Drohnen-Film für die IHK zu Essen
1. Ausgangssituation
Die IHK zu Essen versteht sich als gestaltende Kraft im Wirtschaftsraum MEO (Mülheim an der Ruhr, Essen, Oberhausen). Sie befindet sich in einem Transformationsprozess, der sowohl organisatorisch als auch kommunikativ neue Wege eröffnet. Mit der Strategie „MEO ist MEO – Mutig. Einzigartig. Offen.“ strebt die IHK eine klare Positionierung, größere Sichtbarkeit und stärkere Interaktion mit Mitgliedsunternehmen, Partnerinstitutionen und Öffentlichkeit an.
Ein zentrales Element ist die schrittweise Digitalisierung der IHK-Kommunikation.
Die IHK sucht im Rahmen dieser Ausschreibung einen Dienstleister zur Erstellung eines Imagefilms (Länge ca. 2 – 2,5 Minuten) der MEO-Region, speziell für ausländische Gäste. Dabei geht es um Drohnenaufnahmen der Wahrzeichen der drei MEO-Städte und entsprechendem Schnitt, Texteinblendungen und Vertonung.
2. Aufgabe
Die zu erbringende Leistung umfasst die Drohnenaufnahmen, die Musikrecherche & -einarbeitung in den Film, Texteinblendungen, ggf. Einbindung von gesprochenem Text und dies ggf. zweisprachig.
3. Anforderungen an den/die Dienstleister/in
Der/die Dienstleister/in sollte folgende Qualifikationen mitbringen:
· Expertise in der Filmerstellung und Luftaufnahmen
4. Projektlaufzeit und Rahmen
· Projektbeginn: Anfang Oktober 2025
· Projektende: Ende Dezember 2025
5. Erwartete Angebotsunterlagen
Es geht um Drohnenaufnahmen der Wahrzeichen der drei MEO-Städte (2-4 Orte je Stadt) und entsprechendem Schnitt, Texteinblendungen und Vertonung, ggf. in Deutsch und Englisch.
Dabei wünschen wir uns ein mehrstufiges Angebot im Baukastensystem, bestehend aus einem “Grundpaket”, den Drohnenaufnahmen der jeweils 2, 3 und 4 Orte in den MEO-Städten Mülheim a.d. Ruhr, Essen und Oberhausen (also insgesamt 6, 9 und 12 Orte) und individuell kombinierbaren Zusatzmodulen für
-Musikrecherche
-individuelle Musikkomposition
-Texteinblendungen (Deutsch & Englisch)
-eingesprochenen Text (Deutsch & Englisch).
6. Datum der Veröffentlichung: 05.09.2025
Schriftliche Angebote mit Umsetzungsvorschlägen werden unter Nennung des Preises für das gesamte Angebot bis zum 19. September 2025 bei der IHK zu Essen
– per E-Mail an Yvonne Rosenberger - erbeten:
IHK zu Essen
Yvonne Rosenberger
E-Mail: yvonne.rosenberger@essen.ihk.de
Tel.: 0201/1892270
Kosten für die Erstellung der Angebote werden nicht erstattet.
Gleichrangige Kriterien für die Erteilung des Auftrags sind:
- Vollständigkeit und Stimmigkeit des Angebots
- Wirtschaftlichkeit des Angebots
Die Erteilung des Auftrags ist bis zum 26. September 2025 beabsichtigt; bis zu diesem Datum ist der Anbieter an sein Angebot gebunden.
Die Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben; die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) sowie gewährte Skonti und Rabatte sind separat anzugeben.
Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten oder Unvollständigkeiten enthalten, so hat dieser die Vergabestelle vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Angebote, die nach Ablauf der Abgabefrist bei der ausschreibenden Stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt. Fehlende Preisangaben werden nicht nachgeordert.
Vordrucke für die Angebotserstellung existieren nicht, das Angebot kann nach eigenem Muster erstellt werden. Die Kosten für die Erstellung der Angebote werden nicht erstattet.
Sollten während der Laufzeit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes unsererseits Änderungen an den Vergabeunterlagen notwendig sein, so werden alle Anbieter von bereits eingereichten Angeboten über diese Änderungen informiert.
Die Einreichung von Nebenangeboten sowie von mehreren Hauptangeboten ist ausdrücklich zulässig.
