Gestaltung des IHK-Magazins meo

1. Ausgangssituation
Die IHK sucht im Rahmen dieser Ausschreibung eine Agentur für die Gestaltung der Print- und Onlineausgabe des Magazins meo.

2. Aufgabe
Die Zeitschrift „meo“, die von der Industrie- und Handelskammer zu Essen herausgegeben wird, soll im Jahr 2026 quartalsweise und anzeigenfrei erscheinen (März, Juni, September, November). Inhaltlich sollen die IHK-zugehörigen Unternehmen über wirtschaftlich relevante Themen, vor allem mit Bezug zur Region Essen, Mülheim an der Ruhr und Oberhausen, informiert werden. Die redaktionelle Inhaltsgestaltung obliegt der IHK.
Als inhaltlich anspruchsvolles Print- und Onlinemagazin soll die meo weiterhin in einem modernen Design erscheinen, das zum öffentlichen Gesamtauftritt der IHK passt. Das bestehende Layout ist verbindlich und darf nicht verändert werden. Ziel ist es, den etablierten modernen Auftritt des Magazins konsequent fortzuführen. Wichtig ist dabei, dass das Printmagazin seinen ausgeprägten Magazin-Charakter behält und sich klar vom Erscheinungsbild einer Broschüre unterscheidet.
Es soll ein monatliches Redaktionstreffen vor Ort geben, bei dem die nächste Print-Ausgabe und der aktuelle Stand der Online-Ausgabe besprochen wird. Es ist gewünscht, dass die Agentur auch eigene Vorschläge und Ideen für Beiträge, Interviews u. ä. einbringt. Die Agentur sollte also im IHK-Bezirk gut vernetzt sein und Unternehmen und andere Wirtschaftsakteure kennen. Die Texte schreibt dann die IHK und gibt sie in enger Abstimmung an die Medienagentur weiter. Wenn das Magazin vollständig befüllt ist, bekommt die IHK ein Exemplar zur Freigabe.
Gegenstand von zwei Vergabeverfahren sind der Druck des Magazins, die Etikettierung und die Postauflieferung (Los 1) sowie die grafische Konzeption und Umsetzung in print und online (Los 2), um die es hier geht.
Neben der quartalsweise erscheinenden Printausgabe der MEO existiert bereits ein ergänzendes Online-Angebot in Form einer Website (www.meomagazin.de). Dieses Angebot soll im aktuellen Konstrukt beibehalten und fortgeführt werden. Ziel ist es, den bestehenden Status Quo zu sichern und die kontinuierliche Nutzung und Pflege zu gewährleisten.
Die inhaltlichen Schwerpunkte der Printausgabe werden weiterhin durch die IHK vorgegeben. Die dazugehörigen Artikel erscheinen nach Veröffentlichung der Printausgabe auch in der Online-Ausgabe. Über QR-Codes können beide Formate miteinander verknüpft werden, sodass Printleser direkt auf digitale Zusatzinhalte zugreifen können.

Print
Projektabwicklung
  • Briefingtermin vor Ort, Beratung/Abstimmung etc.
Gestaltung
  • Magazingerechte Bearbeitung der von der IHK gelieferten Texte (Headlines, Zwischenüberschriften, Struktur, Spannungsbogen, Kästen, Tabellen etc.)
  • Erstellung von Grafiken im bestehenden Magazin-Design
  • Scannen und Bearbeiten von angeliefertem Bildmaterial
  • Beschaffung von Bildmaterial aus Bilddatenbanken (bis zu 10 Bilder pro Ausgabe)
  • Illustrationen, sofern erforderlich, unter Beibehaltung des vorhandenen Designs
Korrekturen
  • Umsetzung von drei Korrekturstufen
  • Farbige Gesamtdatei zur Freigabe
  • Reinzeichnung 4c
  • Erstellung einer belichtungsfähigen Datei
  • Enge Abstimmung mit der Druckerei (Los 1) in der finalen Produktionsphase
  • Optional: Bereitstellung eines Redaktionssystems, sodass die IHK selbst Korrekturen vornehmen kann

