Mitarbeiter anmelden

Ihr Betrieb fängt an zu wachsen und Sie möchten Mitarbeiter einstellen.  Personalentscheidungen sollten Sie mit großer Sorgfalt treffen. Auf Basis einer Arbeitsplatzbeschreibung können Sie prüfen, welche Qualifikationen ein Mitarbeiter haben sollte.

Der Geschäftsbereich Recht der IHK Pfalz hält wichtige Informationen zum Arbeitsrecht bereit.

Arbeiter und Angestellte unterliegen ohne Rücksicht auf die Höhe ihres Verdienstes der Versicherungspflicht in der Renten- und Arbeitslosenversicherung. In der gesetzlichen Krankenversicherung besteht für die gewerblichen Arbeitnehmer zunächst grundsätzlich Versicherungspflicht. Zuständig für die Versicherung sind die gesetzlichen Kassen (Pflichtkassen). Angestellte können allerdings alternative Ersatzkassen wählen. Eine Liste aller gesetzliche n Krankenkassen gibt es hier.

Liegt der Verdienst des Angestellten oder Arbeiters über der Jahresarbeitsverdienstgrenze und besteht somit Versicherungsfreiheit in der Krankenversicherung, kann er sich in der gesetzlichen Krankenversicherung (Pflichtkrankenkassen und Ersatzkassen) freiwillig weiterversichern oder bei einem privaten Krankenversicherungsunternehmen einen Versicherungsvertrag abschließen. Eine Überischt der privaten Krankenversicherungen finden Sie unter www.Krankenkassen.de Suche: Liste private Krankenverischerungen.

Hierzu muss ein Sozialversicherungsnachweis oder eine Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse vorliegen. Der Krankenkasse muss Folgendes gemeldet werden:

Als Arbeitgeber sind Sie kraft Gesetz verpflichtet, die Beiträge für Ihre Mitarbeiter zu den verschiedenen Zweigen der Sozialversicherung

zu berechnen und an die Kassen abzuführen.

Detaillierte Informationen und Beitragsrechner finden Sie auf den Internetseiten der Krankenkassen.

Meldungen und Beitragsnachweise müssen als gesicherte und verschlüsselte elektronische Daten übermittelt werden. Diese Gesetzregelung ermöglicht es Ihnen, das Meldeverfahren, für jeden Mitarbeiter einzeln und nach Kalenderjahren getrennt, abzuwickeln. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Entweder setzen Sie dafür ein für die Teilnahme am elektronischen Datenaustausch systemgeprüftes und zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm ein oder Sie nutzen die von den Krankenkassen und der informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen (ITSG) gemeinsam entwickelte und kostenfreie Software „sv.net“. 

Eine Liste aller Programme, die über die Voraussetzungen verfügen finden Sie im Internet.

Mit den Meldungen, die Sie als Arbeitgeber für Ihre Arbeitnehmer bei der gesetzlichen Krankenkasse durchführen, wird auch automatisch die „Deutsche Rentenversicherung“ und die Bundesanstalt für Arbeit benachrichtigt. Die fälligen Sozialversicherungsbeiträge werden im Rahmen der Gehalts- und Lohnabrechnung vom Arbeitgeber gesammelt an die zuständigen Krankenkassen abgeführt. Diese leitet die Anteile der Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge an die anderen Sozialversicherungsträger weiter.

Die Krankenkassen halten in der Regel reichlich Informationsmaterial bereit und geben bei konkreten Fragen Auskunft.

Um für Ihre Arbeitnehmer die Sozialversicherungsbeiträge erstatten zu können, müssen Sie am Meldeverfahren teilnehmen. Hierzu benötigen Sie eine Betriebsnummer, die Sie bei der Agentur für Arbeit auf elektronischem Weg beantragen müssen. Auf diese Weise sind Sie als Arbeitgeber eindeutig identifizierbar.

In den bereits beschriebenen Meldungen, die den gesetzlichen Kranken- und der Deutschen Rentenversicherung einzureichen sind, werden Eintragungen zur Tätigkeit des Arbeitnehmers in verschlüsselter Form erforderlich. Informieren Sie auch aus diesem Grund vor der Gründung Ihres Unternehmens die zuständige Agentur für Arbeit. Mit Hilfe des Schlüsselverzeichnisses können die Schlüsselzahlen, die im Feld „Angaben zur Tätigkeit“ einzutragen sind, festgestellt werden.

Mit diesen Angaben wird die Bundesagentur für Arbeit in die Lage versetzt, mittels elektronischer Datenverarbeitung eine Statistik der beschäftigten Arbeitnehmer zu führen. Damit erfüllt sie den gesetzlichen Auftrag, nämlich Umfang und Art der Beschäftigungen sowie die Lage der Entwicklung des Arbeitsmarktes in beruflicher und wirtschaftlicher Hinsicht zu beobachten. Die Informationen werden auch für Aufgaben wie Arbeitsvermittlung, Berufsberatung, Förderung der beruflichen Bildung, berufliche Rehabilitation usw. benötigt.

Detaillierte Informationen zur Betriebsnummer, dem Schlüsselverzeichnis sowie den Online-Antrag finden Sie bei der Agentur für Arbeit.

