Checkliste Auslandsmessen

Einstieg

• Exportfähigkeit der eigenen Produkte prüfen (wenn die Exportfähigkeit nicht gegeben ist, sollte von einer Teilnahme an einer Auslandsmesse abgesehen werden)
• Definition der Messeziele:
• • Positive Beeinflussung der Firmenimages
  • Präsentation neuer Produkte
  • Konkurrenzfähigkeit überprüfen
  • Vorstellung neuer Produktentwicklung
  • Überprüfung der Produkt- und Sortimentsgestaltung
  • Pflege bestehender Kontakte
  • Schaffung neuer Kontakte
  • Vertretersuche
  • konkrete Verkaufsabschlüsse
• Auswahl einer Wirtschaftsregion
• Auswahl einer bestimmten Messe
• Informationen sammeln über:
• • den Markt
  • die Messe
• Fördermöglichkeiten durch Bund oder Länder
• Wenn keine Förderung gewährt, Teilnahme als Einzelaussteller
• Messebudget festlegen

Planung

• Bestimmen des Messekoordinators innerhalb des Unternehmens
• Anmeldung beim Veranstalter
• Firmeninterne Vorbereitung für:
• • Exponate
  • Prospekte
  • Werbemaßnahmen
• Reiseplanung
• Persönliche Vorbereitung

Vorbereitung

• Standplan
• Standbau
• Standausstattung (Grafik, Design)
• Standbesetzung
• Transport (Spedition)
• Kontakte am Messestandort suchen (Botschaft, AHK)
• Besucherwerbung
• Detaillierte Kostenplanung erstellen:
• • Grundkosten (Standmiete, Energie, Anmeldegebühren)
  • Kosten für Standbau und -gestaltung (Grafik, Dekoration)
  • Kosten für Standservice und Kommunikation (Fremdpersonal, Bewirtung, Werbung, Katalog, Telefon, Telefax)
  • Kosten für Transport (Spedition, Versicherung, Verpackung)
  • Personal- und Reisekosten
  • Kosten für Messevorbereitung und -nachbereitung (Mitwirkung anderer
    Abteilungen, spezielle Produktentwicklung)
• Reiseplanung (Flugbuchung, Hotelbuchung, Visum, Impfungen)
• Information über Land und Leute

In letzter Minute

• Planung überprüfen
• Sicherheitspaket zusammenstellen Kopien der wichtigsten Unterlagen anfertigen (Aufträge, Bestellungen, Proforma-Rechnungen)
• • Grafiken
  • Prospekte
  • Geschäftskarten
  • Namensschilder
  • Werbegeschenke
  • Finanzen
  • Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare)
• Reiseplanung im Unternehmen bekanntgeben
• Standbetrieb vorbereiten (Personal, Bewirtung)

Am Messeplatz

• Kontrolle des Standbaus
• Kontrolle des Ausstellungsgutes
• Kontakt mit Veranstalter
• Registrierung
• Kontakt mit offiziellen deutschen Vertretungen
• Kontakt zu potentiellen Kunden
• Kontakt zu Medien
• Einarbeitung des Standpersonals

Während der Messe

• Beobachten des Messegeschehens
• • Einzugsgebiet der Messe
  • Ausstellerstruktur
  • Qualität der Besucher
  • Konkurrenz
• Besucherkontakte
• Verkaufsgespräche
• Tagesberichte
• Verbleib der Exponate

Nacharbeit und Auswertung

• Kundenanfragen beantworten
• Informationen an Besucher
• Presseinformationen
• Abrechnung/Budgetüberprüfung
• Überprüfung der gesetzten Ziele
• Auswertung (Kosten-Nutzen)
• Konsequenzen