Pilotprojekt KI-Prozessautomatisierung im IHK-Geschäftsfeld Branchen & International – Team Unternehmensförderung


1. Hintergrund und Zielsetzung

Die IHK zu Essen verfolgt das Ziel, interne Verwaltungs- und Unterstützungsprozesse im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie effizienter zu gestalten. Im Fokus stehen dabei Arbeitsabläufe, die regelmäßig anfallen, organisatorisch notwendig sind, aber keinen unmittelbaren Mehrwert für die mitgliedsorientierte Leistungserbringung erzeugen.
Im Rahmen eines Pilotprojekts Prozessautomatisierung im IHK-Geschäftsfeld Branchen & International – Team Unternehmensförderung soll die Anwendungsmöglichkeiten von Technologien der Künstlichen Intelligenz (KI) untersucht werden. Ziel ist es, zu analysieren, in welchen Bereichen eine Automatisierung sinnvoll, technisch machbar und datenseitig umsetzbar erscheint. Neben der Identifikation geeigneter Prozesse soll eine erste Machbarkeitsanalyse inklusive technischer und rechtlicher Bewertung erfolgen, um die Grundlage für ein mögliches Folgeprojekt zur Umsetzung zu schaffen.

2. Gegenstand der Leistung

Gesucht wird ein externer Dienstleister, der die IHK zu Essen konzeptionell, methodisch und fachlich bei der Durchführung des Pilotprojekts unterstützt. Die Leistung umfasst insbesondere:
Modul 1 – Projektstrukturierung und Zieldefinition
  • Moderation eines partizipativen Prozesses zur Festlegung der Projektziele, Aufgabenbereiche und Rollenverteilung
  • Methodische Orientierung an agilen Zielsystematiken (z. B. OKR)
  • Einbindung des internen Projektteams der IHK
Modul 2 – Analyse geeigneter Anwendungsfälle
  • Gemeinsame Identifikation und Beschreibung interner Prozesse mit hohem Automatisierungspotenzial
  • Dokumentation von Prozessabläufen, Arbeitsvolumen, Datenflüssen sowie bestehender Systemlandschaften
  • Bewertung des digitalen Reifegrads der betrachteten Prozesse
Modul 3 – Definition von Anforderungen und Zielbild
  • Entwicklung eines Zielbilds für die gewünschte Automatisierung (Output/Outcome)
  • Ableitung funktionaler, technischer und juristischer Anforderungen
  • Erste Machbarkeitsbewertung unter Berücksichtigung vorhandener Dateninfrastruktur
Modul 4 – Technologierecherche und Lösungsbewertung
  • Recherche und Bewertung potenziell geeigneter KI-basierter Lösungen
  • Durchführung erster Tests oder Prototyping-Ansätze anhand verfügbarer Daten
  • Gemeinsame Sichtung und Diskussion der Testergebnisse
Modul 5 – Handlungsempfehlung und weitere Schritte
  • Aufbereitung der Ergebnisse in Form einer Entscheidungsvorlage oder Projektskizze
  • Vorschlag geeigneter Umsetzungsansätze, Integrationsoptionen und potenzieller Umsetzungspartner
  • Empfehlungen zur Vorbereitung eines Folgeprojekts

3. Leistungsanforderungen

Die Durchführung der Leistung erfolgt in enger Abstimmung mit dem Projektteam der IHK zu Essen. Die Module sind flexibel und iterativ umsetzbar, wobei einzelne Inhalte ggf. zusammengeführt oder angepasst werden können. Die Durchführung kann in Präsenz, hybrid oder vollständig digital erfolgen – ein flexibles Vorgehen wird erwartet. Zwischenstände und Ergebnisse sind nachvollziehbar zu dokumentieren und der IHK in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen.

4. Eignungsanforderungen an Bieter

  1. Fundierte, nachzuweisende fachliche Kenntnisse im Bereich KI-gestützter Automatisierungslösungen und Erfahrung in IT-Projekten
  2. Erfahrung in der Prozessanalyse und -optimierung, idealerweise im Kontext einer Industrie- und Handelskammer,
  3. Erfahrung in der Moderation und methodischen Begleitung von Innovations- oder Digitalprojekten sowie der Organisationentwicklung,
  4. Nachweis erfolgreicher Projekte vergleichbarer Größenordnung – bevorzugt mit Industrie- und Handelskammern, möglichst in den letzten 12 Monaten (bitte max. 3 Referenzen mit Angabe der Ansprechpersonen),
  5. Nachgewiesene Fachkenntnisse im Bereich der Datenanalyse, und -strategie

5. Vergabeprozess und Fristen

Die Angebotsabgabe erfolgt in Textform per E-Mail oder postalisch. Das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung von Methodik (Punkt 2 dieser Ausschreibung), Eignung (Punkt 4) und Preis wird ausgewählt. Die Bewertung erfolgt nach der Bewertungsmatrix, die gesondert als Anlage beigefügt ist. Rückfragen zur Ausschreibung sind bis zum 04. September möglich. Angebotsfrist: 11. September 2025; Projektstart: Spätestens Anfang November 2025.

Die Erteilung des Auftrags ist bis zum 25. September 2025 beabsichtigt; bis zu diesem Datum ist der Anbieter an sein Angebot gebunden.

6. Sonstiges

Die IHK zu Essen behält sich vor, das Projekt in Phasen umzusetzen. Ein Anspruch auf Beauftragung aller Module besteht nicht.

Die Adresse zur Einreichung des Angebots lautet:
IHK zu Essen
z. Hd. Sandra Schmitz
Am Waldthausenpark 2
45127 Essen
E-Mail: sandra.schmitz@essen.ihk.de
Rückfragen können ebenfalls elektronisch oder telefonisch unter folgenden Kontaktdaten erfolgen:
Ansprechpartner:
Sandra Schmitz
Tel. 0201 / 1892 – 154
E-Mail: sandra.schmitz@essen.ihk.de

Kosten für die Erstellung der Angebote werden nicht erstattet.
Die Preise sind in Euro inkl. Umsatzsteuer (MwSt.) anzugeben;
Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten oder Unvollständigkeiten enthalten, so hat dieser die Vergabestelle vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Angebote, die nach Ablauf der Abgabefrist bei der ausschreibenden Stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt. Fehlende Preisangaben werden nicht nachgeordert.
Vordrucke für die Angebotserstellung existieren nicht, das Angebot kann nach eigenem Muster erstellt werden.
Sollten während der Laufzeit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes unsererseits Änderungen an den Vergabeunterlagen notwendig sein, so werden alle Anbieter von bereits eingereichten Angeboten über diese Änderungen informiert.
Die Einreichung von Nebenangeboten sowie von mehreren Hauptangeboten ist nicht zulässig.