Ausbildung

ASTA-Infocenter

Das Ausbildungsstätten-Infocenter ist zentraler Dreh- und Angelpunkt, wenn es um die Selbstverwaltung rund um das Thema Beruf im Zusammenhang mit Ihren Ausbilder*innen, Auszubildenden und Ihrer Industrie- und Handelskammer geht.  
Im Asta-Infocenter können Sie… 
  • Ihren Betrieb für die Online Prüfungsanmeldung aktivieren,
  • Ihre Ausbilderinnen und Ausbilder einsehen, 
  • Ihre Auszubildenden und deren Prüfungsergebnisse einsehen, 
  • Ausbildungsverträge digital einreichen und bearbeiten
  • prüfen, welche Betriebe Sie administrieren dürfen, 
  • weitere Berechtigungen vergeben und somit die Organisation intern selbst steuern. 

Los geht’s

  1. Bitte registrieren Sie sich.
    Sollten Sie bereits bei einer unserer anderen Online-Anwendungen registriert sein (z.B. Webfachverfahren Prüfer), dies ist auch der Fall wenn bei der Registrierung der Fehler “Diese E-Mail-Adresse kann nicht verwendet werden” auftaucht, können Sie direkt mit Punkt 3. fortfahren.
  2. Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie eine Bestätigungs-Mail (dieser Prozess kann einige Zeit in Anspruch nehmen). Bitte bestätigen Sie den Link innerhalb von 24 Stunden.
  3. Jetzt können Sie sich im Asta-Infocenter anmelden und Ihr Profil aktivieren. Für die Aktivierung benötigen Sie die Identnummer und den Aktivierungscode. Die Daten finden Sie in Ihrem IHK-Schreiben. Sollten Sie diese noch nicht erhalten haben, füllen Sie bitte das Formular “Anforderung Zugangsdaten”aus.
WICHTIG: Für die Aktivierung in Schritt 3 benötigen Sie die Daten aus unserem Anschreiben zum Asta-Infocenter. Lesen Sie dafür auch die ausführliche Anleitung zur Registrierung und Aktivierung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 283 KB).

Falls Fragen zum ASTA-Infocenter auftauchen, senden Sie diese bitte per Mail an astainfocenter@regensburg.ihk.de.

Erste Schritte im Asta-Infocenter

Nach der erfolgreichen Aktivierung des Zugangs zum Asta-Infocenter führen Sie bitte die folgenden Schritte durch. Wie die erste Aktivierung funktioniert, können Sie in der Anleitung zur Registrierung und Aktivierung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 283 KB) nachlesen.
  1. Online-Prüfungsanmeldung aktivieren (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 192 KB)
    Klicken Sie auf den Punkt Einstellungen. Dort können den Service der Online-Prüfungsanmeldung aktivieren. Zuerst wählen Sie Ihren Betrieb aus und dann wählen Sie eine der hinterlegten E-Mail-Adressen an. Sollte die erforderliche E-Mail-Adresse noch nicht hinterlegt sein, schreiben Sie eine Nachricht an astainfocenter@regensburg.ihk.de.
  2. Berechtigungen verwalten (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 260 KB)
    Falls Sie weitere Personen für die Prüfungsanmeldung Ihrer Auszubildenden berechtigen möchten, klicken Sie bei den Einstellungen auf die Kachel ‘Berechtigungen verwalten’. Dort können Sie weitere Administratoren, Verwalter und/oder Ausbilder berechtigen.
    Bitte vergeben Sie pro Mail Adresse nur eine Rolle (ASTA Admin, Verwalter oder Ausbilder), da es ansonsten zu Fehlern im System kommt.
  3. Vertragsmanagement (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 245 KB)
    Um die Funktion für die Eintragung und Änderung von Ausbildungsverträgen, Ausbildern und Berufen nutzen zu können, müssen Sie erst die entsprechenden Rollen zuweisen.
    Klicken Sie hierfür auf Einstellungen – Berechtigungen Verwalten – Vertragsmanagement Antragsteller hinzufügen, hier können Sie das entsprechende Unternehmen auswählen und die gewünschte Mail Adresse eintragen. Erst nachdem die Rolle vergeben wurde, können Sie diesen Service nutzen (auch bei ASTA Admins muss die Rolle extra vergeben werden!).
  4. Übersicht Auszubildende (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 273 KB)
    Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Ihrer Auszubildenden bereits einen Account für unsere Online-Anwendungen besitzen. Damit Sie die Online-Prüfungsanmeldung nutzen können, benötigen Ihre Auszubildenden einen eigenen Zugang zum Azubi-Infocenter.  Sie erkennen in der Übersicht an dem roten Symbol, dass ein Auszubildender noch keinen aktiven Account besitzt. 
    Über die drei Punkte “Details” beim Azubi gelangen Sie zu den Prüfungsergebnissen.