Online
Look & Feel
  • Das bestehende Design der Website/des Blogs wird weitergeführt, sodass es weiterhin mit der Printausgabe harmoniert.
  • Das Corporate Design der IHK bleibt berücksichtigt und wird zeitgemäß interpretiert.
Technisches
  • Der Hostinganbieter inkl. Domain wird von der IHK zu Essen gestellt (optional kann das Hosting weiterhin von der Agentur übernommen werden).
  • Die bestehende Website basiert bereits auf dem CMS WordPress. Dieses System wird unverändert beibehalten.
  • Die Agentur stellt sicher, dass das aktuelle individuelle Template gepflegt und bei Bedarf technisch aktualisiert wird. Ein neues Template oder grundlegende Umstellungen sind nicht vorgesehen.
  • Alle Inhalte bleiben durch die IHK zu Essen eigenständig pflegbar.
Zeitplan
  • Die laufende Betreuung und Pflege der Website erfolgt fortlaufend. Neue Inhalte werden von der IHK bereitgestellt und von der Agentur nach Bedarf unterstützt.
Seitenstruktur
Die vorhandene Seitenstruktur bleibt bestehen:
  • Startseite
  • Kategorien
  • Artikelseiten
  • Archiv (PDFs der Printausgaben zum Download)
  • Kontakt (inkl. DSGVO-konformem Formular)
  • Impressum
  • Datenschutz
  • Optional: Veranstaltungen (Kalender mit Terminen und Detailseiten)
Artikelseiten
Die bestehenden Funktionen der Artikelseiten (z. B. Headerbilder, Autorendarstellung, Bildergalerien, Einbindung von Videos/Audios, Kommentarfunktion, Social-Media-Teilen) bleiben unverändert erhalten.
Allgemeine Funktionen
Alle aktuell vorhandenen Funktionen wie Suche, Kategorien, Schlagwörter, Newsletter-Anmeldung sowie Social-Media-Verlinkungen bleiben bestehen.
DSGVO
Die DSGVO-konforme Umsetzung ist bereits Bestandteil des Angebots und wird fortgeführt.
SEO
Die bestehende Suchmaschinenoptimierung bleibt erhalten. Dazu gehören schnelle Ladezeiten, Einbindung von Google Analytics sowie automatische Bildkomprimierung.
Optional: Newsletter
Die bereits bestehende Newsletter-Funktion (inkl. automatischer Versand nach Veröffentlichung mehrerer Artikel) wird weitergeführt, um die Funktion in Zukunft nutzen zu können

Leistungsumfang
  1. Projektabwicklung
    • Abstimmungen und laufende Betreuung
  2. Design
    • Pflege und kleine Anpassungen im bestehenden Design (keine Neuentwicklung)
  3. Server
    • Sicherstellung der bestehenden Installation (Updates, Sicherheit)
  4. Programmierung
    • Pflege und ggf. technische Anpassung des vorhandenen Templates
  5. Inhaltseinbindung
    • Unterstützung bei der Einbindung neuer Inhalte nach Absprache
  6. Kompatibilität
    • Prüfung bei Updates auf Kompatibilität mit gängigen Browsern und mobilen Endgeräten
  7. Korrekturen
    • Umsetzung kleinerer Korrekturen und technischer Anpassungen
  8. Schulung
    • Auffrischungsschulungen für Mitarbeitende bei Bedarf
  9. Support
    • Fortlaufende Unterstützung bei technischen Fragen
  10. Monatliche Wartung der Website
    • Backups
    • Updates
    • DSGVO-konforme Umsetzung
    • Funktionsprüfung (optisch/technisch)

Datum der Veröffentlichung: 27. August 2025
Schriftliche Angebote mit Umsetzungsvorschlägen werden unter Nennung des Preises für das gesamte Angebot bis zum 10. September 2025 bei der IHK zu Essen
– per E-Mail an Josephine Stachelhaus - erbeten:
IHK zu Essen
Josephine Stachelhaus
Mail: josephine.stachelhaus@essen.ihk.de
Tel.: 0201/1892214
Kosten für die Erstellung der Angebote werden nicht erstattet.
Gleichrangige Kriterien für die Erteilung des Auftrags sind:
  • Vollständigkeit und Stimmigkeit des Angebots
  • Wirtschaftlichkeit des Angebots
Die Erteilung des Auftrags ist bis zum 19. September 2025 beabsichtigt; bis zu diesem Datum ist der Anbieter an sein Angebot gebunden.
Nach Erteilung des Zuschlags wird mit dem erfolgreichen Anbieter ein Vertrag gemäß dem im Vergabeverfahren im rechten Downloadbereich beigefügten Muster geschlossen.

Die Preise sind in Euro ohne Umsatzsteuer anzugeben; die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) sowie gewährte Skonti und Rabatte sind separat anzugeben.
Sollten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bewerbers Unklarheiten oder Unvollständigkeiten enthalten, so hat dieser die Vergabestelle vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Angebote, die nach Ablauf der Abgabefrist bei der ausschreibenden Stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt. Fehlende Preisangaben werden nicht nachgeordert.
Vordrucke für die Angebotserstellung existieren nicht, das Angebot kann nach eigenem Muster erstellt werden. Die Kosten für die Erstellung der Angebote werden nicht erstattet.
Sollten während der Laufzeit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes unsererseits Änderungen an den Vergabeunterlagen notwendig sein, so werden alle Anbieter von bereits eingereichten Angeboten über diese Änderungen informiert.
Die Einreichung von Nebenangeboten sowie von mehreren Hauptangeboten ist nicht zulässig.