Personalbeschaffung

Effizientes Recruiting

Die Bemühungen, die richtigen Mitarbeiter für das Unternehmen zu finden, werden immer aufwändiger. Wir geben Ihnen Tipps, wie das Recruiting gelingt.
Grundlegende Informationen zu Arbeitgeberattraktivität, Personalmarketing und Employer Branding finden Sie im praxisorientierten Ratgeber "Als attraktiver Arbeitgeber überzeugen! (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1281 KB)" der bayerischen IHKs.

Rekrutierung: Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Ein neuer Mitarbeiter wird gesucht. Wir möchten Unternehmen Tipps geben, wie sie ihr Personalrecruiting Schritt für Schritt gestalten können. In diesem Kapitel lernen Unternehmen, wie sie eine Stellenbeschreibung formulieren und ein Anforderungsprofil erstellen.
Wir raten Personalverantwortlichen, die folgenden Punkte durchzuführen:
1.)    Arbeitsstelle beschreiben
  • Die Verantwortlichen sollten die Aufgaben, Zielsetzungen und den  Arbeitsumfang (Vollzeit/Teilzeit) der neuen Stelle definieren
  • Sie sollten Befugnisse (z.B. Personalverantwortung) festlegen
  • Sie sollten Entwicklungsmöglichkeiten und Aufstiegschancen skizzieren
2.)    Einordnung der Stelle ins Unternehmensgefüge
  • Die Verantwortlichen sollten sich einen Überblick der Stelle im Unternehmensgefüge verschaffen (wer sind die Vorgesetzten, wer sind die Kollegen?)
  • Sie sollten eine treffende Jobbezeichnung finden (genderneutral)
  • Sie sollten das Entgelt für die Stelle festlegen sowie den Verhandlungsspielraum
3.)    Formulierung eines Anforderungsprofils des Bewerbers
  • Die Verantwortlichen sollten die fachlichen, methodischen und sozialen Kompetenzen festlegen, die der Bewerber mitbringen soll
Wer diese Schritte durchlaufen hat, kennt die grundlegend für eine Stellenanzeige relevanten Informationen. Bei der anschließenden präzisen Formulierung einer Stellenbeschreibung hilft der folgende “Fragenkatalog Arbeitsstelle und Anforderungsprofil (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 41 KB)”
Wer die relevanten Kompetenzen für das Anforderungsprofil festgeschrieben hat, sollte diese sorgfältig gewichten. Nicht jede Kompetenz ist gleich wichtig. Deshalb ist es sinnvoll, eine Unterscheidung zwischen „Muss“- und „Soll“-Anforderungen festzulegen.
Unser Tipp: Unternehmen sollten sich bei der Ausschreibung der Stellenanzeige vor allem auf die „Muss“-Anforderungen konzentrieren, denn Stellenanzeigen mit weitreichendem Anforderungsprofil können abschreckend wirken.
Das folgende Dokument “Anforderungsprofil Muster (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 35 KB)“ zeigt beispielhaft auf, wie Unternehmen bei der Gewichtung von Kompetenzen vorgehen können. Dabei ist wichtig: Für jede Stelle müssen die Kompetenzen neu definiert und festgelegt werden.
Wie Sie bei der Online-Rekrutierung am besten vorgehen sollten und auf was Sie im Besonderen achten müssen, können Sie in der Informationsbroschüre Informationsbroschüre vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie nachlesen.

