Einführung einer Human Resource Management Software

Zur Angebotsabgabe / Teilnahme auffordernde Stelle:

Industrie- und Handelskammer zu Essen

Am Waldthausenpark 2

45127 Essen

Ansprechpartner: Frau Patricia Pauly

E-Mail: patricia.pauly@essen.ihk.de

Internet: https://www.ihk.de/meo/

Datum der Veröffentlichung: 06.07.2023

Art der Leistungen / Auftragsgegenstand:

Einführung einer HR-Management-Software (Human Resources) mit den Programm-Modulen Rekrutierung, Personalverwaltung, Personalentwicklung sowie Personalcontrolling

Umfang der ausgeschriebenen Leistungen / des Auftragsgegenstandes:

Modul: Personalrekrutierung:

Generierung der Stellenausschreibung mit individuellem Bewerbungsformular oder anhand von Vorlagen

Individuelle Anpassung des Rekrutierungs-Prozesses mit Festlegung der Eingabefelder für die Bewerber

Anbindung an die IHK-Homepage

Automatisierte Eingangsbestätigung mit übersichtlicher Darstellung der Bewerberinformationen sowie Korrespondenz und Bewertungsmöglichkeit der einzelnen Bewerber

Übertragung von Bewerbern in die Mitarbeiterverwaltung

Automatische Löschung der personenbezogenen Daten nach der festgelegten Frist

Modul Personalverwaltung / Personalentwicklung:

Gesetzlich konforme digitale Personalakte

Abbildung von Geschäftsfeldern, Teams und Projekten

Wiedervorlage und Erinnerungs-Funktion für Termine und Fristen

Hinterlegung Organigramm

Digitale Dokumentenablage für Dokumente wie Atteste oder Bewerbungsunterlagen

On / Offboarding – Implementierung von beliebig vielen Prozessen, automatisches Anstoßen von „ToDos“ in den Prozessen, automatische Erinnerung aller Verantwortlichen zur Abarbeitung der Teilprozesse

Möglichkeit der Massenbearbeitung von Beschäftigtendaten

Umfangreiches Rollenkonzept zur Konfiguration der Zugriff und Bearbeitungsrechte

Entwicklung und Hinterlegung von Feedbackformularen

Zugang für den Mitarbeiter zur Prüfung und Ergänzung von persönlichen Informationen

Verwaltung des Schulungsplanes der Mitarbeiter mit Überblick der möglichen Schulungsarten – Einladung der Mitarbeiter zu einer Schulung – Hinterlegung von Zertifikaten und sonstigen Dokumenten im Mitarbeiterprofil sowohl durch die Administration als auch durch den Mitarbeiter selbst

Modul Personalcontrolling:

Selbstständige Erstellung individueller Reports, Stellenplan, Kostenstellen/Träger-Rechnung, Selektion nach Mitarbeiterattributen sowie Selektion nach Rollen- und Rechtekonzept, Export der Selektionen im CSV-Format, automatisierte Reports nach bestimmten Zeitmustern

Optional: Anbindung an MS Outlook zur Terminplanung

Die Module Zeiterfassung und Entgeltabrechnung sind bei der IHK zu Essen durch andere Softwareprodukte abgedeckt

Optional: Anbindung der Zeiterfassungslösung XTime (Hersteller: GFos)

Optional: Anbindung der Entgeltabrechnungslösung Lugis (Hersteller: Entgelt und Rente)

Deutschsprachiger Support

Ablauf der Angebots- / Abgabefrist: 20.07.2023, 14:00 Uhr

Ablauf der Angebots-Bindefrist: 20.08.2023, 23:59 Uhr

Angebote sind in folgender Form einzureichen:

Die Adresse zur Einreichung der elektronischen Angebote lautet:

patricia.pauly@essen.ihk.de

z.Hd. Frau Patricia Pauly

Rückfragen können ebenfalls elektronisch oder telefonisch unter folgender Rufnummer erfolgen:

Frau Patricia Pauly

0201 / 1892 – 166

Die Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben; die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) sowie gewährte Skonti und Rabatte sind separat anzugeben.

Angebote, die nach Ablauf der Abgabefrist bei der ausschreibenden Stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.

Fehlende Unterlagen, deren Vorlage mit der Angebotsabgabe gefordert waren, werden nur teilweise nachgeordert. Fehlende Preisangaben werden nicht nachgeordert.

Im Falle einer nachträglichen Änderung an den Vergabeunterlagen werden die Bewerber / Bieter schriftlich in elektronischer Form informiert.

Vordrucke für die Angebotserstellung existieren nicht, das Angebot kann nach eigenem Muster erstellt werden.

Eine Unterteilung des Auftrags in Lose erfolgt nicht.

Die Einreichung von Nebenangeboten sowie von mehreren Hauptangeboten ist nicht zulässig.

Als Zuschlagskriterium für die Vergabe des Auftrags gilt der niedrigste Preis bei Erfüllung aller unter „Umfang der ausgeschriebenen Leistungen / des Auftragsgegenstandes“ erfüllten Kriterien; eine Gewichtung erfolgt nicht.

Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten oder Unvollständigkeiten enthalten, so hat dieser die Vergabestelle vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.

Der Anbieter verpflichtet sich zur Vertraulichkeit. Alle ihm mitgeteilten Erkenntnisse dürfen weder direkt noch indirekt an Dritte weitergegeben oder zugänglich gemacht werden. Alle übergebenen Unterlagen sind vertraulich zu behandeln. Dies gilt bereits in der vorvertraglichen Phase sowie darüber hinaus.

Bei der Einführung und Betreuung der Software gelten die Vorschriften der DSGVO, BDSG sowie DSG NRW.

Bereitstellung der Vergabeunterlagen: Die Rücksendung der unterschriebenen Vergabeunterlagen ist die Voraussetzung zur Teilnahme am Ausschreibungsverfahren. Folgende Vergabeunterlagen werden elektronisch im rechten Bereich dieser Internetseite zur Verfügung gestellt:

Beginn der Softwareeinführung:

Die Einführung der Software soll unmittelbar nach Auftragsvergabe erfolgen.