Polen: Meldepflichten bei Entsendung

Entsendungen nach Polen unterliegen besonderen Meldepflichten bei der Staatlichen Arbeitsinspektion Polens. In der Meldung sind neben den Angaben zu den entsandten Arbeitnehmern auch Entsendedauer und Entsendeort sowie vor allem der Ansprechpartner für diese Behörde zu nennen.

Meldeverfahren

Arbeitgeber müssen vor dem ersten Arbeitstag des entsandten Mitarbeiters ein Formular in polnischer oder englischer Sprache ausfüllen (polnisch: „Oświadczenie pracodawcy delegujacego pracownika na terytorium RP“; englisch: „An employer‘s statement on the posting of a worker to the territory of the Republic of Poland“) und es in Papierform einreichen oder digital über eine entsprechende Meldeplattform, sofern eine polnische elektronische Signatur vorliegt, übermitteln.
Das Formular ist auf der Internetseite der Staatlichen Arbeitsinspektion in polnischer und englischer Fassung abrufbar. Änderungen (Name, Adresse, Steuernummer) müssen innerhalb von sieben Werktagen durch ein separates Formular mitgeteilt werden.
Das fünfseitige Formular für die Erklärung des Arbeitsgebers umfasst
  1. Angaben zum Arbeitgeber (Adresse, Steuernummer) und muss außerdem die
  2. Anzahl, Namen und Geburtsdaten der entsandten Fachkräfte sowie ihre
  3. Adresse in Polen,
  4. den Beginn und das voraussichtliche Ende der Entsendung,
  5. den Tätigkeitsbereich des Unternehmens angeben.
  6. Schließlich muss darin die Adresse in Polen, unter der die Unterlagen des entsandten Mitarbeiters (Kopie des Arbeitsvertrages, Unterlagen zum Arbeitslohn, Dokumentation der Arbeitszeiten) lagern, genannt werden.

Vertreter als Kontaktperson für polnische Behörden

Darüber hinaus müssen Sie als Entsendeunternehmen für die Dauer der Entsendung eine Kontaktperson in Polen benennen, die als Ansprechpartner für die Arbeitsinspektion fungiert und das Unternehmen bei allen Entsendeangelegenheiten vertritt. Insbesondere steht der Vertreter der polnischen Arbeitsinspektion im Falle einer Kontrolle zur Verfügung, ob die vorgeschriebenen polnischen Arbeitsschutzvorschriften eingehalten werden.
Das entsendende Unternehmen ist dazu verpflichtet, alle entsendungsrelevanten Unterlagen wie Kopie des Arbeitsvertrags, Arbeitszeitdokumentation und Lohnunterlagen des Arbeitnehmers, bis zu zwei Jahre nach Ende des Einsatzes in Polen zu archivieren.
Die AHK Polen unterstützt deutsche Unternehmen bei der Erfüllung der Meldepflichten und übernimmt die Funktion des Vertreters vor den polnischen Behörden.

Einhaltung der polnischen Lohn- und Arbeitsbedingungen

Zudem ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die in Polen geltenden Lohn- und Arbeitsbedingungen eingehalten werden hinsichtlich Arbeitszeiten, Urlaub, Mindestlohn, Vergütung der Überstunden, Arbeitsschutz und Hygiene, Schutz von Schwangeren und Mutterschutz, Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung.
Bei Verstößen gegen die Anforderungen des Gesetzes kann ein Bußgeld in Höhe von 30.000 Polnischen Zloty (ca. 6.900 Euro) verhängt werden.

Sozialversicherung

Als Nachweis, dass die Mitarbeiter während ihres Einsatzes in Polen in Deutschland sozialversicherungspflichtig sind müssen sie den Sozialversicherungsnachweis A1 mit sich führen. Diese Bescheinigung stellt die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist, aus.

Meldepflichten bei polnischen Gemeindebehörden

Ab dem 30. Tag nach Ankunft muss sich der entsendete Arbeitnehmer bei der zuständigen Gemeindebehörde des Aufenthaltsortes anmelden. Wird die Aufenthaltsdauer von drei Monaten überschritten, besteht für den entsandten Mitarbeiter eine Meldepflicht beim zuständigen Wojwodschaftsamt (Urząd Wojewódzki).
Quelle: IHK Rhein-Neckar