Projektvergabe an Beratungsunternehmen

Was sollte in einem Beratungsvertrag hinein? Wie umfangreich sollten einzelne Inhalte geregelt werden? Lesen Sie, wie Sie optimal eine Beratungsdienstleistung vereinbaren.

Hinweis

Die folgenden Informationen sollen einen Hinweis zur Projektvergabe an Beratungsunternehmen darstellen. Die Inhalte orientieren sich dabei an den Vorgaben der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen (VOF) und den Vorschlägen des Bundesverbandes Deutscher Unternehmensberater (BDU) nach dem "BDU 7-V-Modell".

Vorfeld

Erster Schritt ist das Entwickeln genauer Vorstellungen über Aufgabenstellung, Zielsetzung und (finanzielle) Rahmenbedingungen von Beratungen. Danach sollte geprüft werden, ob rechtliche Auflagen erfüllt werden müssen.

Aufgabenbeschreibung

Ausgangspunkt ist die möglichst präzise Formulierung des gewünschten Beratungsergebnisses. Neben dem Ziel kann man gegebenenfalls eine Vorgehensweise festschreiben. Dies kann aufgrund eigener Sachkenntnis geschehen oder aber mit Hilfe eines Dritten. Die VOF (Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen) sieht ausdrücklich im § 6 vor, dass bei Beschreibung der Aufgabenstellung Sachverständige hinzugezogen werden. Geeignete Sachverständige werden auf Anfrage von der IHK Rhein-Neckar über das Sachverständigenverzeichnis oder den Berufsvertretungen (etwa vom BDU e.V.) genannt.

Beispiel:

Ziel der Beratung ist eine Optimierung innerbetrieblicher Abläufe. Dazu soll das beauftragte Beratungsunternehmen die Bereiche Personal, EDV und Rechnungswesen analysieren (Analysemethoden nach dem Standard betriebswirtschaftlicher Forschung), die Ergebnisse darstellen, Schwachpunkte aufzeigen und Abhilfemaßnahmen vorschlagen
  • Auftragswert
    Es empfiehlt sich, den ungefähren Auftragswert zu berechnen. Gleichzeitig unterstützt dies die eigene Planung und Strategie und verschafft dem Unternehmen einen Überblick über die finanzielle Dimension des Auftrags.
  • Budgetierungsmethode:
    Sind die verwendbaren finanziellen Mittel budgetiert, ist damit die Obergrenze des Vertrages festgelegt. Dies erhöht die Vergleichbarkeit von Angeboten, da man sich auf Leistung und Vorgehensweise konzentrieren kann und nicht gleichzeitig den Preis bewerten muss.
  • Aufwandsabschätzung:
    Alternativ zur Budgetvorgabe kann der benötigte Zeitrahmen geschätzt und mit den Honoraren multipliziert werden (Nebenkosten für Reisen, Übernachtung, ... nicht vergessen). Bei vorgegebenem Budget und engem Zeitrahmen für die Bearbeitung bleibt als Variable oft nur die Größe des Beratungsteams als Beurteilungskriterium.
    Zur Aufwandskalkulation sollte zunächst der Zeitaufwand für die einzelnen Arbeitsschritte abgeschätzt werden. Dies ist nicht immer einfach, besonders dann, wenn es sich nicht nur um Analyse-Aufgaben, sondern auch um kreative Entwicklungsaufgaben handelt.
    Tageshonorare qualifizierter Unternehmensberater (8 Stunden) liegen zur Zeit in einer durchschnittlichen Spannweite von 750 Euro bis 2.000 Euro und mehr. Um 1.000 Euro werden meist für Junior-Berater angesetzt, deutlich über 2.000 Euro liegen die erfahrenen Berater, Projektleiter und die anderen Spezialisten für besondere Themen. Auf jeden Fall empfiehlt es sich, Referenzen anzufordern.

Vorauswahl

Bei der Vorauswahl empfiehlt es sich, das Informationsmaterial potentieller Beratungsunternehmen genauestens zu studieren. In einem nächsten Schritt sollte eine Auswahl erfolgen im Sinne einer engeren Wahl auf etwa drei geeignet erscheinende Berater. Anbieter sollten eine realistische Chance haben, den Auftrag später auch zu erhalten. Schein- oder Alibi-Angebote sollten vermieden werden.

