Aufbewahrungsfristen für Zolldokumente

Jeder, der gewerblich Waren importiert oder exportiert ist verpflichtet, Zolldokumente über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren.

Was sind Zolldokumente?

Zu den Zolldokumenten gehören neben den im Regelfall elektronischen Zollanmeldungen auch alle Unterlagen, die einer Zollanmeldung nach Art. 162 und Art. 163 UZK beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben.

Beim Import sind das:

  • elektronische Zollanmeldung
  • Handelsrechnung
  • Frachtdokumente
  • Präferenznachweise (Ursprungspräferenz: EUR.1, Ursprungserklärung, (vormals Ursprungszeugnis Form A), Warenverkehrsbescheinigung A.TR) sowie
  • vorgeschriebene Ursprungszeugnisse.

Beim Export sind das:

  • elektronische Zollanmeldung
  • Ausfuhrgenehmigungen oder
  • Nullbescheide.
Ausfuhrgenehmigungen oder Nullbescheide werden mit den Unterlagencodierungen auf der Zollanmeldung erfasst. Daher sind nur die Unterlagen zu betrachten, die gemäß elektronischem Zolltarif zwingend sind und die auch tatsächlich als Dokument vorliegen. Bei Angaben in Form von sogenannten Negativcodierungen (zum Beispiel Y901 (kein Dual-use-Gut), Y903 (kein Kulturgut) liegen keine Dokumente vor, diese Angaben müssen lediglich schlüssig nachvollziehbar sein).
Die Exportrechnung muss der Zollanmeldung nicht beigefügt werden und gilt daher nicht als Zolldokument.
Beim Export werden Dokumente erstellt, die im Drittland zum Tragen kommen. Das sind z.B.: Präferenznachweise, Ursprungszeugnisse, diverse Bescheinigungen. Diese Dokumente sind im Original im Drittland einzureichen und liegen daher beim exportierenden Unternehmen meistens als Kopie oder Datei vor und fallen daher nicht unter die nachfolgend aufgeführten Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungsformen.

Art der Aufbewahrung

Elektronisches Original: elektronisch aufbewahren

Bei elektronisch abgegebenen Zollanmeldungen (ATLAS) muss die komplette Datenkommunikation, beginnend mit dem Antrag und dem abschließenden Ausgangsvermerk (AGV) oder Alternativ-AGV aufbewahrt werden. Da diese Daten in elektronischer Form erstellt werden, sind diese auch in elektronischer Form aufzubewahren. Eine Aufbewahrung in Papierform ist nicht ausreichend aber zusätzlich möglich. Der Datenverkehr (Logbuch) sollte durch das genutzte Zollprogramm aufgezeichnet werden.
Im Zweifelsfall ist Rücksprache mit dem Anbieter zu halten. Die Kriterien sind in der Verfahrensanweisung ATLAS unter Punkt 6.2 „Archivierung/ Aufbewahrung von Unterlagen und elektronischen Daten auf Beteiligtenseite“ veröffentlicht. Bei Nutzung der IAA Plus sollten das zur Verfügung gestellte zip-file pro Vorgang heruntergeladen und gespeichert (siehe Gliederungspunkt 3.6 des IAA-Plus-Handbuchs) werden.

Aufbewahrung von Papier-Original-Dokumenten

Im Grundsatz gilt: Unterlagen, die einer Zollanmeldung nach Art. 162 und Art. 163 UZK beizufügen sind, müssen im Original aufbewahrt werden, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben. Dies betrifft amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise (§ 147 Abs. I Nr. 4a i.V.m. § 147 Abs. II Abgabenordnung).
Betroffen sind in der Regel Dokumente aus Importvorgängen (zum Beispiel Gesundheitszeugnisse, Ursprungsnachweise, unterschriebene Ursprungserklärungen, Freiverkehrsnachweis A.TR). Falls eine Rechnung oder Handelsdokumente mit einem Zollstempel versehen sind, müssen diese ebenfalls im Original aufgehoben werden. Dies kann zum Beispiel bei Ausfuhrsendungen unter 1000 Euro der Fall sein, wenn für Umsatzsteuerzwecke die Rechnung mit einem Zollstempel versehen wird.

