Informationspflichten

Nutzung von Microsoft 365

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit 

Diese Informationen gelten, wenn Sie gemeinsam mit der IHK zu Essen Anwendungen von Microsoft nutzen. Dies betrifft insbesondere die Nutzung einer Microsoft Office Anwendung wie z.B. Teams, Share Point o.ä., zu der Sie in der Regel eine Einladung von der IHK zu Essen erhalten. 

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen zu Essen
Am Waldthausenpark 2, 45127 Essen
Tel: 0201 / 1892 – 0, Fax: 0201 / 1892 - 172
E-Mail: ihkessen@essen.ihk.de, Internet: www.essen.ihk24.de

3. Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Jan Wildemann
jan.wildemann@ibp-ihk.de
0211 / 36702-51

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 

Die IHK zu Essen nutzt Microsoft 365 und verarbeitet in diesem Rahmen personenbezogene Daten. Ihre Daten werden verarbeitet, um die jeweils in Rede stehende Anwendung, insbesondere Teams, verwenden zu können. Die Rechtsgrundlage richtet sich dabei nach dem Grund Ihrer Zusammenarbeit mit der IHK zu Essen. 
Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO verarbeitet, wenn der Nutzung ein Vertrag zu Grunde liegt.  
Im Bereich der hoheitlichen Betätigung der IHK zu Essen liegt die Rechtsgrundlage in Art. 6 Abs. 1 lit. c) und e) DSGVO. 

Im Übrigen erfolgt die Verwendung von Microsoft Produkten auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
Sollte eine Aufzeichnung eines Webinars, einer Sitzung o.ä. erfolgen, wird die IHK zu Essen hierzu Ihre ausdrückliche Einwilligung einholen. In diesem Fall richtet sich die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. 
Erfasst werden Daten der Kategorien: 
  • Identifikationsdaten (z.B., Namen, Adressen, E-Mail, Telefonnummern). 
  • Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Videos, Dokumente) 
  • Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Zugriffszeiten) 
  • Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen) 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Grundsätzlich findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt,  
  • wenn diese vertraglich vereinbart worden ist,  
  • wenn diese für die Vertragserfüllung erforderlich ist, 
  • wenn Sie in diese vorab eingewilligt haben oder  
  • wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind. 
Ihre Daten werden übermittelt an: 
  • die Microsoft Corporation (Für die Bereitstellung des Dienstes und die damit verbundene Datenverarbeitung ist die Microsoft Corporation Auftragsverarbeiter),  
  • ggf. beauftragte Dienstleister, 
  • etwaige Mitorganisatoren des jeweiligen Formats, 
  • ggf. Referenten des jeweiligen Formats  

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln. 
Bitte beachten Sie jedoch: 
Für die Microsoft Corporation gilt, dass Verarbeitung Ihrer Daten grundsätzlich innerhalb der EU erfolgt, da die IHK zu Essen ein deutsches Rechenzentrum als Speicherort definiert hat. Sofern einzelne Daten dennoch außerhalb der EU verarbeitet werden, stellt die Microsoft Corporation die Datenschutzkonformität durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln sicher. 
Informationen von Microsoft zum Datenschutz finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement 

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist. 

8. Betroffenenrechte 

Nach Art. 15 ff. DSGVO haben Sie unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Daten-übertragbarkeit. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten. 
Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) beruht, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.  
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: 
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen 
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de