Verarbeitung von Daten in der Aus- und Weiterbildung

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrem Berufsausbildungsverhältnis bzw. Umschulungsvertrag oder Ihrer Berufsausbildungsvorbereitung und der Betreuung Ihres in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse eingetragenen Ausbildungsberufs und der Ablegung Ihrer Prüfungen durch die IHK.

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Industrie- und Handelskammer für Essen, Mülheim an der Ruhr, Oberhausen zu Essen
Am Waldthausenpark 2, 45127 Essen
Telefon 0201/1892-0
Fax: 0201 / 1892 - 172
E-Mail: info@essen.ihk.de
Internet: www.essen.ihk24.de


3. Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten

Jan Wildemann
IBP IHK-Beratungs- und Projektgesellschaft mbH
Berliner Allee 12, 40212 Düsseldorf
Tel: 0211 / 36702-51
E-Mail: datenschutz@ibp-ihk.de


4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden erhoben für die Führung des Verzeichnisses der Berufsausbildungsverhältnisse, die Überwachung der Durchführung des Ausbildungsverhältnisses, die Beratung der an der Ausbildung Beteiligten sowie die Organisation bzw. Durchführung von Zwischen- und Abschlussprüfungen und die Ausstellung von Prüfungszeugnissen sowie ggf. deren Zweitschriften.
Gemäß § 71 Abs. 2 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sind die Industrie- und Handelskammern zuständig für die Berufsbildung in nichthandwerklichen Berufen nach dem BBiG. Zu unseren gesetzlichen Aufgaben gehört es u.a. nach § 34 BBiG, ein Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse einzurichten und zu führen. Während der Dauer des Ausbildungsverhältnisses sind wir außerdem für die Überwachung der Durchführung der Ausbildung (§ 76 BBiG) und die Durchführung der Zwischen- und Abschlussprüfungen sowie die Erstellung von Prüfungszeugnissen (§§ 37, 48 BBiG) und die Erstellung von Statistiken verantwortlich. Ihre Daten werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO iVm Berufsbildungsgesetz (BBiG) (u. a. §§ 27 ff., 32 ff., 34 ff., 37 ff., 76 BBiG) verarbeitet. Die Berufsbildung wird nach der Ausbildungsordnung, dem einschlägigen Ausbildungsberufsbild, dem BBiG und den Bestimmungen des Berufsausbildungsvertrages durchgeführt.
Folgende Daten werden verarbeitet:
Ausbildung
  • Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift der Auszubildenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss, vorausgegangene Teilnahme an berufsvorbereitender Qualifizierung oder beruflicher Grundbildung, vorherige Berufsausbildung sowie vorheriges Studium, Anschlussvertrag bei Anrechnung einer zuvor absolvierten dualen Berufsausbildung nach diesem Gesetz oder nach der Handwerksordnung einschließlich Ausbildungsberuf,
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ -qualifikation
  • Berufsausbildung im Rahmen eines ausbildungsintegrierenden dualen Studiums
  • Tag, Monat und Jahr des Abschlusses des Ausbildungsvertrages, Ausbildungsdauer, Dauer der Probezeit, Verkürzung der Ausbildungsdauer, Teilzeitberufsausbildung,
  • die bei Abschluss des Berufsausbildungsvertrages vereinbarte Vergütung für jedes Ausbildungsjahr
  • Tag, Monat und Jahr des vertraglich vereinbarten Beginns und Endes der Berufsausbildung sowie Tag, Monat und Jahr einer vorzeitigen Auflösung des Ausbildungsverhältnisses
  • Art der Förderung bei überwiegend öffentlich, insbesondere auf Grund des Dritten Buches Sozialgesetzbuch geförderten Berufsausbildungsverhältnissen
  • Name und Anschrift der Ausbildenden, Anschrift und amtliche Gemeindeschlüssel der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Betriebsnummer der Ausbildungsstätte nach § 18i Absatz 1 oder § 18k Absatz 1 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst
  • Prüfungsergebnisse und Noten
  • Ggf. Gesundheitsdaten aus einer Erstuntersuchung, bei Rücktritt von einer Prüfung oder im Zusammenhang mit einem Antrag auf Nachteilsausgleich
Umschulung
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der Umzuschulenden
  • Anschrift und E-Mailadresse des Umzuschulenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, zuletzt besuchte Schule und allgemeinbildender Schulabschluss
  • Ausbildungsberuf einschließlich Fachrichtung, ggf. Schwerpunkt bzw. Wahlbausteine/ -qualifikation
  • Datum des Abschlusses des Umschulungsvertrages, Umschulungszeit, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Umschulung
  • Name und Anschrift des Umschulenden, Anschrift der Umschulungsstätte.
  • Prüfungsergebnisse und Noten
  • Ggf. Gesundheitsdaten aus einer Erstuntersuchung, bei Rücktritt von einer Prüfung oder im Zusammenhang mit einem Antrag auf Nachteilsausgleich
Einstiegsqualifizierung
  • Name, Vorname, Geburtsdatum der zu Qualifizierenden
  • Anschrift der zu Qualifizierenden
  • Geschlecht, Staatsangehörigkeit, allgemeinbildender Schulabschluss,
  • erforderlichenfalls Name, Vorname und Anschrift der gesetzlichen Vertreter oder Vertreterinnen
  • Bezeichnung der Einstiegsqualifizierung
  • Datum des Abschlusses des Einstiegsqualifizierungsvertrages, Dauer, Dauer der Probezeit
  • Datum des Beginns der Einstiegsqualifizierung
  • Angabe zur Förderung nach § 54 a SGB III
  • Name und Anschrift des Ausbildenden, Anschrift der Ausbildungsstätte, Wirtschaftszweig, Zugehörigkeit zum öffentlichen Dienst.
Organisation und der Durchführung von Prüfungen
  • Bestätigungen des Ausbildenden und der Berufsschule über das Vorliegen von Voraussetzungen für die Zulassung zur Prüfung (z. B. Anzahl der Fehltage während der gesamten Ausbildungszeit
  • Im Falle der Beantragung von Nachteilsausgleichen entsprechende Nachweise über die Art der Behinderung und empfohlene Maßnahmen bezogen auf eine Prüfungsdurchführung
  • Ausbildungsnachweise (sog. „Berichtshefte“)
  • Bei der Anmeldung zu Prüfungen verarbeiten, insbesondere erheben, wir zur erleichterten Kontaktaufnahme auch Ihre Telefonnummer/ Mobilnummer und E-Mail-Adresse
  • Prüfungsergebnisse und Prüfungsstücke
Organisation und Durchführung von Fortbildungsprüfungen

