Online-Ursprungszeugnisse und elektronisch bescheinigte Handelsdokumente

Ursprungszeugnisse online beantragen (eUZ)

UZ können traditionell in Papierform bei der IHK beantragt werden. Daneben gibt es die Möglichkeit, UZ elektronisch zu beantragen und nach Prüfung und Freischaltung durch die IHK im Unternehmen auszudrucken (eUZ 2+).

Verfahrensablauf eUZ

Das Unternehmen beantragt über ein Online-Formular die Ausstellung eines UZ. Die für den Antrag erforderlichen Daten werden entweder manuell in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem geladen. Falls für das Ursprungszeugnis Nachweise oder zusätzliche Informationen erforderlich sind, sind diese dem Antrag im Dateiformat PDF beizufügen. Der Antrag wird abschließend digital signiert und an die IHK gesendet. Diese bearbeitet das UZ und gibt es zum Druck frei. Der Ausdruck des UZ erfolgt im Unternehmen. Hierfür sind UZ-Vordrucke ohne Seriennummer erforderlich.

Elektronische Bescheinigung von Handelsdokumenten

Die Bescheinigung von Handelsdokumenten (Handelsrechnungen oder andere Papiere) durch die IHK ist ebenfalls über dieses System möglich. Der Antrag und die zu bescheinigenden Dokumente (als PDF-Datei) sind digital zu signieren und an die IHK zu schicken. Nach Freigabe durch die IHK druckt das Unternehmen die bescheinigte Handelsrechnung aus. IHK-Siegel und Unterschrift sind im Ausdruck enthalten.
Weitere Einzelheiten zum Verfahrensablauf sind im Benutzerhandbuch (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 4505 KB) nachzulesen.
Das Verfahren funktioniert reibungslos. Bei zirka 45 Prozent der von der IHK Ostwürttemberg ausgestellten UZ und sonstiger Dokumente wird das elektronische Verfahren angewendet.

Vorteile

  • Der Ausdruck von UZ und sonstigen Bescheinigungen mit Faksimile von IHK-Dienstsiegel und Unterschrift erfolgt im Unternehmen.
  • Sie sparen Postwege oder Botengänge.
  • Entscheidungen und Kommentare der IHK erhalten Sie online. Notwendige Änderungen kann die IHK gegebenenfalls elektronisch anfordern.
  • Der Bearbeitungsprozess in der IHK wird transparenter. Die Historie der Antragsbearbeitung wird in einer Tabelle dargestellt mit Angabe von Datum und Bearbeiter.
  • Ursprungsnachweise, Rechnungen und andere Dokumente können dem Ursprungszeugnis in elektronischer Form bis 10 MB beigefügt werden und so ebenfalls von der IHK bescheinigt werden.
  • Sie müssen keine Sicherheitsrisiken befürchten. Die elektronische Signatur versieht die Daten auf dem Übertragungsweg mit einem elektronischen „Fingerabdruck“ des Antragstellers.
  • Im Benutzerprofil lassen sich Voreinstellungen einrichten, z. B. die Adresse des Exportunternehmens.

Technische Voraussetzungen

Zunächst sollten Sie uns auf beigefügter pdf einen UZ-Administrator benennen, damit wir ein Benutzerkonto erstellen können. Der Admin ist für uns Ansprechpartner und legt in Ihrem Betrieb alle Benutzerkonten für alle Sachbearbeiter an, die später in dem Programm arbeiten werden. Das können gerne auch mehrere Personen sein.
Das Programm selbst finden Sie dann unter folgendem Link: https://euz.ihk.de/euzweb
Da Sie das Programm ohne Signaturausstattung nutzen werden, müssen alle Sachbearbeiter mit "Nutzerkennung" angelegt werden, (alles zu Signaturausstattung einfach ignorieren)
Mit Hilfe dieser Computeranwendung können Sie Dokumente jeglicher Art signieren. Die elektronische Signatur ist gültig wie Ihre handschriftliche Unterschrift unter einem Vertrag. Eindeutige Identifikation und Signatur sind für die elektronische Beantragung der UZ unerlässlich.

Wo bekommen Sie eine Signaturkarte?

Ihre Signaturausstattung (IHK-Signaturkarte) müssen Sie persönlich beantragen. Dies ist über das Post-Ident-Verfahren möglich. Hierbei können Sie sich, nachdem Sie das Antragsformular online ausgefüllt und das anschließend automatisch erstellte pdf-Dokument ausgedruckt haben, persönlich anhand Ihres gültigen Ausweisdokuments in einer Filiale der deutschen Post AG Ihrer Wahl identifizieren lassen.

Teilnahme am Verfahren

Sie interessieren sich für das eUZ? Nehmen Sie Kontakt mit der IHK auf. Sobald Sie über die technischen Voraussetzungen und über eine Signaturausstattung verfügen, kann die IHK Ihren Betrieb zur Teilnahme an dem eUZ-Verfahren freischalten. Die Teilnahme am elektronischen Verfahren ist freiwillig. Es ist möglich, parallel Dokumente in Papierform und elektronisch zu beantragen. Natürlich muss sichergestellt sein, dass für eine Ware nur einmal ein Ursprungszeugnis oder eine Bescheinigung beantragt wird.

Gebühren

Es fallen nur die normalen Gebühren für UZ in Höhe von 12,50 Euro an.

Werden die eUZ im Ausland anerkannt?

Die nach dem Verfahren 2+ ausgestellten Dokumente werden im Ausland anerkannt.
Hinweis: Dokumente für das Bundesverwaltungsamt müssen wegen urkundenrechtlicher nationaler Vorschriften konventionell erstellt werden.

Verifizierung online möglich

Alle von der IHK Ostwürttemberg seit dem 1. März 2013 elektronisch ausgestellten Ursprungszeugnisse tragen zusätzlich den Vermerk:
Electronic Certificate - Digitally Signed
Jeder, dem das elektronisch signierte UZ vorliegt, kann es über ein Verifikationsportal im Internet verifizieren lassen. Der entsprechende Link findet sich auf dem UZ. Es genügt die Eingabe der Nummer des UZ und des angezeigten Verification Codes. Sollten Zweifel an der Korrektheit des Inhalts des Dokuments bestehen, können diese in einem zweiten Schritt entweder per Email oder auf dem Postweg an die ausstellende IHK weitergeleitet werden. Auch hier unterstützt das Verifikationsportal.