Anleitungen


Informationsveranstaltung am 26.06.2023

Am 26.06.2023 fand eine Informationsveranstaltung zum ASTA-Infocenter für alle Ausbildungsbetriebe zusammen mit unserem Dienstleister statt. Es wurden alle Grundlagen des Systems vorgestellt.
Die aufgezeichneten Erklärungen finden Sie hier:
Onboarding und Einführung:
https://storage.luckycloud.de/f/a0f2b5ba71c14147a9a4/
Online Prüfungsanmeldung:
https://storage.luckycloud.de/f/6a69a84e08e243efba8c/
Vertragsmanagement:
https://storage.luckycloud.de/f/112eee66f6364b57a16a/

FAQ

Ich habe keinen Aktivierungscode erhalten. Was kann ich tun?
Bitte füllen Sie das Formular aus. Gerne senden wir Ihnen die Daten dann per Post.

Die Kachel Vertragsmanagement wird mir nicht angezeigt.
Bitte vergeben Sie zuerst die Rolle für das Vertragsmanagement (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 245 KB). Nach der Freigabe kann es ein wenig dauern, bis die Funktion genutzt werden kann.
 
Bei der Kachel Vertragsmanagement kommt die Fehlermeldung “Fehler bei der Ermittlung der Benutzerdaten...”.
Bitte vergeben Sie zuerst die Rolle für das Vertragsmanagement (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 245 KB). Nach der Freigabe kann es ein wenig dauern, bis die Funktion genutzt werden kann.

Ich habe mehrere Anschreiben mit Aktivierungscodes erhalten. Ich möchte diese mit einem Account administrieren. Wie geht das?
Sollten Sie mehrere Briefe mit Aktivierungscodes erhalten haben, dann läuft bei Ihnen die Bearbeitung von Ausbildungsthemen wahrscheinlich zentral für mehrere Betriebsstätten ab.
Um nun mit einem Account alle Betriebsstätten zu administrieren, muss dieser eine Account mit den verschiedenen Mitgliedsnummern verknüpft werden. Bitte prüfen Sie zuerst im Asta-Infocenter unter der Kachel “Meine Berechtigungen” (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 117 KB), ob Sie vielleicht schon für alle Betrieben berechtigt sind.
Sollten nicht alle gewünschten Betriebe bereits in der Übersicht zu sehen sein, können Sie unter - Einstellungen – Berechtigungen verwalten – Weiteren Aktivierungscode eingeben – Betriebe hinzufügen. 
Wenn Sie hierfür die Aktivierungscodes noch nicht erhalten haben, senden Sie uns eine Mail mit allen erforderlichen Daten an astainfocenter@regensburg.ihk.de.

Ich möchte mein Passwort ändern. Wie funktioniert das?
Durch Klick auf „Passwort vergessen“ wird an die hinterlegte Email ein Link geschickt über den man dann ein neues Passwort vergeben kann.
 
In der Übersicht finde ich nicht den richtigen Ausbildungsberuf bzw. möchten wir einen anderen Ausbildungsberuf ausbilden. Was muss ich tun?
Über die Kachel Vertragsmanagement können Sie auch neue Ausbilder und neue Berufe hinzufügen.

