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Informationen Mitarbeiterentsendung

Der Dienstleistungskompass Bayern bietet eine erste wichtige Hilfestellung und Orientierung mit einer Übersicht aller wichtigen Informationen rund um die Entsendung von Mitarbeitern zur Dienstleistungserbringung im Ausland. Neben den wichtigsten EU-Ländern werden auch die Bestimmungen für die Schweiz und für Norwegen bereitgestellt.

Reform der Entsenderichtlinie

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Was in Deutschland zu beachten ist

Bevor ein Mitarbeiter ins Ausland entsendet wird, bedarf es oftmals einer Anpassung des Arbeitsvertrages. Außerdem muss der Arbeitnehmer seine Zustimmung zur Entsendung erteilen.
In steuerrechtlicher Hinsicht gilt in der Regel, dass ein Arbeitseinsatz an einer anderen Arbeitsstätte im Ausland unter drei Monaten unproblematisch ist.
Grundsätzlich aber sind gemäß des Grundsatzes des „Welteinkommensprinzip“ sowohl die inländischen als auch ausländische Einkünfte in Deutschland zu versteuern. Darüber hinaus ist im Falle einer Tätigkeit im Ausland auch das Zielland einkommensteuerberechtigt. Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit einer Vielzahl von Staaten sogenannte Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen, in denen festgelegt wird, welchem Vertragsstaat die Besteuerungsrechte zustehen. Bei der Feststellung, ob Arbeitslohn bei der Mitarbeiterentsendung im Heimats- oder im Tätigkeitsstaat zu versteuern ist, muss insbesondere die 183-Tage-Grenze geprüft werden.
In Deutschland gilt für alle Arbeitnehmer das sogenannte Territorialitätsprinzip. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer, die in Deutschland ihren gewöhnlichen Aufenthaltsort haben und hier arbeiten, sozialversicherungspflichtig sind. Diese Pflicht zur Sozialversicherung gilt auch, wenn:
  • im Rahmen eines bestehenden Beschäftigungsverhältnisses im Inland (Deutschland) eine Entsendung ins Ausland erfolgt,
  • diese Entsendung zeitlich befristet ist und
  • eine Weiterbeschäftigung bei der Rückkehr aus dem Ausland vorgesehen ist.
Unternehmen, die planen Mitarbeiter (kurzfristig) ins Ausland zu senden, empfiehlt die IHK Regensburg für Oberpfalz / Kelheim sich hier umfassend von ihrem Steuerberater beraten zu lassen.
Vom ersten Tag an sind Unternehmen dazu verpflichtet, jede einzelne Dienstreise an die Krankenkasse des Mitarbeiters zu melden. Diese dokumentiert die Zeiten und informiert, wenn die Frist zum Verbleib im deutschen Sozialversicherungssystem abzulaufen droht. Die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) unterstützt umfassend zu dem Thema.
Außerdem gilt es auch an alltägliche Dinge zu denken wie Internationaler Führerschein, gültiger Impfausweis, etc.
Bevor ein deutscher Arbeitnehmer zum Arbeiten über die Grenze in einem anderen Mitgliedsland oder der Schweiz tätig wird, muss er für die Zeit der Entsendung bei der deutschen Krankenkasse das anfordern und ausfüllen, unabhängig davon, ob er als Arbeitnehmer oder Selbständiger tätig wird.
Praxistipp
Verwenden Sie für die vorübergehende Ausfuhr von Berufsausrüstung, Messegüter oder Warenmuster ins (Nicht-EU-)Ausland ein Carnet ATA. Das Carnet ATA ist eine Art internationales Zollpassierscheinheft und erleichtert die vorübergehende Ausfuhr von Waren in über 60 Länder. Die Zahlung von Zöllen oder die Hinterlegung von Sicherheitsleistungen in den Einfuhrländern entfällt. Die IHK stellt ein Carnet ATA aus.

