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Repräsentanzbüro (Representative Office)

Ein Repräsentanzbüro ist eine ständige, lokale Vertretung eines ausländischen Unternehmens in China. Dabei bildet es selbst rechtlich kein chinesisches Unternehmen, sondern ist in seiner Geschäftstätigkeit von dem ausländischen Unternehmen abhängig.

Aufgaben

Die Durchführung operativer Geschäfte (also Verkauf und Rechnungslegung) ist nicht erlaubt. Die Einhaltung dieser Regel wird seitens der chinesischen Regierung überwacht. Innerhalb der ersten 3 Monate wird meist eine Inspektion durchgeführt. Das Repräsentanzbüro fungiert als Schnittstelle zwischen dem Mutterunternehmen und lokalen Firmen. Seine Funktion besteht vor allem in Marktforschung, Werbung, in der Geschäftsanbahnung mit potentiellen Kunden und Partnern, in Reisevereinbarungen für Repräsentanten der heimischen Firma, die nach China kommen und anderen non-profit Aktivitäten. Zu beachten ist, dass die obigen Beschränkungen nicht für Repräsentanzen von WFOE und besonderen Dienstleistungsrepräsentanzen (z. B. ausländischen Versicherungsunternehmen, Anwaltskanzleien) gelten. Diese unterliegen speziellen Regelungen.

Gründung

Gemäß der Verwaltungsbestimmungen wird zur Gründung einer Repräsentanz in der VR China ein sogenannter Förderer benötigt (Allerdings ist ein Förderer nicht überall in China notwendig.). Dafür kommen chinesische Unternehmen in Frage, mit denen bereits Geschäftskontakte bestehen. Oder aber eines der chinesischen Service-Unternehmen, die speziell auf die Belange ausländischer Unternehmen ausgerichtet sind. Förderung bedeutet in diesem Zusammenhang keine finanzielle Unterstützung, sondern lediglich die Vorstellung des Unternehmens bei einer Behörde. Die Gründung erfolgt in zwei Phasen: Zuerst Einreichen der erforderlichen Unterlagen beim Regionalbüro der State Administration for Market Regulation (SAMR); danach ist eine Registrierung bei weiteren Behörden erforderlich – u.a. Finanzamt, Zollamt, Arbeitsamt, Sicherheitsamt und einer Bank.

Erforderliche Unterlagen

(vereinfachte Darstellung):
  • Antragsschreiben der Muttergesellschaft.
  • Kopie des Gesellschaftsvertrages der Muttergesellschaft.
  • Bonitätsauskunft einer Bank über die Muttergesellschaft.
  • Handelsregisterauszug der Muttergesellschaft.
  • Vorstellungsschreiben des Unternehmens und seiner China-Planungen für das Repräsentanzbüro – die korrekte Wiedergabe ist sehr wichtig, da die Geschäftsaktivitäten des Repräsentanzbüros auf die genannten Tätigkeiten beschränkt werden.
  • Antragsformular für Errichtung des Repräsentanzbüros.
  • Ernennungsschreiben für Chef-Repräsentant.
  • Lebenslauf des Chef-Repräsentanten, Passkopie, Passbilder.
  • Mietvertrag über Büroräume.
Spätestens 45 Tage nach Einreichung der Unterlagen erfolgt die Genehmigung und das Repräsentanzbüro erhält seine Geschäftslizenz und einen Firmenstempel. Bei der Beantragung der Registrierung kann der Antragsteller die Laufzeit beliebig festlegen. Sollte die Repräsentanz über diese Laufzeit hinaus bestehen, ist eine Verlängerung 60 Tage vor Ablauf zu beantragen. Die Muttergesellschaft muss vor der Antragsstellung mindestens 2 Jahre existieren. Die Anzahl der maximalen Repräsentanten ist auf 4 Personen begrenzt. Nach der Anmeldung bei Zoll- und Finanzbehörden erhält das Repräsentanzbüro eine Steuernummer. Dann kann ein RMB- und ein Devisenkonto bei einer chinesischen Bank eröffnet werden.

Personal

Ausländisches Personal wird direkt vom Repräsentanzbüro angestellt. Ausländer, die in China als Repräsentanten tätig sein wollen, können für die erste Einreise nach China ein Geschäftsvisum beantragen. Nach Ankunft müssen sie eine Arbeitserlaubnis bei der zuständigen Genehmigungsbehörde (Labour Bureau) beantragen. Chinesisches Personal darf nicht direkt vom Repräsentanzbüro angestellt werden. Dieses kann grundsätzlich nur über die hierzu berechtigten lokalen Dienstleistungsagenturen eingestellt werden. Die Repräsentanz schließt ihrerseits einen Vertrag mit der Agentur.

Besteuerung

Meist erfolgt die Besteuerung der Repräsentanz anhand der "Cost-Plus-Methode", daher wird die Repräsentanz anhand der Verluste und Ausgaben wie Gehälter und Miete etc. besteuert.
Dass Repräsentanzbüros muss der lokal zuständigen Administration for Market Regulation zwischen 1. März und 30. Juni eines jeden Jahres einen Jahresbericht vorlegen, der aktuelle Angaben zur Muttergesellschaft sowie deren Tätigkeiten enthält und die Einnahmen und Ausgaben des Büros darstellt. Die Darstellung der Einnahmen und Ausgaben im Jahresbericht sind von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zu prüfen und zu testieren. Kommt ein Repräsentanzbüro dieser Verpflichtung nicht nach, können Geldbußen verhängt werden.
Da die Registrierungslizenz jährlich ebenfalls neu beantragt werden muss, ist der Verwaltungsaufwand unter Umständen sogar größer als zum Beispiel bei einem WFOE.