Mitarbeiterentsendung nach Polen

Nicht jede Geschäftsreise nach Polen ist eine Arbeitnehmerentsendung. Meetings, Konferenzen oder reine Geschäftsverhandlungen können beispielsweise als Dienstreise einzuordnen sein. Wird ein Mitarbeiter dagegen vorübergehend nach Polen geschickt, um dort im Rahmen eines Auftrags oder einer Dienstleistung zu arbeiten, können die polnischen Entsendevorschriften greifen.

Die Abgrenzung hängt von den Umständen des Einzelfalls ab.

Bei einer Arbeitnehmerentsendung nach Polen muss der ausländische Arbeitgeber die Entsendung grundsätzlich bei der polnischen Arbeitsinspektion (Państwowa Inspekcja Pracy – PIP) melden. Die Meldung muss spätestens am Tag des Beginns der Arbeitsleistung in Polen erfolgen.

Für die Dauer der Entsendung ist außerdem eine Kontaktperson in Polen zu benennen, die als Ansprechpartner für die polnische Arbeitsinspektion dient. Sie übernimmt insbesondere die Übermittlung und Entgegennahme von Dokumenten und Mitteilungen. Im Fall einer Kontrolle ist außerdem die Vertretung des entsendenden Unternehmens gegenüber der PIP sicherzustellen.

Während der Entsendung müssen bestimmte Unterlagen in Polen in Papierform oder elektronisch verfügbar sein. Dazu gehören insbesondere der Arbeitsvertrag oder ein gleichwertiger Nachweis über die Beschäftigungsbedingungen, die Arbeitszeitdokumentation sowie Unterlagen zum Arbeitsentgelt und dessen Auszahlung. Auf Anforderung der PIP sind diese Unterlagen innerhalb der gesetzlichen Fristen vorzulegen. Die Pflicht besteht auch noch bis zu zwei Jahre nach Ende der Entsendung.

Bei Verstößen gegen die Melde-, Dokumentations- oder Mitwirkungspflichten können Geldbußen von 1.000 bis 30.000 Zloty verhängt werden.

Während der Entsendung sind bestimmte zwingende polnische Lohn- und Arbeitsbedingungen zu beachten. Dazu gehören insbesondere Regelungen zu Arbeitszeit und Ruhezeiten, Urlaub, Vergütung sowie Arbeitsschutz und Gleichbehandlung.

Bei Verstößen gegen diese Vorgaben können nach dem polnischen Arbeitsgesetzbuch Geldbußen von 1.000 bis 30.000 Zloty verhängt werden.

Bei einer vorübergehenden Entsendung kann unter bestimmten Voraussetzungen weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht gelten. Dies wird durch die A1-Bescheinigung nachgewiesen.

Auch bei Geschäftsreisen kann eine A1-Bescheinigung erforderlich sein. Unternehmen sollten daher vor Beginn einer Tätigkeit in Polen prüfen, ob eine A1-Bescheinigung beantragt werden muss.

Ab dem 30. Tag nach Ankunft muss sich der entsendete Arbeitnehmer bei der zuständigen Gemeindebehörde des Aufenthaltsortes anmelden. Wird die Aufenthaltsdauer von drei Monaten überschritten, besteht für den entsandten Mitarbeiter eine Meldepflicht beim zuständigen Wojwodschaftsamt (Urząd Wojewódzki).

Das Steuerrecht ist unabhängig von der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung zu prüfen. Für die Besteuerung des Arbeitslohns kann unter bestimmten Voraussetzungen die 183-Tage-Regelung des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Deutschland und Polen relevant sein. Die steuerliche Beurteilung hängt jedoch von weiteren Faktoren ab und sollte im Einzelfall geprüft werden.

Für deutsche bzw. andere EU-/EWR-Staatsangehörige gelten die Regelungen zur Freizügigkeit. Bei einem Aufenthalt von mehr als drei Monaten kann eine Registrierung des Aufenthalts in Polen erforderlich sein. Für Arbeitnehmer aus Drittstaaten können zusätzliche aufenthalts- und arbeitsrechtliche Anforderungen gelten.

Hinweis: Diese Informationen geben einen ersten Überblick und ersetzen keine individuelle rechtliche, steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung. Ob im konkreten Fall eine Entsendung vorliegt und welche Melde-, Arbeits-, Steuer- und Sozialversicherungspflichten bestehen, hängt von den jeweiligen Umständen ab.