Das perfekte Stellenangebot 

Der erste Eindruck zählt! Unternehmen sollten ein Stellenangebot stets als positives Aushängeschild nutzen. Das Stellenangebot soll professionell und ansprechend gestaltet sein? Wir geben Tipps für die perfekte Stellenanzeige.
Stellenanzeige schreiben
Diese inhaltlichen Elemente sollten in einer Stellenausschreibung berücksichtigt werden:  
  1. Unternehmensbeschreibung
    Eine Stellenanzeige beinhaltet eine Beschreibung der Geschäftsbereiche, Größe, internationale Ausrichtung und Struktur des Unternehmens. Auch Aussagen zur Arbeitsatmosphäre und Unternehmenskultur sind hilfreich – vor allem bei Unternehmen, die unter Bewerbern weniger bekannt sind. Wenn möglich, sollte in diesem Bereich auch ein Firmenlogo eingebunden werden.
  2. Jobbezeichnung
    Wichtig ist, stets die männliche und weibliche Form der Stellenbezeichnung zu wählen (also z.B. „Ingenieurin oder Ingenieur gesucht“). So fühlen sich beide Geschlechter innerhalb des Bewerberpools angesprochen.
  3. Stellenbeschreibung
    Die Stellenbeschreibung bildet zusammen mit den erwarteten Kompetenzen das Herzstück der Stellenausschreibung und sollte den größten Raum in der Anzeige einnehmen. Wichtige Informationen sind dabei der Arbeitsumfang (Vollzeit / Teilzeit), die konkreten mit der Stelle verbundenen Aufgaben und die Einordnung der Position in der Unternehmenshierarchie.
  4. Erwartete Kompetenzen
    In der Kompetenzbeschreibung sollte man die fachlichen, sozialen und methodischen Kompetenzen stichpunktartig anführen. Tipp: Nicht nur die „eierlegende Wollmilchsau“ suchen sondern sich auf die zentralen Kompetenzen beschränken. Dabei sollte man auch Abstufungen machen: Welche Fähigkeiten sind zur Ausübung der Stelle unumgänglich – und welche wünschenswert? Es ist zudem wichtig zu verdeutlichen, welche Spezialfähigkeiten im Unternehmen möglicherweise noch erworben werden können. So signalisiert man, dass Weiterbildung im ausschreibenden Unternehmen kein Fremdwort ist und präsentiert sich zusätzlich als attraktiver Arbeitgeber.
  5. Arbeitgeberleistungen
    Mit Arbeitgeberleistungen wie Jobticket, flexiblen Arbeitszeiten, Möglichkeiten zum Homeoffice oder Ähnlichem können Unternehmen punkten. Gerade für Berufsanfänger stellen auch gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten einen Anreiz zur Bewerbung dar.
  6. Bewerbungsprozess
    Es gilt, Struktur und Transparenz in den Bewerbungsprozess zu bringen: Wann ist Bewerbungsschluss und in welcher Form sollen Interessenten die Bewerbung vorlegen? Die Angabe einer Kontaktperson ermöglicht es den Bewerbern, schon während des Bewerbungsprozesses mögliche Unklarheiten zu beseitigen. Frühzeitige Fragen zu Gehaltswünschen und frühestmöglichem Eintrittsdatum der Bewerber schafft zusätzliche Planungssicherheit.
Stellenanzeigen gestalten
Unternehmen sollten darauf achten, dass Stellenanzeigen klar strukturiert und lesefreundlich aufgebaut sind. Außerdem sollten unterschiedliche Sinnabschnitte visuell voneinander abgegrenzt werden. Weiterführende Informationen haben wir in einer Checkliste „Stellenanzeige Muster (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 38 KB)“ zusammengefasst. 
Fotos in Stellenanzeigen
Sofern dies möglich ist, empfiehlt es sich, ein Foto in die Stellenanzeige einzubinden. Wichtig ist, dass das Foto authentisch wirkt und das Unternehmen repräsentiert. Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Fotos der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Arbeitskontext. Künstliche oder gestellte Bilder sollten vermieden werden. Unternehmen sollten darauf achten, dass sich die Bewerbergruppen im Foto wiederfinden.

