtes Betriebsvermögen setzt voraus, dass die Zuordnung des Gegenstands zum Betriebsvermögen unmissverständlich dokumentiert wird. Nach einem Erlass des Bundesfinanzministeriums ist als Nachweis für die Zuordnung eines Wirtschaftsgutes zum gewillkürten Betriebsvermögen erforderlich, dass die Aufnahme des Gegenstandes in das Betriebsvermögen zeitnah in ein laufend zu führendes Bestandsverzeichnis aufgenommen wird oder vergleichbar aufgezeichnet wird. Seit 2025 ist die Verwendung eines digitalen Bestandsverzeichnisses zulässig, sofern es GoBD-konform geführt wird.

Tipp :
Dokumentieren Sie

Notwendig zum Privatvermögen gehören Kraftfahrzeuge, die weniger als zehn Prozent betrieblich genutzt werden.

Alle für den PKW anfallenden laufenden Kosten sind in diesem Fall automatisch Betriebsausgaben. Da aber das Finanzamt immer davon ausgeht, dass jeder PKW auch privat genutzt wird, muss für die Privatnutzung jeden Monat eine Versteuerung in Höhe von 1 Prozent des Brutto-Listenpreises erfolgen.

Beispiel: Listenpreis 40.000 Euro. Das bedeutet eine Versteuerung von 400 Euro jeden Monat, d. h. 400 Euro werden so behandelt, als wären sie Einkünfte und unterliegen dann dem jeweiligen persönlichen Einkommensteuersatz. Es spielt keine Rolle, wie teuer der Wagen tatsächlich war. Dies gilt für gebraucht gekaufte, reimportierte und Neuwagen.

Tipp: Die Ein-Prozent-Methode ist in der Regel günstiger, wenn der Listenpreis bei der Erstzulassung relativ niedrig ist, also bei Kleinwagen oder alten Wagen.

Wie machen Sie dem Finanzamt glaubhaft, dass Sie den Geschäftswagen tatsächlich überwiegend, also zu über 50 Prozent betrieblich fahren? Das BMF hat klargestellt, dass hinsichtlich des Umfangs der betrieblichen Nutzung alle Fahrten anzusetzen sind, die betrieblich veranlasst sind. Demzufolge sind auch Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte oder Familienheimfahrten der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Die Überlassung eines Kraftfahrzeugs auch zur privaten Nutzung an einen Arbeitnehmer stellt für den Arbeitgeber eine vollumfängliche betriebliche Nutzung dar.

Der Nachweis der betrieblichen Nutzung kann in jeder geeigneten Form erfolgen. Es können z. B. Eintragungen in Terminkalendern oder Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung herangezogen werden. Sind entsprechende Unterlagen nicht vorhanden, kann die überwiegende betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen über einen repräsentativen zusammenhängenden Zeitraum (in der Regel drei Monate) glaubhaft gemacht werden.

Auf einen Nachweis der betrieblichen Nutzung kann verzichtet werden, wenn sich bereits aus Art und Umfang der Tätigkeit ergibt, dass das Kraftfahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird. Als Beispiele sind genannt: Taxiunternehmer, Handelsvertreter, Handwerker der Bau- und Baunebengewerbe und Landtierärzte.

Hat der Steuerpflichtige den betrieblichen Nutzungsumfang des Kraftfahrzeugs einmal dargelegt, so ist – wenn sich keine wesentlichen Veränderungen in Art oder Umfang der Tätigkeit oder bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte ergeben – grundsätzlich auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von diesem Nutzungsumfang auszugehen (Achtung beim Fahrzeugwechsel).

Elektro- und Hybridfahrzeuge werden aktuell begünstigt. Je nach Kosten, Emissionshöhe und Anschaffungsjahr verringert sich die Bemessungsgrundlage (BMG) auf ein Viertel (0,25%) bzw. auf die Hälfte (0,5%) des Bruttolistenpreises. Die Bewertung ist im § 6 Einkommensteuergesetz geregelt.