Aufbewahrung auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern


Für alle Unterlagen, die nicht im Original aufbewahrt werden müssen, ist die Wiedergabe auf einem Bild- oder anderen Datenträger zulässig, sofern auch alle anderen Unterlagen in dieser Form vom steuerpflichtigen Unternehmen aufbewahrt werden. Das gilt auch für alternative Nachweisdokumente im Fall offener Ausfuhranmeldungen. Dies kann unter anderem die Spediteursbescheinigung sein. Das Unternehmen kann also bei den meisten Dokumenten zwischen der Aufbewahrung im Papier-Original oder in bildlicher elektronischer Darstellung wählen.

Aufbewahrungsfrist - für Zolldokumente weiterhin 10 Jahre

In Deutschland kommen sechs, acht und zehn Jahre als Aufbewahrungsfrist in Frage (zuzüglich des laufenden Kalenderjahres). Für Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union gilt weiterhin eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Auch der Ausgangsvermerk (AGV) und die zugehörige Datenkommunikation (Logbuch) in ATLAS sind zehn Jahre aufzubewahren. Dieselbe Frist gilt für die vorzulegenden bzw. vom Zoll zurückgegebenen oder in der Zollanmeldung zwingend mit einer Unterlagencodierung versehenen Dokumente.

Aufbewahrungsfrist - für Lieferantenerklärungen weiterhin 10 Jahre

Lieferantenerklärungen gehören ebenfalls zu den Dokumenten, die gemäß § 147 I AO i.V.m. § 147 III AO zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das hat die deutsche Zollverwaltung im Dezember 2019 klargestellt. Begründet wird die geänderte Einschätzung damit, dass Lieferantenerklärungen unter Artikel 15 I UZK gesehen werden.
Da eine Lieferantenerklärung keine steuerlichen Wirkungen im Inland hat und und eine Überprüfung durch den Zoll rückwirkend nur drei Jahre (regelmäßig zuzüglich dem laufenden Jahr) im Rahmen einer Betriebsprüfung oder eines ausländischen Nachprüfungsersuchens möglich ist, dürfte die Auswirkung gering sein. Im Rahmen des INF4-Verfahrens könnten gegebenenfalls längere Fristen denkbar sein.
Gemäß § 147 II AO können Lieferantenerklärungen elektronisch aufbewahrt werden, da Lieferantenerklärungen weder amtliche Urkunden noch „handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise“ sind. Unter Präferenznachweisen versteht man die grenzüberschreitenden Nachweise wie Warenverkehrsbescheinigungen oder Ursprungserklärungen.

Aufbewahrungsort

Die Dokumente und Dateien müssen grundsätzlich im Inland aufbewahrt werden. Für eine Verlagerung der Buchführung ins Ausland ist eine Bewilligung des zuständigen Finanzamts und des zuständigen Hauptzollamtes erforderlich. Der Antrag kann über das Zoll-Portal gestellt werden. Dokumente, die im Original aufbewahrt werden müssen, dürfen nicht ins Ausland verlagert werden.

Weitere Informationen

Aufbewahrungsfrist für Carnet ATA/CPD

Ordnungsgemäß erledigte Carnets müssen mit sämtlichen Unterlagen, die das Carnet betreffen, insgesamt 10 Jahre aufbewahrt werden, davon:
  • mindestens 3 Jahre und 3 Monate in der ausgebenden IHK; die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Carnet gemacht wurde (i.d.R. der Rückgabevermerk; Beispiel: Letzte Eintragung des Carnets am 5. Juli 2024, Aufbewahrungspflicht bis 31. Dezember 2034, siehe §147 Abs. 4 AO)
  • Grundsätzlich liegt die Aufbewahrungspflicht beim Carnetinhaber (Holder).

Präferenzdokumente

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen für Präferenzdokumente hat der deutsche Zoll veröffentlicht.

Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht

Ergänzend hat die IHK Rhein-Neckar Informationen zu Aufbewahrungsfristen im Handels- und Steuerrecht bereitgestellt.