Personalauswahl: Anschreiben, Lebenslauf und Arbeitszeugnisse bewerten

Es wurden zahlreiche Bewerbungen auf die ausgeschriebene Stelle eingereicht? Das klingt vielversprechend! Es gehört zum guten Stil, auf alle eingereichten Unterlagen mit einer “Empfangsbestätigung Muster (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 35 KB)
“ zu reagieren und über den nächsten Schritt im Verfahren informiert. Dadurch lassen sich viele Unsicherheiten und Fragen bereits im Vorfeld der Entscheidungsfindung beseitigen und der weitere Verlauf lässt sich in Ruhe planen
Bewertung der Bewerbungsunterlagen
Bevor man zu einem Bewerbungsgespräch einlädt, sollte man alle vorliegenden Bewerbungen sichten und nach Relevanz für die vakante Stelle sortieren. Anhand vollständiger Unterlagen soll beurteilt werden, ob jemand als potentieller neuer Mitarbeiter oder potenzielle neue Mitarbeiterin für das Unternehmen in Frage kommt. Die Bewerbungen können dafür auf folgende Bestandteile geprüft werden:
Das Anschreiben
Liegt ein “Anschreiben Checkliste (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 38 KB)“ vor? Bewerber und Bewerberinnen haben hier die Möglichkeit, den Arbeitgeber in einem ersten Eindruck von ihrer fachlichen sowie persönlichen Kompetenz zu überzeugen. Das Interesse an der vakanten Stelle sowie dem Unternehmen sollte deutlich erkennbar sein. Relevant ist auch, dass sowohl das gewünschte Gehalt als auch der erstmögliche Arbeitstag mit den Vorstellungen des Arbeitgebers übereinstimmen.
Der Lebenslauf
Haben Bewerber oder Bewerberinnen einen tabellarischen Lebenslauf beigelegt? Dieser ist für die Beurteilung des jeweiligen beruflichen Erfahrungshorizonts besonders relevant. In der „Lebenslauf Checkliste (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 39 KB)“ geben wir Tipps, auf was Unternehmen bei der Beurteilung achten sollten.
Zeugnisse
Wurden alle relevanten Zeugnisse zur Verfügung gestellt? Diese sind besonders interessant, wenn eine wiederkehrende Nennung bestimmter Eigenschaften oder Tätigkeiten auffällt. Werden relevante Eigenschaften häufiger positiv hervorgehoben? – Dann sollte man diesen Bewerber in die engere Auswahl nehmen. Allerdings sollten Arbeitgeber bei Sichtung von Zeugnissen und Zertifikaten nicht vergessen, dass diese gemäß rechtlicher Rahmenbedingungen immer wohlwollend formuliert sind (Zeugniscodes).
Es gilt also, diese Codes richtig zu interpretieren und für sich einzuordnen.  Mehr Informationen zu gängigen Zeugnisformulierungen sind z.B.  im Artikel “Arbeitszeugnis” zu finden.
Informationen aus sozialen Netzwerken
Wer sich mehr Informationen über einen Bewerber wünscht, kann außerdem eine Internetrecherche durchführen. Wer die Informationen aus den Bewerbungsunterlagen mit Informationen aus dem Internet abgleicht, erhält häufig einen vertieften Einblick, z.B. über zurückliegende Tätigkeiten bei ehemaligen Arbeitgebern. Darüber hinaus lässt sich in den privat und beruflich ausgerichteten Netzwerken häufig ablesen, wie ein Bewerber „tickt“ und welche Interessen er hat.

