Mitarbeiterentsendung ins Ausland

Unternehmen, die international agieren oder grenzüberschreitend Dienstleistungen erbringen, müssen häufig Mitarbeitende ins Ausland entsenden. Dabei sind neben arbeitsrechtlichen Gesichtspunkten auch steuer- und sozialversicherungsrechtliche Aspekte zu berücksichtigen. Zudem müssen länderspezifische Vorgaben erfüllt werden, wie z.B. Meldepflichten oder Einreise-/ Aufenthaltsbestimmungen.

Was versteht man unter einer Entsendung?

Eine Arbeitnehmerentsendung liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Inland auf Weisung seines inländischen Arbeitgebers eine Tätigkeit im Ausland für ihn ausübt. Auch wenn der Arbeitnehmer im Inland eigens für eine Arbeit im Ausland eingestellt wird, handelt es sich um eine Entsendung. Wenn der Arbeitnehmer jedoch bereits seinen Wohnsitz im Ausland hat bzw. dort beschäftigt ist und von dort aus eine Beschäftigung für einen inländischen Arbeitgeber aufnimmt, ist es keine Entsendung.
Die Tätigkeit im Ausland muss im Voraus zeitlich begrenzt sein. Die zeitliche Begrenzung kann sich aus der Eigenart der Beschäftigung (z.B. Dienstreise oder Abwicklung eines bestimmten Projekts) oder aus einer vertraglichen Vereinbarung ergeben.

Melde- und Nachweispflichten in Europa: Welche Regeln gelten im Einsatzland?

Entsendung und Dienstleistungserbringung innerhalb Europas werden durch die EU-Entsenderichtlinie geregelt. Deren Bestimmungen sollen entsandte Arbeitnehmer vor Lohn- und Sozialdumping schützen und einen fairen Wettbewerb gewährleisten. Da die Richtlinie von jedem EU-Mitgliedstaat in nationales Recht überführt wurde, gibt es signifikante Unterschiede zwischen den Ländern. Unternehmen müssen sich deshalb zwingend über die entsende- und tarifrechtlichen Vorschriften des Einsatzlandes informieren. Damit die Einhaltung nationaler Vorschriften überprüft werden kann, müssen Entsendungen regelmäßig über die nationalen Meldeportale vor Beginn der Arbeitstätigkeit gemeldet werden. Diese Meldepflicht ist zudem fast immer mit Dokumentationspflichten verbunden, d.h. diverse Unterlagen müssen sowohl bei Kontrollen am Einsatzort als auch bei eventuellen Überprüfungen nach Beendigung der Entsendung vorgelegt werden können. Zudem sind ggf. Qualifikations- und Befähigungsnachweise (z.B. EU-Bescheinigung) erforderlich. Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen werden innerhalb der EU im Regelfall nicht benötigt, sind bei Personaleinsätzen in Drittländern jedoch meist Voraussetzung. Außerdem sind hier die nationalen Einreisebestimmungen und Visapflichten zu beachten.
Der Dienstleistungskompass auf dem Außenwirtschaftsportal Bayern informiert über die länderspezifischen Regelungen bei Entsendungen innerhalb Europas. Auch die jeweiligen Auslandshandelskammern (AHK) können zu rechtlichen Fragen oder bei Problemen beraten.

Sozialversicherungsrechtliche Aspekte: Wie sieht es mit der sozialen Absicherung aus?

In der Sozialversicherung gilt das sog. Territorialprinzip. Beschäftigte sind grundsätzlich in dem Land versichert, in dem sie ihre Arbeit ausüben. Durch eine Tätigkeit im Ausland würde demnach eine Beitragspflicht zu den dortigen Sozialversicherungen entstehen.
Eine Ausnahme vom Territorialprinzip gibt es aber bei Entsendungen: Wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, gilt bei einer Entsendung weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht und die Sozialversicherungspflicht im Ausland entfällt (sog. Ausstrahlung). Als Nachweis dafür wird durch den zuständigen Versicherungsträger eine entsprechende Entsendebescheinigung ausgestellt.
Die Voraussetzungen für eine Ausstrahlung sind:
  • Die Tätigkeit im Ausland muss im Voraus zeitlich begrenzt sein.
  • Das Gehalt muss in Deutschland abgerechnet werden.
  • Der Arbeitnehmer muss weiterhin dem inländischen Arbeitgeber gegenüber weisungsgebunden sein.
Bei Entsendungen ins europäische Ausland (EU/EWR sowie Großbritannien und Schweiz) dient die A1-Bescheinigung als Nachweis für den in Deutschland bestehenden Sozialversicherungsschutz. Die A1-Bescheinigung ist grundsätzlich für jede noch so kurze grenzüberschreitende Tätigkeit zu beantragen und kann bei Kontrollen im Einsatzland von den zuständigen Behörden verlangt werden. Sie gilt maximal für einen Zeitraum von 24 Monaten. D.h. entsandte Arbeitnehmer können regulär bis zu zwei Jahre im heimischen Sozialversicherungssystem bleiben. Arbeitgeber und Selbstständige können die A1-Bescheinigung elektronisch beantragen, entweder über ein Lohnabrechnungsprogramm oder über das SV-Meldeportal.
Für Entsendungen außerhalb von EU/EWR und der Schweiz ist zu prüfen, ob bilaterale Sozialversicherungsabkommen mit dem entsprechenden Land bestehen. Diese Abkommen sehen vor, dass aus Deutschland entsandte Arbeitnehmer nicht der ausländischen, sondern nur der deutschen Sozialversicherung unterliegen. Die maximale Entsendedauer wird im jeweiligen Abkommen geregelt. Hier sollte man sich genau informieren, da die Reichweite der Abkommen unterschiedlich ist und z.T. nur die Renten- oder Krankenversicherung betrifft. Wird ein Mitarbeiter in ein Land entsandt, mit dem keine vertraglichen Regelungen zur Sozialversicherung bestehen (sog. vertragsloses Ausland), wird es für gewöhnlich zu einer doppelten Beitragszahlung kommen.
Eine Aufstellung der bestehenden Sozialversicherungsabkommen ist auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung zu finden.