Unsere Ausbilderin und/oder unser Ausbilder fehlt in der Übersicht. Wie kann ich jemand neuen hinzufügen?
In der Übersicht fehlt eine oder mehrere Personen? Wenn Sie sich zum ersten Mal im Asta-Infocenter anmelden, dauert es circa 30 Minuten, bis alle Daten in die Anwendung geladen werden. Bitte loggen Sie sich in diesem Fall zu einem späteren Zeitpunkt erneut ein und überprüfen Sie die Inhalte.
Sollten weiterhin Daten fehlen, muss wahrscheinlich eine Person neu als Ausbilder/in benannt werden. Dies geht über die Kachel Vertragsmanagement.

Wieso werden fehlerhafte oder alte Daten in der Übersicht der Ausbilder/innen angezeigt?
Die Übersicht zeigt die bei uns im System hinterlegten Personen, die in Ihrem Betrieb für die jeweiligen Ausbildungsberufe benannt wurden. Sollten Sie Ausbilder/innen abmelden wollen, können Sie dies über das System erledigen. Klicken Sie hierzu auf die Übersicht der Ausbilder:innen und bei dem abzumeldenden Ausbildenden auf die drei Punkte – Ausbilder abmelden. Sobald dies in unserem System übernommen wurde, erhalten Sie eine Bestätigungsmail.

Können mehrere Mitarbeiter / Ausbilder für ein Unternehmen registriert werden?
Ja, sie können selbst Berechtigungen im Asta-Infocenter vergeben und weitere Ausbilder einladen. Siehe Punkt 2. Berechtigungen verwalten (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 260 KB)

Ich kann die Registrierung nicht abschließen, da meine Mail Adresse bereits registriert wurde?
Wenn Sie bereits im Webfachverfahren Prüfer registriert sind, müssen Sie sich im ASTA Infocenter nicht erneut registrieren, sondern können sich mit denselben Zugangsdaten einloggen.
Wenn Sie schon bei einer anderen IHK registriert sind, können Sie sich mit Ihrem Account einloggen und über Einstellungen – Berechtigungen verwalten – Weiteren Aktivierungscode eingeben weitere Betriebsstätten hinzufügen.

Welche Berechtigung muss ein*e Kolleg*in haben, um die Verträge erstellen zu können?
Diese Berechtigung können sie über die Kachel Vertragsmanagement Antragssteller hinzufügen setzen. Bitte beachten, auch einem ASTA Admin muss diese Rolle extra zugeteilt werden.

Kann der Ausbilder ausgetauscht werden, wenn sich Zuständigkeiten geändert haben?
Ja, sie können Personen ihrer Ausbildungsstätte auch Berechtigungen entziehen. Ebenfalls über die Kachel Einstellungen.

Erhält man von der online Prüfungsanmeldung dann auch eine Bestätigung, die ausgedruckt werden kann?
Ja, es wird ein PDF Dokument mit der Zusammenfassung der Prüfungsanmeldung erstellt, die sie als Ausbildungsstätte und der Azubi herunterladen und ggf. ausdrucken können.

Ich habe die Rolle für das Vertragsmanagement vergeben, allerdings erscheint hier immer eine Fehlermeldung?
Haben sie die Berechtigung gerade vergeben? Manchmal dauert es ein wenig, bis sich die Systeme synchronisiert haben. Versuchen sie es bitte in 30 Minuten erneut.

Müssen sich Azubis selbst registrieren oder kann das der Betrieb übernehmen?
Azubis bekommen von der IHK einen Aktivierungscode zugeschickt und müssen sich dann selbst für das Azubi-Infocenter registrieren.

Wo kann ich die Prüfungsergebnisse einsehen?
Prüfungsergebnisse finden Sie unter Auszubildende, bei dem entsprechenden Azubi auf die drei Punkte klicken und Details auswählen. Die Azubis können die Ergebnisse im Azubi-Infocenter abrufen.

Ausbildungsverträge werden in unserer Personalabteilung von unterschiedlichen Sachbearbeitern bearbeitet. Müssen dann alle Sachbearbeiter Administratorenrechte besitzen um die Verträge dann nach Unterschrift hochzuladen?
Die Sachbearbeiter benötigen keine Administrationsberechtigung. Es genügt die Berechtigungsrolle für das Vertragsmanagement.