Melde- und Beitragspflicht für Arbeitgeber. Sie zahlen pauschale Abgaben an die Minijob-Zentrale. Geringfügig entlohnte Arbeitnehmer unterliegen in der Rentenversicherung der Versicherungspflicht und zahlen einen Beitragsanteil zur Rentenversicherung. In den übrigen Zweigen der Sozialversicherung sind die Mitarbeiter versicherungsfrei. Informationen dazu gibt es bei der Minijob-Zentrale.

Zu den Sozialversicherungsträgern zählen die Berufsgenossenschaften, die Hauptträger der gesetzlichen Unfallversicherung, einem Zweig der Sozialversicherung, sind. Bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten müssen die Leistungen an die Versicherten gewährt werden. Jeder auf Grund eines Arbeits-, Dienst- oder Ausbildungsverhältnisses Beschäftigte ist ohne Rücksicht auf Alter, Geschlecht, Familienstand, Nationalität, Höhe des Einkommens und unabhängig davon, ob es sich um eine ständige oder nur vorübergehende Tätigkeit handelt, kraft Gesetz gegen die Folgen von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten versichert.

Die Berufsgenossenschaften erheben ihren Beitrag im Umlageverfahren der nachträglichen Bedarfsdeckung d. h., sie legen ihre Aufwendungen nach Schluss des Geschäftsjahres auf ihre Mitglieder um. Vorschüsse auf den Beitrag können erhoben werden. Beiträge werden nach der im abgelaufenen Jahr im Unternehmen gezahlten Lohn- und Gehaltssumme und nach Veranlagung des Unternehmens zu dem Gefahrentarif berechnet.

Den Beitragsrechner finden Sie auf der Internetseite der DGUV.

Unter der kostenlosen Infoline der Gesetzlichen Unfallversicherung 0800 6050404 erfahren Sie, welcher Unfallversicherungsträger für Sie zuständig ist.

Unternehmen müssen ihre Lohnnachweise an die Unfallversicherungsträger digital versenden.

Gesetzliche Grundlage hierzu ist das elektronische Lohnnachweisverfahren, welches mit dem Fünften Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze (5. SGB IV-ÄndG) beschlossen wurde und das DEÜV-Meldeverfahren zur Sozialversicherung erweitert.

Unternehmen erhalten von dem für sie zuständigen Unfallversicherungsträger die Zugangsdaten zum Verfahren (einschließlich der neu eingeführten PIN). Unternehmen, die kein Schreiben erhalten, sollten sich mit ihrem Unfallversicherungsträger in Verbindung setzen.

Ausführliche Informationen zum digitalen Lohnnachweis gibt es bei der Unfallversicherung.

Alle Arbeitgeber sind verpflichtet, für die Gehaltsabrechnungen die Lohnsteuerabzugsmerkmale, die bisher auf der Lohnsteuerkarte vermerkt waren, elektronischen aus der ELSTAM-Datenbank abzurufen bzw. abzugleichen. In dieser Datenbank speichert die Finanzverwaltung die Lohnsteuerabzugsmerkmale zentral  und stellt sie dem Arbeitgeber mittels Datensatz elektronisch zur Verfügung.

Für den Datenabgleich benötigt der Arbeitgeber die steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum des jeweiligen Mitarbeiters.

Zur Einführung der ELStAM und der damit verbundenen Verfahrensumstellung sind mittlerweile zahlreiche Informationen herausgegeben worden, die sich sowohl an Arbeitgeber als auch an Arbeitnehmer und Bürger richten.

Unternehmen und Selbstständige müssen die Daten zur meist monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung auf elektronischem Weg an die Finanzbehörden übermitteln. Der Versand der Daten per Fax oder Brief ist nicht mehr möglich.

Eine Übermittlung ohne Authentifizierung ist nicht möglich. Für die notwendige Authentifizierung gibt es verschiedene Wege, für die man sich alle über das ElsterOnline-Portal registrieren lassen kann. Die Verpflichtung zur Authentifizierung ist in § 1 Abs. 3 i. V. m. § 6 Abs. 1 der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV) geregelt.

Um die Lohnsteuer-Anmeldung und die Lohnsteuerbescheinigungsdaten der Arbeitnehmer elektronisch via Internet an Ihr Finanzamt übermitteln zu können, benötigen Sie eine am Markt verfügbare Software, in die die ELSTER-Schnittstelle implementiert wurde.

ElsterOnline ist das Dienstleistungsportal der Finanzverwaltung. Nach der Registrierung bei ElsterOnline können Sie dort die Lohnsteuer-Anmeldung sowie die Lohnsteuerbescheinigungsdaten für Ihre Arbeitnehmer online ausfüllen und abgeben. Ein Ausdruck auf Papier oder die jährliche Installation von Software ist nicht mehr notwendig.

Die Beitragssätze und Beitragsbemessungsgrenzen zur Sozialversicherung finden Sie in der rechten Spalte im Download “Sozialversicherung: Rechengrößen und Beitragssätze”.

Wir möchten Sie auch auf die Informationen der IHK Pfalz zum Thema Arbeitsschutz hinweisen. Diese finden Sie unter www.ihk.de/pfalz – Menü (rechts oben) – Innovation, Umwelt und Existenzgründung – Sicherheit und Gesundheit – Arbeitsschutz.

Dieser Artikel soll - als Service Ihrer IHK Pfalz- nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.