7. Genehmigungspflichten
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, vor Durchführung der vereinbarten Drohnenflüge sämtliche erforderlichen Genehmigungen und Zustimmungen auf eigene Kosten einzuholen. Dies umfasst insbesondere:
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, vor Durchführung der vereinbarten Drohnenflüge sämtliche erforderlichen Genehmigungen und Zustimmungen auf eigene Kosten einzuholen. Dies umfasst insbesondere:
- die Einholung der Zustimmung der Eigentümer bzw. sonstigen Berechtigten der für die Aufnahmen vorgesehenen Grundstücke oder Objekte,
- die Einhaltung sämtlicher einschlägiger luftverkehrsrechtlicher Vorschriften, einschließlich ggf. erforderlicher behördlicher Erlaubnisse oder Anzeigen.
8. Rechtskonformität der Aufnahmen
Der Auftragnehmer sichert zu, dass die im Rahmen dieses Vertrages erstellten Aufnahmen frei von Rechten Dritter sind, die einer vertragsgemäßen Nutzung durch den Auftraggeber entgegenstehen könnten. Hierzu zählen insbesondere Urheberrechte, Leistungsschutzrechte, Markenrechte, Persönlichkeitsrechte sowie Eigentumsrechte.
Der Auftragnehmer sichert zu, dass die im Rahmen dieses Vertrages erstellten Aufnahmen frei von Rechten Dritter sind, die einer vertragsgemäßen Nutzung durch den Auftraggeber entgegenstehen könnten. Hierzu zählen insbesondere Urheberrechte, Leistungsschutzrechte, Markenrechte, Persönlichkeitsrechte sowie Eigentumsrechte.
9. Nutzungsrechte
Mit vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber das ausschließliche, übertragbare und unterlizenzierbare Nutzungsrecht an dem fertiggestellten Film ein. Dieses Nutzungsrecht ist räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkt und umfasst insbesondere das Recht zur Vervielfältigung, Verbreitung, öffentlichen Zugänglichmachung, Sendung, Vorführung, Bearbeitung, Umgestaltung sowie zur Nutzung in allen bekannten und unbekannten Nutzungsarten. Der Auftragnehmer verzichtet insoweit auf die Ausübung eigener Nutzungsrechte und wird den Film nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers selbst verwerten oder Dritten zur Nutzung überlassen. Das Urheberpersönlichkeitsrecht des Auftragnehmers bleibt unberührt; der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, den Film ohne Nennung des Auftragnehmers zu nutzen, sofern keine berechtigten Interessen des Auftragnehmers verletzt werden.
Mit vollständiger Zahlung der vereinbarten Vergütung räumt der Auftragnehmer dem Auftraggeber das ausschließliche, übertragbare und unterlizenzierbare Nutzungsrecht an dem fertiggestellten Film ein. Dieses Nutzungsrecht ist räumlich, zeitlich und inhaltlich unbeschränkt und umfasst insbesondere das Recht zur Vervielfältigung, Verbreitung, öffentlichen Zugänglichmachung, Sendung, Vorführung, Bearbeitung, Umgestaltung sowie zur Nutzung in allen bekannten und unbekannten Nutzungsarten. Der Auftragnehmer verzichtet insoweit auf die Ausübung eigener Nutzungsrechte und wird den Film nicht ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers selbst verwerten oder Dritten zur Nutzung überlassen. Das Urheberpersönlichkeitsrecht des Auftragnehmers bleibt unberührt; der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, den Film ohne Nennung des Auftragnehmers zu nutzen, sofern keine berechtigten Interessen des Auftragnehmers verletzt werden.
Die IHK trägt die Kosten der Lizenzierung der Bildmotive und/oder Musikstücke, deren Urheberrechte nicht bei der Auftragnehmerin liegen.
10. Freistellung
Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer Verletzung der in den Nummern 7 und 8 genannten Pflichten geltend gemacht werden, und übernimmt die Kosten einer erforderlichen Rechtsverteidigung.
Der Auftragnehmer stellt den Auftraggeber von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer Verletzung der in den Nummern 7 und 8 genannten Pflichten geltend gemacht werden, und übernimmt die Kosten einer erforderlichen Rechtsverteidigung.
11. Ansprechpartnerinnen
Yvonne Rosenberger
PR & Marketing
Geschäftsfeld Kommunikation & Zukunft
E-Mail: yvonne.rosenberger@essen.ihk.de
Josephine Stachelhaus
stv. Leitung
Geschäftsfeld Kommunikation & Zukunft
Industrie‑ und Handelskammer für Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen zu Essen
Am Waldthausenpark 2
45127 Essen