Ein Fahrtenbuch zu führen lohnt sich in der Regel dann, wenn man einen teuren Wagen fährt und nur wenige Privatfahrten durchführt. Außerdem müssen Sie dann ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie Ihr Auto zu mindestens 10 Prozent bis maximal 50 Prozent betrieblich nutzen und ins gewillkürte Betriebsvermögen eingelegt haben. Sie müssen in diesen Fällen entweder

Bei der Ermittlung der insgesamt durch das Fahrzeug entstandenen Kosten werden die Anschaffungskosten oder ähnliche Aufwendungen (z. B. Leasingrate) nur zur Hälfte, bzw. zu einem Viertel berücksichtigt, abhängig von Kohlendioxidemission, Reichweite und Anschaffungsjahr (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG). Die reduzierten Gesamtkosten führen zu einer entsprechenden Minderung der Absetzungen für Abnutzung (AfA).

Da der PKW dem Betriebsvermögen zugeordnet ist, wird er grundsätzlich linear über sechs Jahre abgeschrieben. Für Elektrofahrzeuge gelten ab dem 1.Juli 2025 neue steuerliche Wahlrechte: Neben der linearen Abschreibung kann die sogenannte Turbo-Abschreibung genutzt werden, bei der im Jahr der Anschaffung 75 Prozent der Anschaffungskosten abgeschrieben werden, gefolgt von fallenden Sätzen in den Folgejahren (10 Prozent, 5 Prozent, 5 Prozent 3 Prozent, 2 Prozent). Diese Regelung gilt ausschließlich für rein elektrische Fahrzeuge, die zwischen dem 01.07.2025 und dem 31.12.2027 angeschafft werden. Die bisherige Sonderabschreibung von 50 Prozent im Anschaffungsjahr bleibt für Elektrofahrzeuge bis Ende 2027 bestehen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Hybridfahrzeuge sind von der Turbo-Abschreibung ausgenommen, können jedoch die degressive Abschreibung nutzen, die für alle neu angeschaffte beweglichen Wirtschaftsgüter im Zeitraum 1. Juli 2025 bis 31 Dezember 2027 zulässig ist (bis zu 30 Prozent pro Jahr, höchstens das Dreifache der linearen AfA).

Sofern man den PKW im Privatvermögen belässt, kann man betriebliche Fahrten pauschal mit 30 Cent pro gefahrenen Kilometer als Betriebsausgabe ansetzen. Man kann aber auch die tatsächlichen Kosten ansetzen. In diesem Fall muss man alle Belege sammeln. Lohnenswert ist das Sammeln der Belege dann, wenn ein Wagen sehr hohe Betriebskosten aufweist. Bei dieser Möglichkeit muss man alle betrieblichen Fahrten notieren.

Bei der Führung des Fahrtenbuchs müssen folgende Angaben gemacht werden: Datum, Reiseziel und Reiseroute, Kilometerstand am Anfang und am Ende der Fahrt, Reisezweck und Namen der Geschäftspartner, Privatfahrten ohne Angabe der Reiseroute sowie Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb. Das Fahrtenbuch gehört zu den betrieblichen Unterlagen, die das Finanzamt in der Regel intensiv durchleuchtet. Es wird vom Finanzamt nur anerkannt, wenn es
zeitnah erstellt wird und
die Eintragungen im Nachhinein nicht abänderbar sind.

Stellen Sie also sicher, dass sämtliche Eintragungen zu Ihren Fahrten einschließlich des erreichten Gesamtkilometerstandes vollständig und zeitnah im Anschluss an jede Fahrt in Ihr Fahrtenbuch eingetragen werden.

Als Fahrtenbuch gilt dabei nur ein gebundenes Heft – eine Sammlung von Notizzetteln, aus denen sich alle notwendigen Angaben ergeben, ist für die Finanzverwaltung kein Fahrtenbuch. Es ist auch nicht erlaubt, die Angaben zunächst auf Zettel zu schreiben und später in ein gebundenes Heft einzutragen. Sie dürfen Ihr Fahrtenbuch auch nicht auf dem PC führen. Diese Aufzeichnungen werden nicht anerkannt.

Das Finanzamt akzeptiert elektronische Fahrtenbücher, diese werden in der Regel direkt ins Auto eingebaut. Ab 2026 gelten für elektronische Fahrtenbücher strengere Anforderungen, die sich aus den aktualisierten GOBD ergeben. Jede Fahrt muss mit einer digitalen Signatur oder einem vergleichbaren Verfahren abgesichert werden, um Manipulation auszuschließen. Elektronische Fahrtenbücher müssen außerdem, eine standardisierte Export-Schnittstelle bereitstellen, die den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Cloud- und App-Lösungen sind weiterhin zulässig, wenn die Daten in der EU gespeichert werden und ein Zugriff für die Finanzverwaltung gewährleistet ist.