Auf Grundlage von §§ 53 ff. i.V.m. §§ 37ff. BBiG organisiert die IHK Fortbildungsprüfungen für die Organisation und Durchführung von Fortbildungsprüfungen werden folgenden Daten erhoben und gespeichert:
  • Name, Vorname, Anschrift, Email und Telefonnummer des Prüflings
  • Arbeitgeber und Sitz des Arbeitgebers des Prüflings
  • Ggf. Lehrgangsträger und Ort des Vorbereitungslehrgangs des Prüflings
  • Prüfungsergebnisse einschließlich die Ergebnisse eventueller Wiederholungsprüfung
  • Ggf. Nachweise über beantragten Nachteilsausgleich
  • Ggf. Nachweise über beantragte Befreiungen von einzelnen Prüfungsleistungen (z.B. Zeugnisse etc.)

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt an:
  • statistische Daten an die Agentur für Arbeit
  • statistische Daten an das Bundesinstitut für berufliche Bildung (BiBB)
  • die Finanzbuchhaltung innerhalb der IHK zur Zahlungsabwicklung
  • mit der Prüfungsabwicklung und -durchführung befasste Mitarbeiter innerhalb der IHK
  • an Prüfungsausschüsse zur Abnahme der Prüfung
  • ggf. an andere IHKs zwecks Übernahme der Prüfung/Prüfungsfreistellung
  • Übermittlung an eine andere IHK oder Handwerkskammer zur Durchführung der Prüfung.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.
Ihre Prüfungsergebnisse erhalten auf Anforderung die Ausbildungsbetriebe, § 37 Abs. 2 BBiG.


6. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht in Drittländer oder an internationale Organisationen.


7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHKs und/oder aus steuerrechtlichen Aspekten.
Auf Papier werden die Prüfungsaufgaben zwei Jahre lang aufbewahrt, die übrigen Daten zwei Jahre lang, der Schriftwechsel zehn Jahre, die Zulassung zur Weiterbildungsprüfung zwei Jahre lang, digital die Ausbildungs- und Prüfungsdaten 60 Jahre lang

8. Quelle der Daten

Die Daten aus dem Berufsausbildungsvertrag erhalten wir von dem Ausbildungsbetrieb. Die Daten aus dem Umschulungsvertrag oder bei Berufsausbildungsvorbereitungsmaßnahmen erhalten wir von dem durchführenden Bildungs-/Maßnahmenträger.


9. Betroffenenrechte

In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben sie folgende Rechte:
  • Sie haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft von uns über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 16 DSGVO das Recht, Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen oder unvollständigen personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 17 DSGVO das Recht, die unverzügliche Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 18 DSGVO das Recht, die Einschränkung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Sie haben gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.
  • Sie haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, sofern die Verarbeitung aufgrund Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt. Das gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling.
  • Werden personenbezogene Daten verarbeitet, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit Widerspruch einzulegen.
  • Wenn die Verarbeitung personenbezogener Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO (Einwilligung) beruht, haben Sie nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO ferner das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 c und Abs. 3 b DSGVO i.V.m. §§ 10, 11, 27 bis 30, 34 bis 36, 87, 88 BBiG.