Fachthemen

Aufbewahrungsfristen von A - Z

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Fristen von sechs und zehn Jahren.
Stand: Januar 2023

Folgende Unterlagen können Sie ab 1. Januar 2023 vernichten:
Das Verzeichnis listet in alphabetischer Reihenfolge wesentliche Arten von Unterlagen auf. Dabei kann aus der Bezeichnung des Dokuments allein noch keine Aussage über seine Aufbewahrung gemacht werden. Entscheidend ist die Funktion, die die Unterlagen im Betrieb haben.
Art der Unterlagen
Aufbewahrungs-
frist (Jahre)
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Abtretungserklärungen nach Erledigung
  6
2016
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
10
2012
Akkreditive
  6
2016
Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Aktenvermerke, die keine Buchungsbelege darstellen
  6
2016
Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben
  6
2016
Anlagenvermögensbücher und -karteien
10
2012
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung
10
2012
Ausgangsrechnungen
10
2012
Außendienstabrechnungen, soweit Buchungsbelege
10
2012
Bankbelege
10
2012
Bankbürgschaften
  6
2016
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger
10
2012
Belege, soweit Buchfunktion (offene-Posten-Buchhaltung)
10
2012
Betriebsabrechnungen mit Belegen als Bewertungsunter­lagen
10
2012
Betriebskostenrechnungen
10
2012
Betriebsprüfungsberichte
  6
2016
Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Bewirtungsrechnungen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Bilanzen (Jahresabschlüsse)
10
2012
Buchungsbelege
10
2012
Darlehensunterlagen (nach Ablauf des Vertrages)
  6
2016
Dauerauftragsunterlagen
10
2012
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage)
10
2012
Depotauszüge (soweit nicht Inventare)
10
2012
Einfuhrunterlagen
  6
2016
Eingangsrechnungen
10
2012
Einheitswertunterlagen
  6
2016
Essenmarkenabrechnungen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Exportunterlagen
  6
2016
Fahrtkostenerstattungsunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Finanzberichte
  6
2016
Frachtbriefe
  6
2016
Gehaltslisten
10
2012
Geschäftsberichte
10
2012
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
  6
2016
Geschenknachweise
  6
2016
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung)
10
2012
Grundbuchauszüge
10
2012
Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar)
10
2012
Gutschriftenanzeigen
10
2012
Handelsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
  6
2016
Handelsbücher
10
2012
Handelsregisterauszüge
  6
2016
Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz)
10
2012
Investitionszulage (Unterlagen)
  6
2016
Jahresabschlüsse und Erläuterungen
10
2012
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent
10
2012
Kalkulationsunterlagen
  6
2016
Kassenberichte
10
2012
Kassenbücher und -blätter
10
2012
Kassenzettel (soweit Buchungsunterlagen)
10
2012
Kontenpläne und Kontenplanänderungen
10
2012
Kontenregister
10
2012
Kontoauszüge
10
2012
Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Kreditunterlagen (soweit Korrespondenz)
  6
2016
Lagerbuchführungen
10
2012
Lieferscheine (soweit Buchungsbelege)*
10
2012
Lohnbelege
10
2012
Lohnkonto
  6
2016
Lohnlisten
10
2012
Magnetbänder mit Buchfunktion
10
2012
Mahnungen und Mahnbescheide
  6
2016
Mietunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Mietunterlagen (soweit empfangene Handelsbriefe)
  6
2016
Nachnahmebelege (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Nebenbücher
10
2012
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung
10
2012
Pachtunterlagen (soweit Handelsbriefe)
  6
2016
Pachtunterlagen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Postbankauszüge
10
2012
Preislisten (soweit Bewertungsunterlagen)
10
2012
Protokolle
10
2012
Prozessakten (nach Beendigung des Verfahrens)
10
2012
Quittungen (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Rechnungen
10
2012
Reisekostenabrechnungen
10
2012
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)
10
2012
Sachkonten
10
2012
Saldenbilanzen
10
2012
Schadensunterlagen (soweit nicht Bilanzbelege)
  6
2016
Scheck- und Wechselunterlagen
  6
2016
Schriftwechsel (allgemein)
  6
2016
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung
10
2012
Spendenbescheinigungen
10
2012
Steuerunterlagen
10
2012
Telefonkostennachweise (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Überstundenlisten (soweit keine Lohnbelege)
  6
2016
Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen)
10
2012
Verkaufsbücher
10
2012
Vermögensverzeichnis
10
2012
Vermögenswirksame Leistungen
10
2012
Versand- und Frachtunterlagen
  6
2016
Versicherungspolicen (nach Ablauf)
  6
2016
Verträge (nach Vertragsende, soweit nicht Buchungsgrundlage)
  6
2016
Wareneingangs- und -ausgangsbücher
10
2012
Wechsel (soweit Buchungsbelege)
10
2012
Zahlungsanweisungen
10
2012
Zollbelege
  6
2016
Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel oder Umstellung des Wirtschaftsjahres)
10
2012
* Durch das Zweite Bürokratieentlastungsgesetz vom 30.06.2017 wurde durch eine Änderung des § 147 Abs. 3 AO für Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, festgelegt, dass die Aufbewahrungsfristen für diese Lieferscheine mit dem Erhalt bzw. Versand der Rechnung enden.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.