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Datenschutzhinweise zur gemeinsamen Veranstaltung „Vorsprung durch KI-Teamplay: Mittelstand trifft Startups“

Datenschutzhinweise zur gemeinsamen Veranstaltung „Vorsprung durch KI-Teamplay: Mittelstand trifft Startups“
Die Industrie- und Handelskammer (IHK) für die Pfalz, die SWX Innovators GmbH und die Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH organisieren und veranstalten gemeinsam die Veranstaltung „Vorsprung durch KI-Teamplay: Mittelstand trifft Startups“ am 18. November 2026.
Im Zusammenhang mit der Anmeldung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung verarbeiten die drei Veranstalter personenbezogene Daten gemeinsam. Soweit die Veranstalter gemeinsam über Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung entscheiden, sind sie gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO.
Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie über das Wesentliche der zwischen den Veranstaltern geschlossenen Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit.

1. Gemeinsam Verantwortliche

Für die nachfolgend beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten sind gemeinsam verantwortlich:
Industrie- und Handelskammer (IHK) für die Pfalz
Ludwigsplatz 2–4
67059 Ludwigshafen
– nachfolgend „Veranstalter 1“ –
SWX Innovators GmbH
Innovation Center
Campus Building A1.1
66123 Saarbrücken
– nachfolgend „Veranstalter 2“ –
Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH
Trippstadter Straße 122
67663 Kaiserslautern
– nachfolgend „Veranstalter 3“ –

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit zu folgenden Zwecken verarbeitet:
  • Organisation und Durchführung der Veranstaltung,
  • Entgegennahme und Bearbeitung Ihrer Veranstaltungsanmeldung,
  • Kommunikation mit Ihnen im Zusammenhang mit der Veranstaltung,
  • Erstellung und Verwendung einer gemeinsamen Teilnehmerliste sowie
  • Durchführung von Zugangskontrollen im Zusammenhang mit der Veranstaltung.
Eine Verarbeitung Ihrer Daten durch einen der Veranstalter für darüberhinausgehende eigene Zwecke ist nicht Gegenstand der gemeinsamen Verantwortlichkeit. Soweit ein Veranstalter personenbezogene Daten für eigene Zwecke verarbeitet, ist er für diese Verarbeitung selbst verantwortlich und informiert hierüber gesondert, soweit dies erforderlich ist.

3. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung und -durchführung werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:
  • Anrede,
  • Vorname,
  • Nachname,
  • E-Mail-Adresse sowie
  • gegebenenfalls das Unternehmen bzw. die Organisation, für das bzw. die die Teilnehmenden tätig sind.
Es werden nur diejenigen personenbezogenen Daten verarbeitet, die für die Anmeldung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags über die Teilnahme an der Veranstaltung).
Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge unterschiedliche Rechtsgrundlagen gelten, werden diese entsprechend ausgewiesen.

5. Erhebung und Weitergabe der Daten zwischen den Veranstaltern

Die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt über die von Veranstalter 1 bereitgestellte Anmeldeseite. Die dort angegebenen personenbezogenen Daten werden zunächst von Veranstalter 1 erhoben und verarbeitet. Zur gemeinsamen Organisation und Durchführung der Veranstaltung werden die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten anschließend an Veranstalter 2 und Veranstalter 3 übermittelt.
Alle drei Veranstalter erhalten damit im erforderlichen Umfang Zugriff auf die für die gemeinsame Veranstaltungsorganisation benötigten Teilnehmerdaten und dürfen diese ausschließlich im Rahmen der festgelegten Zwecke und der jeweils bestehenden datenschutzrechtlichen Rechtsgrundlagen verarbeiten.

6. Gemeinsame Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO

Die drei Veranstalter haben für die gemeinsame Verarbeitung personenbezogener Daten eine Vereinbarung gemäß Art. 26 DSGVO geschlossen.
In dieser Vereinbarung haben die Veranstalter insbesondere festgelegt, wer von ihnen welche datenschutzrechtlichen Aufgaben und Pflichten übernimmt.
Die wesentliche Aufgabenverteilung sieht wie folgt aus:
Veranstalter 1 übernimmt insbesondere:
  • die Bereitstellung und den Betrieb der Anmeldeseite,
  • die Entgegennahme und Bearbeitung der Veranstaltungsanmeldungen,
  • die Erhebung der personenbezogenen Daten bei den Teilnehmenden,
  • die Bereitstellung dieser Datenschutzinformationen,
  • die Weitergabe der für die Veranstaltungsdurchführung erforderlichen Daten an die beiden weiteren Veranstalter,
  • die Erstellung und Verwendung der gemeinsamen Teilnehmerliste,
  • die Funktion als primäre Anlaufstelle für die Wahrnehmung von Betroffenenrechten sowie
  • die Koordination der Löschung der gemeinsam verarbeiteten Teilnehmerdaten.
Veranstalter 2 übernimmt insbesondere:
  • den Empfang der für die Veranstaltungsorganisation erforderlichen Teilnehmerdaten von Veranstalter 1,
  • die Verwendung dieser Daten zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung,
  • die Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten, soweit die bei ihm verarbeiteten Daten betroffen sind, sowie
  • die Löschung der Teilnehmerdaten nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist, soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
Veranstalter 3 übernimmt insbesondere:
  • den Empfang der für die Veranstaltungsorganisation erforderlichen Teilnehmerdaten von Veranstalter 1,
  • die Verwendung dieser Daten zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung,
  • die Unterstützung bei der Bearbeitung von Betroffenenrechten, soweit die bei ihm verarbeiteten Daten betroffen sind, sowie
  • die Löschung der Teilnehmerdaten nach Ablauf der festgelegten Speicherfrist, soweit keine anderweitige Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung besteht.
Die Veranstalter haben darüber hinaus vereinbart, bei der Erfüllung ihrer datenschutzrechtlichen Pflichten zusammenzuarbeiten. Dies betrifft insbesondere die Bearbeitung von Betroffenenanfragen, die Löschung personenbezogener Daten sowie den Umgang mit etwaigen Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten.

7. Betroffenenrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Betroffenenrechte:
  • Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
  • Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
  • Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
  • Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen
  • Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen.
Die Veranstalter haben vereinbart, dass Veranstalter 1 als primäre Anlaufstelle für die Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte fungiert. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft Veranstalter 1, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.
Saskia Kathleen Reinhardt
Ludwigsplatz 2-4
67059 Ludwigshafen
E-Mail: datenschutz@pfalz.ihk24.de
Diese interne Aufgabenverteilung schränkt Ihre Rechte jedoch nicht ein. Gemäß Art. 26 Abs. 3 DSGVO können Sie Ihre Datenschutzrechte gegenüber jedem einzelnen der drei gemeinsam Verantwortlichen geltend machen. Wenn Sie sich an Veranstalter 2 oder Veranstalter 3 wenden, wird Ihr Anliegen im erforderlichen Umfang zwischen den Veranstaltern koordiniert.
Bei einem Auskunfts- oder Löschungsersuchen arbeiten die Veranstalter zusammen, damit insbesondere berücksichtigt wird, welche Ihrer personenbezogenen Daten bei welchem Veranstalter verarbeitet werden und gegebenenfalls bei allen Veranstaltern die erforderlichen Maßnahmen durchgeführt werden.

8. Speicherdauer und Löschung

Ihre im Zusammenhang mit der Veranstaltung verarbeiteten personenbezogenen Daten werden grundsätzlich bis einen Monat nach Veranstaltungsende gespeichert.
Nach Ablauf dieser Frist werden die personenbezogenen Daten bei allen drei Veranstaltern gelöscht, soweit sie nicht aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder einer sonstigen Rechtsgrundlage länger gespeichert werden dürfen oder müssen. Veranstalter 1 koordiniert im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit die Löschung der Teilnehmerdaten. Soweit ein Veranstalter Daten nach Beendigung der gemeinsamen Verarbeitung aufgrund einer eigenen gesetzlichen Verpflichtung oder einer anderen eigenständigen Rechtsgrundlage weiterverarbeitet, erfolgt diese weitere Verarbeitung nicht mehr im Rahmen der hier beschriebenen gemeinsamen Verantwortlichkeit.

9. Datenschutzbeauftragte

Die Datenschutzbeauftragten der gemeinsam Verantwortlichen erreichen Sie unter:
Datenschutzbeauftragte Veranstalter 1:
Saskia Kathleen Reinhardt
Ludwigsplatz 2-4
67059 Ludwigshafen
E-Mail: datenschutz@pfalz.ihk24.de

Datenschutzbeauftragte/r von Veranstalter 3:
Roland Vogt
Deutsches Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz GmbH
Trippstadter Straße 122
67663 Kaiserslautern
Tel. 0681 857754131
E-Mail: roland.vogt@dfki.de

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Soweit die für die Anmeldung abgefragten personenbezogenen Daten für die Durchführung und Organisation der Veranstaltung erforderlich sind, ist ohne Bereitstellung dieser Daten eine Anmeldung bzw. Teilnahme an der Veranstaltung nicht möglich.

11. Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt.
Sie können sich insbesondere an die für den jeweiligen gemeinsam Verantwortlichen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
Für Veranstalter 1 ist dies:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Telefon: 06131/8920-0
Für Veranstalter 2 ist dies:
Unabhängiges Datenschutzzentrum Saarland
Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Fritz-Dobisch-Straße 12
66111 Saarbrücken
E-Mail: poststelle@datenschutz.saarland.de
Telefon 0681/94781-0
Für Veranstalter 3 ist dies:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Postfach 30 40
55020 Mainz
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de
Telefon: 06131/8920-0

13. Weitere Verarbeitungen durch einzelne Veranstalter

Die vorstehenden Informationen beziehen sich auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, für die die drei Veranstalter im Zusammenhang mit der Veranstaltung gemeinsam verantwortlich sind.
Soweit einer der Veranstalter Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus für eigene Zwecke verarbeitet, etwa aufgrund eigener gesetzlicher Aufgaben oder einer sonstigen eigenständigen Rechtsgrundlage, ist der betreffende Veranstalter hierfür allein verantwortlich.
Informationen über solche Verarbeitungen erhalten Sie gegebenenfalls in den jeweiligen Datenschutzhinweisen der Veranstalter:
Veranstalter 1: https://www.ihk.de/pfalz/servicemarken/ueber-uns/datenschutz/datenschutzerklaerung-1269134
Veranstalter 2: https://www.southwestx.eu/privacy-policy
Veranstalter 3: https://www.dfki.de/web/datenschutz