Vorgespräch

In einem klärenden Vorabgespräch sollten auf honorarfreier, persönlicher Kontaktbasis die ersten Informationen abgesprochen werden. Im Gespräch kann der Unternehmensberater seine fachliche Kompetenz belegen und Aufgabenstellung, Ziele und der grobe Projektverlauf sollte diskutiert werden.

Vergleich

Dieser Schritt beinhaltet die eigentliche Abgabe von schriftlichen Angeboten und Vergleich dieser Angebote hinsichtlich der Arbeitsschritte, Methoden, Kosten, Zeitaufwand,...
Aufforderungen zur Angebotsabgabe sollten folgende Punkte enthalten (nicht abschließend):
  • Aufgabenstellung
  • Vorgehensweise/Beratungsmethode
  • Beratungsdurchführung (Projektteam/Projektorganisation)
  • Vorschlag zum zeitlichen Projektablauf
  • geplanter Zeitaufwand und Honorar
  • Nebenkosten (Reisespesen etc.)
  • Zahlungsbedingungen
  • Referenzprojekte
Hier kann auch festgelegt werden, ob eine persönliche Angebotspräsentation gewünscht wird oder nicht.

Vergabekriterien

Die Vergabeentscheidung sollte möglichst von mehreren Personen getroffen und getragen werden. Da dafür nicht nur die Auftragssumme alleine ausschlaggebend ist, sollte ein Punktesystem für die Bewertung entwickelt werden, damit die beteiligten Personen unabhängig eine Punktebewertung vornehmen können. Das Ergebnis sollte in der Gruppe diskutiert werden, um eine endgültige Entscheidung auf breiter Basis zu haben.
Mögliche Bewertungskriterien:
  • "Output", das heißt die zugesicherten Teilergebnisse und Ergebnisse
  • Inhaltlich fundiertes und methodisches Vorgehen
  • Fachliche/berufliche Qualifikation der Berater
  • Persönliche Überzeugungskraft der Berater
  • Nachweisbare Umsetzungskompetenz
  • Qualität der überprüfbaren Referenzen
  • Branchenspezifische und -übergreifende Kenntnisse
  • Erfahrungsschatz des Beratungsunternehmens
  • Image, Alter und Größe der Unternehmensberatung
  • Unabhängigkeit
  • Terminplanung (Netzpläne, Abschätzung des Zeitrahmens)
  • Honorar und Nebenkosten
  • Zahlungstermine
  • Preis-Leistungs-Verhältnis

Vertrauen

Das Bestehen eines Vertrauensverhältnisses ist eine unabdingbare Voraussetzung für eine fruchtbare Zusammenarbeit und sollte bei der Auswahl des Beraters Berücksichtigung finden. Mit anderen Worten: "Die Chemie zwischen Berater und Unternehmen sollte stimmen".

Vertrag

Auf alle Fälle sollte die Auftragserteilung schriftlich erfolgen mit exakter Formulierung der Aufgabenstellung und Vorgehensweise. Für Beratungsaufträge existiert etwa ein Mustervertrag des BDU und allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Der Vertrag sollte folgende Punkte beinhalten:
  • Anschriften der Vertragsparteien
  • Vertragsgegenstand
  • Ziel- und Aufgabenbeschreibung
  • Vorgehensweise
  • Leistungen des Auftragnehmers
  • Termine
  • Vergütung
  • Honorar
  • Nebenkosten
  • Zahlungsweise
  • Haftung
  • Besondere Vereinbarungen (etwa Regeln bei Leistungsänderungen)
Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) enthalten weiterhin Angaben zu (nicht abschließend):
  • Leistungsänderungen
  • Schweigepflicht/Datenschutz
  • Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
  • Mängelbeseitigung
  • Schutz des geistigen Eigentums
  • Treuepflicht
  • Höhere Gewalt
  • Vertragskündigung
  • Aufbewahrung von Unterlagen
Änderungen der vertraglichen Regelungen, insbesondere der Aufgabenstellung, die sich während des Projektablaufs ergeben, sollten unbedingt durch Besprechungsprotokolle dokumentiert und von beiden Vertragsparteien unterzeichnet werden. Eine Dokumentation der Entscheidungsfindung ist schon aus diesem Grund notwendig.

Verlauf

Eine regelmäßige Besprechung und Dokumentation der Projektfortschritte stellt sicher, dass Ziel und Ergebnis der Beratung sich entsprechen und erleichtert die Abrechnung. Die schriftliche Dokumentation der Beratungsschritte und der einzelnen Erfolge versteht sich auch hier von selbst.

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