Buchführung

Anforderung an die Kassenführung

Allgemeines

Bei Betriebsprüfungen legen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen und überprüfen sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie Gaststätten und Einzelhandel. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von zehn Prozent des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Seit die Finanzverwaltungen Manipulationen an elektronischen Registrierkassen aufgedeckt haben, stehen Forderungen nach technischen Manipulationsschutzmaßnahmen im Raum, die Eingang in ein Gesetzgebungsverfahren, das sog. „Kassengesetz“ gefunden hatten und dessen Änderungen am 1. Januar 2020 in Kraft getreten sind.

Verpflichtung zur Kassenführung

Jeder Buchführungspflichtige muss Bücher und Aufzeichnungen gem. §§ 140 - 148 AO, § 238 ff. HGB führen, welche auch die tägliche Aufzeichnung der Kasseneinnahmen und -ausgaben (Kassenbuch) umfassen. Es besteht eine Einzelaufzeichnungspflicht. Buchführungspflichtig sind alle Kaufleute, aber auch Gewerbetreibende mit einem Jahresgewinn von mehr als 80.000 Euro beziehungsweise mehr als 800.000 Euro Umsatz. Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschussrechnung, sog. § 4 Abs. 3 - Rechner, ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Erforderlich ist aber auch hier eine Einzelaufzeichnung, die in der geordneten Ablage von Belegen bestehen kann. Führen Einnahmen-Überschussrechner allerdings auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses in vollem Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Regeln und Formen der Kassenführung

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie zum Beispiel die sogenannte Kassenrichtlinie (vom 26.11.2010), das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Allerdings sehen die gesetzlichen Regelungen keine Festlegung hinsichtlich eines bestimmten Kassentyps vor. Eine Registrierkassenpflicht gibt es nach aktueller Rechtslage nicht. Bei der Aufzeichnung von Bargeschäften können sich Unternehmer also frei entscheiden, ob sie dies manuell mithilfe einer offenen Ladenkasse, mit einer elektronischen Registrierkasse, einem PC-Kassensystem oder mit einer Cloud-basierten App-Lösung erfassen möchten. Wichtig ist, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig und detailliert aufgezeichnet werden.
Offene Ladenkasse
Die offene Ladenkasse funktioniert ohne technische Unterstützung und wird deshalb auch Schubladenkasse genannt. Diese ist häufig bei Kleinstbetrieben oder Marktbeschickern anzutreffen. Da durch die Nichterfassung von Einnahmen ein besonderes Betrugsrisiko gegeben ist, sollten die Nutzer besonderes Augenmerk auf einen fortlaufend nummerierten, täglichen Kassenbericht legen. Dabei müssen die Tageseinnahmen durch Rückrechnung (retrograd) aus dem gezählten Kassenbestand richtig und nachvollziehbar ermittelt werden können (Kassensturzfähigkeit). Es empfiehlt sich überdies, die Unterzeichnung mit Datum und Uhrzeit (nach Geschäftsschluss) vorzunehmen. Das so ermittelte Tagesergebnis sollte in einem Kassenbuch vermerkt werden.
Beispiel eines Kassenberichtes
Tagesendbestand (Endbestand zum Geschäftsschluss)
./. Anfangsbestand (Kassenbestand am Ende des Vortages)
= Zwischensumme (Saldo aus Tageseinnahmen und Tagesausgaben)
+ Kassenausgaben des Tages
+ Geldtransit auf das betriebliche Konto oder weitere Kassen
+ Privatentnahmen
./. Privateinlagen
./. Sonstige Tageseinnahmen
= Summe der Kasseneinnahmen
Bei Bareinnahmen und -ausgaben gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht, die nunmehr gesetzlich fixiert ist. Da sich diese jedoch „im Rahmen des Zumutbaren“ bewegen muss, kann hierauf insbesondere bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verzichtet werden.
Registrier- beziehungsweise PC-Kassen
Hinsichtlich des Einsatzes elektronischer Registrierkassen bzw. elektronischer Aufzeichnungssysteme gelten besonderen Anforderungen und Aufbewahrungsmodalitäten. Hierzu hat die Finanzverwaltung einen umfangreichen FAQ-Katalog veröffentlicht.
  • Seit dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Die Finanzverwaltung des Landes Baden-Württemberg hatte es bis zum 31. März 2021 nicht beanstandet, wenn besondere Härten mit einem zeitgerechten Einbau einer Sicherungseinrichtung verbunden waren. Der entsprechende Erlass des Finanzministeriums Baden-Württemberg ist veröffentlicht.
  • Seit dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Aus Gründen der Praktikabilität können sich jedoch Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkaufen, vom Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen. Nach § 6 KassenSichV kann ein Beleg auch in elektronischer Form ausgegeben werden. Einzelheiten zur Belegausgabepflicht sind im FAQ-Katalog des BMF und im Merkblatt der OFD Karlsruhe zu finden.
  • Es wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet werden – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!
  • Daneben gibt es eine Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO) an das zuständige Finanzamt bezüglich der Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme. Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt, wie das BMF im Schreiben vom 28. Juni 2024 mitteilt. Darin äußert sich das BMF zu den Einzelheiten der Mitteilungspflichten wie folgt:
    • Vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind bis zum 31. Juli 2025 den Finanzbehörden mitzuteilen.
    • Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden. Gleiches gilt für die Außerbetriebnahme.
    • Die Mitteilungspflicht besteht sowohl für angeschaffte als auch für gemietete und geleaste Systeme.
    • Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass bei einer Mitteilung stets alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Aufzeichnungssysteme (in einer einheitlichen Mitteilung) zu übermitteln sind.
  • 2018 wurde die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen.
  • Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.
Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Verlautbarungen der Finanzverwaltung. Im Erlass zu § 146a Abgabenordnung (AO) vom 30. Juni 2023 äußert sich das BMF zu diversen Anwendungsfragen. Daneben stellt die Oberfinanzdirektion (OFD) Karlsruhe auf Ihrer Homepage Informationen unter “Kassenbuchführung” bereit.
Schließlich hat auch die DIHK ein umfangreiches Merkblatt zu den steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen (Stand: 29. November 2019) herausgegeben.

Folgen fehlerhafter Kassenführung

Wenn formelle oder sachliche Mängel vorliegen, die so wesentlich sind, dass von ordnungsmäßiger Buchführung nicht mehr gesprochen werden kann, darf die Finanzverwaltung die Buchführung verwerfen, das heißt ihre Anerkennung versagen. Ob ein derart schwerwiegender Mangel tatsächlich gegeben ist, beurteilt sich danach, ob trotz des Mangels die Nachprüfung der Bilanz innerhalb einer angemessenen Frist möglich ist. Das Vorliegen formeller Mängel in der Kassenführung reicht hierzu in der Regel nicht aus, dennoch geben diese einem Betriebsprüfer Anlass für weitergehende Prüfungen, um die Beweiskraft der Buchführung zu erschüttern. Liegt jedoch ein materieller Mangel vor – beispielsweise unvollständiges Verbuchen von Einnahmen – besteht grundsätzlich die Möglichkeit, die Ordnungsmäßigkeit der Kasse zu verwerfen. Dies eröffnet den Weg zu Sicherheitszuschlägen und Hinzuschätzungen (ggf. Vollschätzung).
Quelle: IHK Region Stuttgart, Stuttgart
Stand: Juli 2024