Informationspflichten

Ehrenamt

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einer Veranstaltung der IHK zu Essen

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen zu Essen
Am Waldthausenpark 2, 45127 Essen
Tel: 0201 / 1892 – 0, Fax: 0201 / 1892 - 172
E-Mail: ihkessen@essen.ihk.de, Internet: www.essen.ihk24.de

3. Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Jan Wildemann
jan.wildemann@ibp-ihk.de
0211 / 36702-51

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 

Sie haben sich bereit erklärt, für die IHK zu Essen ehrenamtlich tätig zu werden. Ihre personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Ausübung des Ehrenamts zu ermöglichen. Dies betrifft etwa Verarbeitungsvorgänge wie die Einladung zu Sitzungen oder Verfahren und Abstimmung. Erfasst ist auch die Ansprache mit Informationen, die im Zusammenhang mit der Tätigkeit des jeweiligen Gremiums stehen. Ihre Daten werden aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO verarbeitet. Je nach ehrenamtlicher Betätigung ergibt sich die rechtliche Verpflichtung zur Datenverarbeitung aus folgenden Rechtsgrundlagen: 
  • Vollversammlung: § 5 IHKG i. V. m. §§ 4, 5 und 5a der Satzung der IHK zu Essen 
  • Präsidium, § 6 Abs. 1 IHKG, § 7 der Satzung der IHK zu Essen 
  • Ausschüsse: § 8 IHKG i. V. m. § 6 der Satzung der IHK zu Essen  
  • Wahlausschuss: § 5 IHKG i. V. m. der Wahlordnung der IHK zu Essen 
  • Berufsbildungsausschuss: § 77 Abs. 1 i. V. m. § 71 Abs. 2 BBiG 
  • Sachverständigenausschuss und Fachgremiumsmitglieder: § 6 der Satzung der IHK zu Essen i. V. m. der Sachverständigenordnung der IHK zu Essen 
  • Prüfer: § 40 BBiG 
Bei Gremiensitzungen kann zur Durchführung der Abstimmungen die Anwendung VOTR verwendet werden. Es handelt sich hierbei um ein Microsoft SharePoint basiertes Tool, das digitale Abstimmungen ermöglicht. Sollte das Abstimmungstool VOTR eingesetzt werden, erhalten Sie einen QR-Code und einen Link, um auf die Abstimmungsseite zu gelangen. Zusätzlich erhalten Sie eine individuelle PIN, mit der Sie sich auf der Abstimmungsseite identifizieren können. Die jeweiligen Abstimmungen werden Ihnen dann automatisch auf der Abstimmungsseite angezeigt (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO). 
Darüber hinaus ist es abhängig vom jeweiligen Ehrenamt üblich, das während der Ausübung des Amtes Fotos von Ihrer Person angefertigt und im Zusammenhang mit der Berichterstattung über das Ehrenamt oder das Gremium, in welchem Sie tätig werden, in den Medien oder im Internet veröffentlicht werden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO). 
Außerdem werden in der Regel Ihre Kontaktdaten an die übrigen ehrenamtlich Tätigen Ihres Gremiums (Vollversammlung, Ausschüsse o.ä.) weitergegeben sowie im Internet auf der Seite Ihres Gremiums veröffentlicht. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). 

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Grundsätzlich findet eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte nur statt,  
  • wenn diese vertraglich vereinbart worden ist,  
  • wenn diese für die Vertragserfüllung erforderlich ist, 
  • wenn Sie in diese vorab eingewilligt haben oder  
  • wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind.  
Ihre Daten werden ggf. übermittelt an: 
  • die Microsoft Corporation  
  • beauftragte Dienstleister, 
  • Mitorganisatoren eines jeweiligen Formats, 
  • Referenten eines jeweiligen Formats 

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/eine internationale Organisation zu übermitteln. 
Bitte beachten Sie jedoch: 
Für die Microsoft Corporation gilt, dass Verarbeitung Ihrer Daten grundsätzlich innerhalb der EU erfolgt, da die IHK zu Essen ein deutsches Rechenzentrum als Speicherort definiert hat. Sofern einzelne Daten dennoch außerhalb der EU verarbeitet werden, stellt die Microsoft Corporation die Datenschutzkonformität durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln sicher. 
Informationen von Microsoft zum Datenschutz finden Sie unter: https://privacy.microsoft.com/de-DE/privacystatement 

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

Wir verarbeiten Ihre Daten so lange, wie dies zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks oder nach gesetzlichen Anforderungen erforderlich ist.  Die Datenlöschung erfolgt unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen.
Basiert die Verarbeitung allein auf Grundlage Ihrer Einwilligung, so erfolgt die Datenlöschung mit Widerruf der Einwilligung. Zudem ist die IHK nach dem ArchivG NRW verpflichtet, alle archivwürdigen Dokumente dem zuständigen Archiv zu Aufbewahrungszwecken anzubieten.

8. Betroffenenrechte 

Nach Art. 15 ff. DSGVO haben Sie unter den dort definierten Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Daten-übertragbarkeit. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten. 
Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung) beruht, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.  
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden: 
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen 
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de