Recht

Einstellung von Mitarbeitern



Jede Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Vor einer Einstellung ist es ratsam, zunächst Alternativen wie die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Auftragsspitzen zu prüfen. Auch kann der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für einen vorübergehenden Zeitraum (maximal zwölf Monate) eine sinnvolle Lösung sein. In diesem Fall muss man sich aber unbedingt vom Verleiher die Erlaubnis des Landesarbeitsamts vorlegen lassen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen. Achtung: Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung verboten.

Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niederlegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt wird. Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese teure Methode hat den Vorteil, dass das Arbeitnehmerprofil genau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage beim zuständigen Arbeitsamt. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.
Achtung: Stellenausschreibungen sind geschlechtsneutral zu formulieren; Arbeitsplätze müssen als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen - insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen - sollte mit den Bewerbern, denen die Bewältigung der gestellten Aufgaben zugetraut wird, ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogene Fragen gestellt werden, die der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten muss.
Fordert der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auf, sich persönlich vorzustellen, werden die hiermit verbundenen Aufwendungen auch ohne besondere Vereinbarung verkehrsüblich vom Arbeitgeber übernommen. Der Arbeitgeber kann den Anspruch ausschließen, indem er vorher den ausdrücklich Bewerber darauf hinweist, dass dass etwaige Kosten nicht übernommen werden.
Besteht bei Betrieben mit mindestens 20 Mitarbeitern ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Eine ärztliche Untersuchung des Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert. Bei der Einstellung von Ausländern ist darauf zu achten, dass eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis vorhanden ist. Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.
Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Für den Arbeitsvertrag ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Aus Nachweisgründen empfiehlt es sich, den Arbeitsvertrag schriftlich zu fixieren. Musterarbeitsverträge sind bei der IHK Pfalz, im Buch- und Schreibwarenhandel sowie bei den Arbeitgeberorganisationen zu erhalten. Zu beachten ist das Nachweisgesetz, wonach der Arbeitgeber - außer bei vorübergehenden Aushilfen und gelegentlichen Tätigkeiten - die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses aushändigen muss. Der Mindestinhalt dieses Nachweises, der als Anhaltspunkt für einen Arbeitsvertrag dienen kann, umfasst folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Wirksamkeit des Arbeitsvertrags.

Inhalt des Arbeitsvertrags

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen. Tarifverträge gelten grundsätzlich nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören.
Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
  • wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
  • wenn sie - auch ohne ausdrückliche Bezugnahme - regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden,
  • oder wenn es sich um sog. allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt. Auskünfte hierzu erteilt das Tarifregister beim Landesamt für Soziales, Jugend und Versorgung, Moltkestrasse 19, 54292 Trier, Tel.: 0651-1447-231.
Hier noch einige Hinweise zu den wichtigsten arbeitsvertraglichen Bestimmungen:

Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insb. das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. In Betrieben mit i.d.R. mehr als 15 Arbeitnehmern kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, kann verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch zustimmen, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Ein solcher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.

Arbeitsentgelt

Die Höhe des Arbeitsentgelts ist grundsätzlich nicht gesetzlich geregelt. Zu beachten ist, dass seit 01.01.2015 ein allgemeiner gesetzlicher Mindestlohn gilt.
In Ausnahmefällen ist ein branchenbezogener Mindestlohn, z.B. Entsendegesetz für das Baugewerbe, vorgesehen. Das Arbeitsentgelt wird regelmäßig in Tarifverträgen festgelegt, an die man sich anlehnen kann (siehe aber oben).

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.

Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein, das entspricht regelmäßig vier Wochen. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; wird also beispielsweise an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor.

Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Zwar kann auch im Arbeitsvertrag unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden, in den meisten Fällen ist dies jedoch nicht sinnvoll. Sobald ein Arbeitnehmer mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigt, fällt das Arbeitsverhältnis in den Anwendungsvereich des Kündigungsschutzgesetzes. Bei Altverträgen, die bis zum 31.12.2003 abgeschlossen wurden, gilt die Grenze von 5 Arbeitnehmern. Eine arbeitgeberseitige Kündigung ist nur wirksam, wenn sie sozial gerechtfertigt ist, d.h. verhaltens- oder personenbedingte Gründe in der Person des Arbeitnehmers oder betriebsbedingte Gründe vorliegen.

Probezeit

Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Üblicherweise wird eine Probezeit bis zu sechs Monate vereinbart. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung unter Beachtung einer Kündigungsfrist von zwei Wochen lösen.
Das Probearbeitsverhältnis kann auch als befristetes Arbeitsverhältnis abgeschlossen werden. Es endet dann mit Ablauf der Probezeit, wenn nicht zuvor ein anderes Arbeitsverhältnis vereinbart wird.

Befristeter Arbeitsvertrag

Die Befristung von Arbeitsverträgen ist nach wie vor ausnahmsweise zulässig. Zu den Ausnahmefällen zählen vor allem folgende Sachverhalte:
  • Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt, etwa bei Mutterschutz, Elternzeit anderer Arbeitnehmer/innen, bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen oder in der Probezeit sowie bei bestimmten hochqualifizierten Tätigkeiten.
  • Existenzgründer können in den ersten vier Jahren nach Gründung eines neuen Unternehmens befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund bis zur Dauer von vier Jahren abschließen. Innerhalb dieser Gesamtdauer ist auch eine mehrfache Verlängerung zulässig.
  • Ohne Vorliegen eines besonderen Grundes ist außerdem die Befristung bei Neueinstellungen bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren erlaubt. Der Vertrag darf innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden. Der Möglichkeit, ein Arbeitsverhältnis ohne Sachgrund bis zu zwei Jahren zu befristen, steht eine frühere Beschäftigung des Arbeitnehmers nicht entgegen, wenn diese mehr als drei Jahre zurückliegt, vgl. Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 6.04.2011, Az.: 7 AZR 716/09.
Weitere Gründe für die Befristung von Arbeitsverhältnissen sind in § 14 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.

Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen bzw. vorlegen lassen:
  • Lohnsteuerkarte
  • Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen!)
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: Arbeitserlaubnis (siehe oben)
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist
  • bei Schwerbehinderten den Schwerbehindertenausweis
Binnen zwei Wochen ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer bei der Krankenkasse anzumelden. Die Meldung an die Berufsgenossenschaft erfolgt einmal jährlich; Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich. Bei erstmaliger Einstellung eines Arbeitnehmers ist die zuständige Berufsgenossenschaft sofort hierüber zu informieren.
Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem bei der Bundesagentur für Arbeit, Eschberger Weg 68, 66121 Saarbrücken, eine Betriebsnummer zu beantragen.
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der von der Arbeitsagentur erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.

Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse

Bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen gelten Besonderheiten.

Die IHK Pfalz kann arbeitsrechtliche Erstauskünfte nur an IHK-zugehörige Unternehmen erteilen.