Informationspflichten

Nutzung von Microsoft 365 für externe Nutzer

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Informationen gelten, wenn Sie gemeinsam mit der IHK zu Essen Anwendungen von Microsoft nutzen. Dies betrifft insbesondere die Nutzung einer Microsoft Office Anwendung wie z.B. Teams, Share Point, Forms o.ä., zu der Sie in der Regel eine Einladung von der IHK zu Essen erhalten.
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die IHK zu Essen informiert. Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft finden Sie hier: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer für Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen zu Essen
Am Waldthausenpark 2, 45127 Essen
Tel: 0201/1892-0
Fax: 0201 / 1892 – 172
E-Mail: info@essen.ihk.de
Internet: www.essen.ihk24.de

3. Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12, 40212 Düsseldorf
Tel: 0211 / 36702-51
E-Mail: datenschutz@ibp-ihk.de

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die IHK zu Essen nutzt Microsoft 365 und verarbeitet in diesem Rahmen personenbezogene Daten. Ihre Daten werden verarbeitet, um die jeweils in Rede stehende Anwendung verwenden zu können und zum Zweck der Zusammenarbeit. Die Rechtsgrundlage richtet sich dabei nach dem Grund Ihrer Zusammenarbeit mit der IHK zu Essen.
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet, wenn der Nutzung ein Vertrag zu Grunde liegt.
Im Bereich der hoheitlichen Betätigung der IHK zu Essen liegt die Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO.
Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Sollte eine Aufzeichnung eines Webinars, einer Sitzung o.ä. erfolgen, wird die IHK zu Essen hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen. In diesem Fall richtet sich die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Die Verarbeitung von Meta-/Kommunikationsdaten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit f.) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Zum Beispiel für die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs.
Bei der Nutzung der Dienste von Microsoft werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Wenn Sie an einer Umfrage in Forms teilnehmen, richtet sich der Umfang der Daten danach, welche Angaben Sie bei der Teilnahme machen, insbesondere dann, wenn Fragestellungen „offen“ formuliert sind.
Erfasst werden Daten der Kategorien:
  • Identifikationsdaten (z.B., Namen, Adressen, E-Mail, Telefonnummern).
  • Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Videos, Dokumente)
  • Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten)
  • Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen)

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Grundsätzlich findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt,
  • wenn diese vertraglich vereinbart worden ist,
  • wenn diese für die Vertragserfüllung erforderlich ist,
  • wenn Sie in diese vorab eingewilligt haben oder
  • wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.
Ihre Daten werden übermittelt an:
  • die Microsoft Corporation (Für die Bereitstellung des Dienstes und die damit verbundene Datenverarbeitung ist die Microsoft Corporation Auftragsverarbeiter),
  • ggf. beauftragte Dienstleister,
  • etwaige Mitorganisatoren des jeweiligen Formats,
  • ggf. Referenten des jeweiligen Formats

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht in Drittländer oder an internationale Organisationen.
Bitte beachten Sie jedoch:
Für die Microsoft Corporation gilt, dass Verarbeitung Ihrer Daten grundsätzlich innerhalb der EU erfolgt, da die IHK zu Essen ein deutsches Rechenzentrum als Speicherort definiert hat. Sofern einzelne Daten dennoch außerhalb der EU verarbeitet werden, stellt die Microsoft Corporation die Datenschutzkonformität durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln sicher.
Informationen von Microsoft zum Datenschutz finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist.

8. Betroffenenrechte

In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben sie folgende Rechte:
  • Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft von uns über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
  • Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung aufgrund Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt. Das gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
  • Werden personenbezogene Daten verarbeitet, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.
  • Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) beruht, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de