Die E-Rechnung – Pflicht und Vorteil für die Wirtschaft

Die Bundesländer sind jedoch angehalten, diese Regelungen auch schnellstmöglich in föderalistisches Recht umzusetzen. Pfälzische Unternehmen sollten sich daher bei ihren öffentlichen Auftraggebern informieren, inwieweit im Zuge der Umsetzung der ERechV mit der verwaltungsseitig verpflichtend vorzuhaltenden Möglichkeit der Entgegennahme von strukturierten e-Rechnungen auch eine verpflichtende Abgabe von e-Rechnungen von Seiten des leistenden Unternehmens vorsieht. Dies kann (und wird mitunter) von Bundesland zu Bundesland verschieden sein. Doch was ist überhaupt eine E-Rechnung, und wie wirkt sich die Verpflichtung konkret aus?

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein.

Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der ERechV grundsätzlich der Standard “XRechnung” für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. “XRechnung” soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert “XRechnungen” sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen.

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Darüber hinaus sind ab dem 27. November 2020 auch Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € (s. a. § 3 Absatz 3 ERechV).

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingereicht werden. Für Bundesministerien und für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. Für die Nutzung der Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich. Die ZRE ist unter https://xrechnung.bund.de online.

Lieferanten können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE an ihre Auftraggeber übermitteln: Am einfachsten ist für Lieferanten der Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System. Hierfür kann es notwendig sein, die im Lieferanten eingesetzte Software fit für die E-Rechnung zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail oder De-Mail sowie per Webservice optimal nutzen zu können.

Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf der Seite der ZRE bietet sich für diejenigen Lieferanten an, die mit ihrer Software eine “XRechnung” oder eine andere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnung erstellen, diese jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Webservice) versenden können oder wollen. Dabei ist zu beachten, dass die zum Upload vorgesehenen E-Rechnungen neben der europäischen Norm EN 16931 auch der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen.

Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software keinen – den oben genannten Anforderungen entsprechenden – Standard unterstützt. Konkret: Der Rechnungssteller gibt die Rechnungsdaten Feld für Feld manuell in eine Eingabemaske der ZRE ein. Die ZRE erzeugt daraus eine “XRechnung”, die nach dem Versand von der ZRE heruntergeladen werden kann. Die Plattform stellt jedoch kein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit.

So oder so – die Vorteile der E-Rechnungen liegen für Lieferanten auf der Hand: Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden, sodass spürbare Einsparungen durch den Entfall des Ausdruckens und des postalischen Versands einer Rechnung erzielt werden können.

Zudem ergeben sich Chancen, mit der Umstellung auf E-Rechnung auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren. Und schließlich ist mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung zu erwarten, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung erreicht wird.

Die Einführung der E-Rechnung stellt für die öffentliche Verwaltung der Bundesrepublik Deutschland einen entscheidenden Schritt zum Ausbau des E-Governments dar. Für Staat und Wirtschaft gilt: Neben der Digitalisierung von Geschäftsdokumenten ermöglicht die elektronische Vorgangsbearbeitung eine Standardisierung und Teilautomatisierung von Prozessen. Und das trägt zu Bürokratieabbau und einer Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit bei.

Durch eine EU-Richtlinie und deren nationale Umsetzung in der E-Rechnungsverordnung des Bundes werden öffentliche Auftraggeber seit 27. November 2018 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies galt zunächst ab 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und gilt ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Bei der elektronischen Übermittlung der Rechnung stehen die Lieferanten ab 27. November 2020 in der Pflicht. (E-Rechnungsverordnung des Bundes)

Grundsätzlich müssen Lieferanten der öffentlichen Verwaltung in Zukunft ihre Rechnungen als E-Rechnungen stellen. Ausnahmen gibt es insbesondere bei Direktkäufen unter 1.000 €, bei Aufträgen im Bereich der Außen- und Sicherheitspolitik sowie Verfahren der Organleihe (§ 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Diese Ausnahmen sind in § 3 Absatz 3 der E-Rechnungsverordnung des Bundes beschrieben.

Im Sinne der E-Rechnungsverordnung ist eine Rechnung gemeint, die als Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird. Für den Datensatz wurden europaweit Standards festgelegt hinsichtlich der Informationen, die er enthalten, und der technologischen Formate, in denen er erstellt werden muss. Eine Umsetzung des europäischen Standards für die öffentliche Verwaltung heißt in Deutschland XRechnung. Weitere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende Standards sind zulässig. Zudem ist zu beachten, dass E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen.

Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Denn Ziel ist es, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren. Und dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann.

Den Lieferanten stehen verschiedene Wege offen. E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes einreicht. Für Bundesministerien, für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. An der ZRE gehen über verschiedene Kanäle Rechnungen ein, werden dort geprüft und anschließend systematisch an die jeweiligen Empfänger zugestellt.

Als Übertragungskanäle stehen Lieferanten neben E-Mail, auch De-Mail und Webservices (via PEPPOL) zur Verfügung, sodass direkt aus dem IT-System der Rechnungsstellers an die ZRE gesendet werden kann. Daneben können sich Lieferanten auch entscheiden, eine “XRechnung” bzw. eine elektronische Rechnung in einem der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden Standard direkt auf der Webseite der ZRE hochzuladen. Diese E-Rechnungen müssen zudem der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen. Lieferanten, die keine Software zur Erstellung von ”XRechnungen” haben, können die Rechnungsdaten direkt auf der Webseite der ZRE eingeben (https://xrechnung.bund.de).

PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine. Es handelt sich bei diesem Netzwerk um eine Infrastruktur zur Übertragung von E-Rechnungen direkt aus den rechnungsstellenden Systemen an ein Verwaltungsportal des Bundes. Der Bund stellt dazu einen kostenlosen Webservice zur Verfügung.

Die Einführung der E-Rechnung hat mehrere Seiten. Einerseits geht es darum, den Einbringungsweg von Rechnungen vom IT-System der Lieferanten beispielsweise an die ZRE zu realisieren. Dabei empfiehlt es sich, die von dieser Software unterstützten Arbeitsprozesse im Rechnungswesen gleich mit zu optimieren. Bei einigen Lieferanten geht es vielleicht auch ganz grundsätzlich um die erstmalige Einführung einer solchen Software. Das ist die technische Seite der Digitalisierung.

Andererseits darf die organisatorische Seite nicht vergessen werden: Es gilt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die neue Software und neue Prozesse frühzeitig mitzuteilen und verständlich zu machen. Das Thema revisionssichere Archivierung sollte bedacht werden, denn beispielsweise muss eine “XRechnung” als solche – also als Datei im gesendeten Format “XRechnung” – abgelegt werden. Ausdrucke sind nicht zulässig. Schließlich können auch Trainings und Schulungen sinnvoll sein, um die Vorteile der E-Rechnung schnell zu nutzen.

Erstens werden Kosten für Papier und Porto gespart. Das ist zweitens gut für die Umwelt. Sowohl auf Seiten des Rechnungstellers als auch auf Seiten des Rechnungsempfängers wird die Bearbeitungsgeschwindigkeit durch eine teilweise Automatisierung der Prozesse beschleunigt. Schließlich steigt die Qualität der Daten, weil fehleranfällige manuelle Eingaben überflüssig werden.

Quelle: Teilweise IHK München und Oberbayern

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