Das Bewerbungsgespräch: Einladung, Vorbereitung, Fragen, Bewertung

Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche. Wir möchten Arbeitgebern Tipps geben, was es bei der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs zu beachten gibt:
Einladung Vorstellungsgespräch
Es wurde eine Auswahl getroffen, wer laut der eingereichten Unterlagen geeignet ist, die neue Mitarbeiterin oder der neuer Mitarbeiter zu werden? Dann können die Betreffenden zum “Bewerbungsgespräch Muster (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 33 KB)“ eingeladen werden. So bietet sich die Chance, einander persönlich kennenzulernen und ihn oder sie gleichermaßen vom Unternehmen und von sich selbst als Arbeitgeber zu überzeugen.
Am besten nehmen Unternehmen per E-Mail oder Telefon Kontakt auf, um einen passenden Termin zu vereinbaren. Arbeitgeber sollten schnell handeln – denn Top-Bewerber und -Bewerberinnen sind möglicherweise nicht nur für ein Unternehmen interessant.
Der Termin muss nicht nur mit dem externen Kandidaten, sondern auch mit Kollegen aus dem Haus abgestimmt werden, die bei dem Gespräch anwesend sein sollen. Alle am Gespräch Beteiligten, sollten im Vorfeld die Bewerbungsunterlagen zur Verfügung gestellt bekommen. Eine Vorbereitung auf das Gespräch ist unerlässlich. Eine kompetente Gesprächsführung signalisiert dem Bewerber: Hier werde ich wertgeschätzt.
Vorbereitung Vorstellungsgespräch
Um im Nachgang der Bewerbungsgespräche eine Vergleichsgrundlage zu haben, ist es hilfreich, einen Leitfaden für den jeweiligen Gesprächsverlauf festzulegen.
Dabei gilt es zu beachten, dass einige Fragen rechtlich nicht zulässig sind: So sind Fragen, die sich auf Heiratspläne, Kinderwunsch und Schwangerschaft, Mitgliedschaft in Gewerkschaften, Religion, Vermögensverhältnisse und Vorstrafen beziehen nicht erlaubt. Sie müssen von den Bewerbern auch nicht wahrheitsgemäß beantwortet werden.
Fragen, die man Bewerbern problemlos stellen kann, beziehen sich unter anderem auf bisherige (Berufs-)Erfahrungen sowie die aktuelle berufliche Situation, (Aus-)Bildung, Nebenbeschäftigungen, Fertig- und Fähigkeiten und auf Phasen der Arbeitslosigkeit. Man sollte darauf achten, dass die im Bewerbungsgespräch gewonnenen Informationen einen ausreichenden und runden Eindruck vermitteln, ob der Bewerber sowohl auf persönlicher Ebene als auch in Hinsicht auf die Qualifikation zu der ausgeschrieben Stelle passt.
Bewerbungsgespräch führen
Wie führe ich ein Vorstellungsgespräch? – Diese Frage stellen sich viele Personalverantwortliche, die erstmals vor dieser Situation stehen.
Typischerweise beinhaltet ein Vorstellungsgespräch die folgenden Elemente:
  1. Begrüßung und Small-Talk
  2. Vorstellung aller Gesprächsteilnehmer
  3. Selbstpräsentation des Bewerbers
  4. Abgleich der Kompetenzen des Bewerbers mit Anforderungsprofil
  5. Unternehmenspräsentation
  6. Abgleich der Gehaltsvorstellungen und des Eintrittstermins
  7. Erläuterung zum weiteren Vorgehen und Verabschiedung
Der folgende “Fragenkatalog: Fragen im Vorstellungsgespäch (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 40 KB)” hilft Arbeitgebern, sich auf ein Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
Erfolgreiche Bewerberauswahl
Es ist nun sicher, wer die vakante Stelle antreten soll? Großartig! Jetzt sollte man nicht zu lange zögern, den Vertrag aufzusetzen und unterzeichnen zu lassen – sonst könnte man Gefahr laufen, die Bewerberin oder den Bewerber im letzten Moment an ein anderes Unternehmen zu verlieren.
Bewerbern absagen
Es gilt also schnellstmöglich zu handeln und zudem zeitnah “Bewerbungsabsage Muster (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 33 KB)“ für die Bewerber und Bewerberinnen auszustellen, welche nicht für die Stelle ausgewählt wurden. Eine Bewerberdatenbank hilft dabei, mit geeigneten Bewerbern in Kontakt zu bleiben, falls diese in Zukunft für eine andere Stelle in Frage kommen könnten.

Onboarding: Wie man neue Mitarbeiter gut integriert

Die Perfekte Bewerberin oder der perfekte Bewerber für eine Stelle ist gefunden? – Herzlichen Glückwunsch! Jetzt geht es darum, die neue Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter gut ins Team zu integrieren (Onboarding). Die ersten Wochen im Unternehmen sind dabei besonders wichtig. Wer den Start „verpatzt“ riskiert auch die vorzeitige Auflösung eines Arbeitsvertrags. Es wird eine langfristige, vertrauensbasierte Zusammenarbeit angestrebt? – Dann lohnt es sich, in Onboarding-Maßnahmen zu investieren. Einen ersten Überblick gibt unser Erklärvideo zum Onboarding bei YouTube sowie unseren 10 Tipps für gelungenes Onboarding.