Was im Ausland zu beachten ist

Neben dem Dienstleistungskompass Bayern und Merkblättern von GTAI sind die AHKs oft erste Anlaufstelle im jeweiligen Zielmarkt, vor allem vor dem Hintergrund, dass in vielen Zielmärkten offizielle Dokumente und behördliche Unterlagen häufig nur in der jeweiligen Landessprache verfügbar sind.
Grundsätzlich muss überprüft werden, ob die angebotene Dienstleistung im Zielmarkt ohne weiteres ausgeübt werden darf. In Österreich wird zum Beispiel zwischen dem reglementierten und den sogenannten freien Gewerben unterschieden. Fällt die von Deutschland aus angebotene Dienstleistung in eine reglementierte Berufsgruppe, so ist bei einer erstmaligen Ausführung die geplante Tätigkeit in Österreich schriftlich anzuzeigen. Eine Anerkennung von Qualifikationen, Zertifikaten und Dokumenten ist keine Selbstverständlichkeit. In manchen Fällen kann es vorkommen, dass der Mitarbeiter noch weitere Prüfungen absolvieren müsste, um in Österreich tätig sein zu dürfen.
Generell ist davon auszugehen, dass es im Ausland eine Meldepflicht gibt, wenn man Mitarbeiter entsendet. Teilweise ist auch ein entsprechendes Arbeits-Visum notwendig. Neben der Meldepflicht für geplante Arbeitstätigkeit kann es auch eine aufenthaltsrechtliche Meldepflicht geben.
Wichtig ist auch, geltende Mindestlöhne zu beachten. Ausländische Dienstleistungserbringer aus dem EU/EFTA-Raum sind bei einer Entsendung von Mitarbeitern in die Schweiz beispielsweise verpflichtet, mindestens den Mindestlohn zu zahlen, den Schweizer Unternehmen der Branche im entsprechenden Kanton, in dem die Dienstleistung erbracht wird, ihren Mitarbeitern zahlen müssen.
Um Ärger und Sanktionen während des Auslandseinsatzes zu vermeiden, sollte das entsendende Unternehmen sich darüber hinaus rechtzeitig mit den Gesundheits- und Arbeitsschutzbestimmungen vor Ort vertraut machen. Denn bei Entsendungen gilt das sog. Arbeitsortsprinzip, d.h. es gelten die Bestimmungen des jeweiligen Landes. Oft ist das Überwachungssystem engmaschig, so dass Verstöße gegen geltendes Arbeitsschutzrecht empfindliche Strafen nach sich ziehen können.
Zudem können Auslandseinsätze Auswirkungen auf die Steuer- und Sozialversicherungspflicht der Mitarbeiter in Deutschland haben.

Umsatzsteuer

Außerdem ist es wichtig, sich mit dem Thema Umsatzsteuer auseinander zu setzen. Hierbei spielt vor allem eine Rolle in welchem Land die erbrachte Dienstleistung umsatzsteuerlich erfasst wird, wie als Folge dessen die jeweilige Rechnungsstellung auszusehen hat und wer die Bezahlung der Steuer übernimmt.
Im zwischenunternehmerischen Bereich gilt als Grundregel, dass Dienstleistungen dort steuerbar sind, wo der Leistungsempfänger (Auftraggeber) seinen Sitz hat, beziehungsweise wenn die Leistung an eine Betriebsstätte ausgeführt wird, wo diese ihren Sitz hat. Dies gilt auch dann, wenn die Tätigkeit nicht überwiegend im Ausland ausgeführt wird.
Wer eine Dienstleistung abrechnet, die aufgrund der Grundregel innerhalb der EU steuerbar ist, hat entsprechende im europäischen Recht verankerte Regelungen zu beachten.
Wer hingegen eine Dienstleistung abrechnet, die aufgrund der Grundregel im Drittland steuerbar ist, hat die im Recht des Drittlandes verankerte Regelung zu beachten.