Die oben beschriebene Neuregelung, dass die Ein-Prozent-Methode nur anwendbar ist, wenn das Fahrzeug zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt wird, gilt nicht bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils der Privatnutzung von Dienstwagen durch Arbeitnehmer, also dann nicht, wenn Sie Ihren Mitarbeitern einen Firmenwagen zur Verfügung stellen. Aus der Sicht des Unternehmers gilt ein solches Auto zu 100 Prozent als betrieblich genutzt. Der geldwerte Vorteil Ihres Mitarbeiters kann weiterhin problemlos mit der Ein-Prozent-Methode oder wahlweise per Fahrtenbuch versteuert werden.

Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte mit dem Firmenwagen dürfen den Gewinn nicht mindern, soweit sie die Entfernungspauschale von 30 Cent je Kilometer übersteigen. Wird der PKW weniger als 50 Prozent betrieblich genutzt (also in den Fällen, in denen die 1 Prozent-Regelung nicht mehr angewendet werden darf) kann von der 0,03 Prozent-Regelung (bzw. beim Familienheimfahrten von der 0,002 Prozent-Regelung) kein Gebrauch gemacht werden. Um in diesen Fällen die nicht als Betriebsausgaben abziehbaren Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte zu ermitteln, sind dann die tatsächlichen Aufwendungen mit der Entfernungspauschale gegenzurechnen.

Alte PKW im Betriebsvermögen können sich mitunter finanziell negativ auswirken, insbesondere wenn Sie sie auch privat nutzen. Denn Sie müssen bei der oben beschriebenen Ein-Prozent-Methode immer den ursprünglichen Listenpreis zugrunde legen, egal wie altersschwach der PKW inzwischen ist.

Das bedeutet, dass Sie unter Umständen relativ viel versteuern müssen. Im Extremfall ist der Betrag genauso hoch wie die gesamten KFZ-Kosten. Im Ergebnis können dann keine Fahrzeugkosten mehr betrieblich, also steuermindernd, geltend gemacht werden. In solchen Fällen kann es sinnvoll sein, den Wagen in das Privatvermögen zu überführen und die geschäftlichen Fahrten mit der Kilometerpauschale von 0,30 Euro abzurechnen.

Dies zeigt die folgende Berechnung: Angenommen, Sie haben in Ihrem Betrieb einen sechs Jahre alten Geschäftswagen, der schon vollständig abgeschrieben ist. Den PKW nutzen Sie im Jahr 6.000 km betrieblich und 9.000 km privat. Der Bruttolistenneupreis betrug 25.000 Euro, die jährlichen Fahrzeugkosten liegen bei 3.500 Euro.

Sofern es Ihnen zu umständlich ist, ein Fahrtenbuch zu führen, müssten Sie Ihre Privatfahrten mit 12 x 1 Prozent von 25.000 Euro = 3.000 Euro versteuern. Solange der Wagen also in Ihrem Betriebsvermögen ist, können Sie nur 500 Euro als Betriebsausgaben absetzen: 3.500 Euro Kosten (siehe oben) minus 3.000 Euro Privatanteil.

Sofern Sie dagegen das Auto in Ihr Privatvermögen entnehmen, verbuchen Sie lediglich einmal den Zeitwert als Einnahme. Dafür können Sie jetzt für jeden geschäftlich gefahrenen Kilometer 0,30 Euro absetzen. Bei 6.000 km Geschäftsfahrten sind das 1.800 Euro Betriebsausgabenabzug. Also 1.300 Euro mehr als bei der soeben beschriebenen 1-Prozent-Methode. Sie müssen dazu noch nicht einmal ein Fahrtenbuch führen; eine einfache Aufstellung der geschäftlich gefahrenen Kilometer genügt.

Bitte verstehen Sie diese Information als eine Orientierungshilfe. Eine (steuerliche) Beratung können und dürfen wir Ihnen leider nicht anbieten. Bitte wenden Sie sich bei weitergehenden Fragen an einen Steuerberater bzw. an das für Sie zuständige Finanzamt.