Steuerrechtliche Grundlagen: In welchem Land muss ein entsandter Arbeitnehmer Steuern zahlen?

Nach dem Grundsatz des Welteinkommensprinzips unterliegen unbeschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer mit ihren gesamten inländischen und ausländischen Einkünften der Einkommensteuer in Deutschland. Im Falle einer Beschäftigung im Ausland ist darüber hinaus auch der Tätigkeitsstaat einkommensteuerberechtigt. Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit einer Vielzahl von Staaten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) geschlossen. Bezüglich der Arbeitnehmereinkünfte wird das Besteuerungsrecht in der Regel dem Staat zugewiesen, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit ausübt. Die entsprechenden Einkünfte werden nach den meisten Abkommen in Deutschland von der Einkommensteuer freigestellt. Sie beeinflussen aber die Höhe des Steuersatzes, mit dem inländische Einkünfte (z.B. aus Vermietung oder Kapitalerträgen) besteuert werden.
Die von Deutschland abgeschlossenen Doppelbesteuerungsabkommen sind auf der Internetseite des Bundesministeriums der Finanzen veröffentlicht.
Für kurzzeitige Entsendungen gilt mit der sog. 183-Tage-Regelung eine wichtige Ausnahme: Die Einkünfte werden abweichend von dem im Doppelbesteuerungsabkommen enthaltenen Grundsatz nicht im Tätigkeitsstaat, sondern im Wohnsitzstaat des Arbeitnehmers besteuert. Dafür müssen allerdings zwingend die drei folgenden Voraussetzungen vorliegen:
  • Der Arbeitnehmer hält sich im Tätigkeitsstaat nicht länger als 183 Tage pro Jahr auf.
  • Der Arbeitgeber, der die Vergütung zahlt, ist nicht im Tätigkeitsstaat ansässig.
  • Die Vergütung wird nicht von einer Betriebsstätte (bzw. festen Einrichtung) getragen, die der Arbeitgeber im Tätigkeitsstaat hat.
Die 183 Tage sind grundsätzlich für jedes Steuer- bzw. Kalenderjahr zu ermitteln, wobei nicht die Dauer der Tätigkeit, sondern die körperliche Anwesenheit maßgeblich ist. Eine Ausnahme von der 183-Tage-Regelung ist die sog. Grenzgängerregelung, die in den Doppelbesteuerungsabkommen mit Frankreich, Österreich und der Schweiz enthalten ist. Greift die Grenzgängerregelung, so verbleibt das Besteuerungsrecht auch dann im Wohnsitzstaat, wenn die Arbeit im ausländischen Tätigkeitsstaat länger als 183 Tage ausgeübt wird.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen: Was ist bei Arbeitsverträgen zu beachten?

Zunächst muss geprüft werden, ob es im Arbeitsvertrag eine Grundlage für die Entsendung gibt. Wenn Auslandsaufenthalte dort ausdrücklich vorgesehen sind, kann der Auslandseinsatz vom Arbeitgeber aufgrund seines arbeitsvertraglichen Weisungsrechts angeordnet werden. Auch sehr kurze Entsendungen (z.B. Dienstreisen) können im Regelfall einseitig angeordnet werden. Geht der beabsichtigte Auslandsaufenthalt über eine Dienstreise hinaus und bietet der Arbeitsvertrag keine Grundlage für Entsendungen ins Ausland, ist eine entsprechende Einigung mit dem Arbeitnehmer erforderlich. In der Regel bleibt auch während des Entsendungszeitraums das deutsche Arbeitsrecht anwendbar. Dennoch sind ggf. bestimmte Vorschriften sowie die geltenden Arbeitsbedingungen des Einsatzlandes zu beachten, v.a. bei Entsendungen ins EU-Ausland.
Bei einer Entsendedauer von mehr als vier Wochen ist der Arbeitgeber verpflichtet, zusätzlich zu den ohnehin in jedem Arbeitsverhältnis nachzuweisenden Arbeitsbedingungen, den Arbeitnehmer vor dessen Abreise schriftlich über folgende Punkte zu informieren:
  • Das Land, in dem die Arbeit geleistet werden soll sowie die geplante Dauer der Auslandstätigkeit
  • Die Währung, in der die Entlohnung erfolgt sowie zusätzliche mit dem Auslandsaufenthalt verbundene Geld- oder Sachleistungen
  • Bedingungen für die Rückkehr des Arbeitnehmers
Bei längeren Entsendungen innerhalb der EU (ab einer Dauer von 12 Monaten bzw. bei begründeter Verlängerung spätestens nach 18 Monaten) kommen fast alle relevanten Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen des Einsatzlandes zur Anwendung, außer für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen und für betriebliche Zusatzrenten.Wenn der Auslandsaufenthalt im Geltungsbereich der EU-Entsenderichtlinie liegt, muss zudem eine schriftliche Information über die Vergütung erfolgen, auf die der Arbeitnehmer nach dem Recht des Einsatzlandes Anspruch hat. Und auch der Link zur offiziellen nationalen Webseite des Einsatzlandes nach dem Binnenmarktinformationssystem (Internal Market Information System, IMI) muss zur Verfügung gestellt werden.