Vereinfachte EU-Entsendung

„Der Flickenteppich nationaler Vorgaben bedeutet für uns einen enormen Personalaufwand“, bestätigt Stefanie Steinmetz, Personalleiterin bei der syskomp gehmeyr GmbH in Amberg. Für die wichtigsten Zielmärkte der Firma sind die Prozesse mittlerweile etabliert. „Aber bei Ländern, in die wir zum ersten Mal entsenden, beginnt man mit der Recherche jedes Mal ganz von vorne: Ist die geplante Tätigkeit überhaupt meldepflichtig? Welche Dokumente muss der Mitarbeitende dabeihaben? Und was passiert bei kurzfristigen Änderungen?“

Auch beim Weltmarktführer für Abfüllanlagen, der Krones AG in Neutraubling, werden durch die rechtlichen Bestimmungen für weltweite Mitarbeitereinsätze erhebliche Kosten verursacht. „Wir führen jährlich rund 3.000 meldepflichtige Entsendungen durch, primär für Wartungs- und Montagetätigkeiten“, sagt Carola Schuster, Head of HR Cross-Border Assignments. „Allein im vergangenen Jahr haben wir mehr als 8.500 A1-Bescheinigungen beantragt und mussten für EU-Entsendemeldungen 97 verschiedene Datenpunkte erheben. Diese Compliance-Pflichten zu erfüllen, ist für die Krones AG inzwischen ein signifikanter Kostenfaktor.“

Eine im Auftrag der IHK München erstellte ifo-Studie aus dem Jahr 2024 belegt, dass der Dienstleistungssektor einer der stärksten Treiber der EU-Wertschöpfung ist. Der Abbau von Barrieren beim EU-Dienstleistungshandel sowie eine bessere Harmonisierung des Binnenmarkts würden die gesamte europäische Wirtschaft und deren Wettbewerbsfähigkeit stärken. Kammerorganisationen und Branchenverbände fordern deshalb seit Jahren eine Verbesserung der Rahmenbedingungen für die Auftragsabwicklung im Ausland.

Nun endlich scheint auf verschiedenen Brüsseler Bühnen Bewegung ins Spiel zu kommen und konkrete Erleichterungen für grenzüberschreitendes Arbeiten zeichnen sich ab. So konnten Ende April nach fast zehn Jahren die Trilog-Verhandlungen über die Verordnung zur Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit (kurz „883-Verordnung“) abgeschlossen werden.

Für Unternehmen bedeutet diese Reform des grenzüberschreitenden EU-Sozialrechts eine deutliche Reduzierung des administrativen Aufwands. Denn Kern der Einigung sind pragmatische Ausnahmen von der A1-Bescheinigung für Geschäftsreisen und kurze Entsendungen.

Beschäftigte sollen künftig bei kurzfristigen Tätigkeiten im EU‑Ausland kein A1‑Formular mehr mitführen müssen. Auch bei kurzen Einsätzen von bis zu drei Tagen innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen entfällt die A1‑Pflicht – mit Ausnahme des Bausektors. „Endlich gibt es Vereinfachungen für die Unternehmen!“, freut sich Thomas Wimmesberger, der die Thematik in seiner Funktion als Referatsleiter für EU-Bildungs- und Beschäftigungspolitik bei der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK) in Brüssel begleitet. „Gerade für den stark international orientierten deutschen Mittelstand sind die A1-Bescheinigung sowie die weiteren Hürden bei Arbeitnehmerentsendungen eine echte bürokratische Belastung, auf die wir hier in Brüssel immer wieder hinweisen“, hebt Wimmesberger hervor. „Die Trilog-Einigung zur 883-Verodnung darf natürlich nur ein erster Schritt von vielen sein – aber er lässt hoffen, dass die Problematik nun endlich in den europäischen Institutionen wahrgenommen wird.“

Auch Carola Schuster von der Krones AG betont, dass noch weitere Stolpersteine aus dem Weg geräumt werden müssen. „Als international tätiges Unternehmen mit hoher Reisetätigkeit begrüßen wir jede Initiative, die bürokratische Hürden abbaut. Weniger Bescheinigungen bedeutet weniger rein administrativen Aufwand und damit für uns mehr Effizienz und mehr Fokus auf unser Kerngeschäft“, so Schuster. „Entscheidend ist jetzt, diesen Schwung zu nutzen und den Abbau weiter konsequent mit zusätzlichen Initiativen – insbesondere im Bereich der Entsendemeldungen – voranzutreiben.“ Zentraler Lösungsansatz ist hier die sogenannte eDeclaration, ein EU-weit einheitliches, digitales Meldeverfahren, das die unterschiedlichen nationalen Systeme harmonisieren und Entsendemeldungen für ganz Europa standardisieren soll. Die EU-Kommission hat einen entsprechenden Vorschlag dazu im November 2024 veröffentlicht und das Vorhaben befindet sich derzeit im europäischen Gesetzgebungsprozess.

Deutschland hat zusammen mit acht weiteren EULändern seine Offenheit zur eDeclaration ausgedrückt – die Mehrheit der anderen Mitgliedsstaaten jedoch steht der Initiative kritisch gegenüber. Und so bestehen im Rahmen der laufenden Verhandlungen zahlreiche grundlegende Differenzen, besonders zur Frage der Verbindlichkeit und zur konkreten Ausgestaltung des Systems. „Aus Sicht der IHK ist entscheidend, dass Lösungen EU-weit einheitlich, verpflichtend und praxisnah ausgestaltet werden“, erklärt Marion Freitag, IHK-Referentin Europa, Entsendung und CSR im internationalen Geschäft. „Nur so kann eine spürbare Entlastung für die Unternehmen erreicht werden.“ Ein Abschluss der seit September 2025 laufenden Trilog-Verhandlungen sei für Juni 2026 geplant.